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# Integrationen

> Eine Verbindung zu einem externen System wie Outlook, HubSpot oder Slack, über die KontorStack im Moment der Frage nachschlägt oder in deinem Namen handelt.

Die Unterlagen im Wissen sind nur ein Teil dessen, was eine Firma weiß. Der Rest steckt im Postfach, im CRM, im Projektsystem, im Onlineshop. Eine Integration holt diesen Teil live dazu, statt ihn erst mühsam hochzuladen, und kann auf Wunsch auch etwas dort erledigen: eine Mail senden, einen Task anlegen, einen Termin verschieben.

## Wie du darüber denkst

Eine Integration ist kein zweites Aktenregal. Im Regelfall legt sie nichts dauerhaft ab: Jede Frage geht im Moment des Fragens zum Fremdsystem und wieder zurück, wie ein Anruf, nicht wie eine Akte. Ins Wissen räumt nur Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive): dort trägt ein laufender Abgleich Dateien als Dokumente ein, wie bei jeder anderen Quelle. Bei jedem anderen Anbieter ist die Antwort so aktuell wie das Fremdsystem selbst und verschwindet aus KontorStack wieder, sobald sie steht.

Quer darüber liegt eine zweite Unterscheidung, die im Produkt auch so heißt: Finden und Handeln. Finden liest nur nach, etwa eine Mail suchen oder einen Datensatz nachschlagen. Handeln verändert etwas beim Anbieter, etwa eine Mail senden oder einen Task anlegen. Für beides musst du nichts eintippen und nichts auswählen: Sobald mindestens ein Konto verbunden ist, wählt das Modell im Gespräch selbst das passende Werkzeug, und jede Handlung liegt dir vorher als Entwurfskarte zur Bestätigung vor, bevor irgendetwas beim Anbieter passiert. Auf der Seite eines Anbieters stehen seine Werkzeuge in genau diesen zwei Gruppen; kann er nur lesen, fehlt die Gruppe „Handeln“ ganz.

## Wann du es nimmst

* Wenn eine Antwort etwas braucht, das gerade im Postfach, im CRM oder im Projektsystem steht, nicht im hochgeladenen Wissen.
* Wenn der Chat etwas erledigen soll, nicht nur nachschlagen: eine Mail senden, einen Task anlegen, einen Termin verschieben.
* Wenn sich eine Zahl laufend ändert und eine Kopie im Wissen sofort veraltet wäre, etwa ein Lagerbestand oder eine Werbekennzahl.

## Wann du es nicht nimmst

* Für Unterlagen, die dauerhaft im Firmenwissen durchsuchbar bleiben sollen. Dafür ist Wissen der richtige Ort; nur Microsoft 365 landet automatisch auch dort.
* Für eine Werbekonto-Änderung über Google Ads. Die Integration kann dort ausschließlich lesen.
* Für ein System, das nicht im Katalog steht. Es gibt keinen Verbinden-Knopf, der nichts verbindet; über „Integration anfragen“ auf der Übersicht meldest du den Bedarf.

## Was du vorher brauchst

* Mindestens ein verbundenes Konto unter „Integrationen“. Ohne Verbindung sieht der Chat das System nicht.
* Für Finden und für Handeln reicht das verbundene Konto allein, ohne dass du sonst etwas freischaltest.
* Bei einem API-Schlüssel-Anbieter (Shopify, Metabase, Asana, Granola, PostHog, Stripe) den Schlüssel des Systems zur Hand; ihn danach für die ganze Firma freizugeben, darf nur eine Administratorin.
* Bei Google Ads zusätzlich eine Auswahl unter „Konten für den Abgleich“ auf der Anbieterseite. Nur ausgewählte Konten liefern überhaupt Zahlen.

## So gehst du vor

1. Über „··· Mehr“ auf „Integrationen“ gehen.
2. Eine Karte wählen und verbinden, je nach Anbieter per Anmeldung beim Anbieter oder durch Einfügen eines API-Schlüssels.
3. Auf der Anbieterseite unter „Werkzeuge“ die Gruppen „Finden“ und „Handeln“ aufklappen und nachlesen, was das System bei euch wirklich kann.
4. Im Chat die Frage oder die Aufgabe ganz normal beschreiben; das Modell wählt den passenden Schritt selbst.
5. Bei einer schreibenden Aktion die Entwurfskarte prüfen und erst dann „Bestätigen“ wählen.
6. Wer zusätzlich einmal quer über Postfach, Dateien und Notizen suchen will, nimmt im „+“-Menü des Chats den Eintrag „Unternehmenswissen“ dazu.

## Beispiel

„Schreib Herrn Meier eine Antwort und leg dazu einen Task in Asana an“: KontorStack sucht die Mail über die verbundene Integration, schlägt eine Antwort vor und legt zwei Entwurfskarten an, eine für die Mail, eine für den Task. Erst nach der Bestätigung geht etwas raus.

## Was es von deinen Daten sieht

KontorStack sieht über eine Integration genau das, was das verbundene Konto beim Anbieter selbst sehen darf, nicht mehr. Das ist eine Aussage über das Konto, nicht über die fragende Person: Gibt eine Administratorin einen API-Schlüssel für die Firma frei, sprechen alle mit diesem einen Schlüssel und sehen, was er sehen darf, auch ohne eigenes Konto. Ein eigener Zugang geht dem geteilten immer vor. Bei den meisten Anbietern bleibt eine Antwort flüchtig: Sie fließt in das laufende Gespräch und wird nirgends gespeichert oder indiziert. Zwei Ausnahmen: Bei Microsoft 365 landet eine Kopie dauerhaft im Wissen, mit derselben Rechteprüfung wie dort. Und für HubSpot, Asana und Shopify kann eine Administratorin unter Einstellungen den Schalter „Firmen-Quellen abgleichen“ einschalten; dann merkt sich KontorStack aus diesen Systemen Stammdaten wie Namen, Kennungen und Zuständigkeiten. Ab Werk ist dieser Schalter aus, und Preise, Bestände, Bestellungen, Kommentare und Notizen holt er nie.

## Grenzen

* Nur Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive) landet dauerhaft im Wissen. Jeder andere Anbieter wird bei jeder Frage neu abgefragt.
* Google Ads kann ausschließlich lesen. Keine Kampagne, kein Budget, keine Anzeige lässt sich darüber ändern.
* Google Ads antwortet außerdem nicht live, sondern aus regelmäßig abgeglichenen Zahlen, und die Keyword-Historie beginnt erst, wenn du das Konto einschaltest, nicht rückwirkend.
* Granola, Miro, Teams und Gmail sind ebenfalls nur lesend angebunden.
* Über Asana, Pipedrive und Stripe wird nichts gelöscht: Es gibt Werkzeuge zum Anlegen und Ändern, aber keines zum Entfernen. Bei Asana beschränkt sich das Schreiben auf Aufgaben; Projekte kann KontorStack nur lesen.
* Ein OAuth-Konto (etwa Microsoft, Google, HubSpot, Slack) bleibt an die Person gebunden, die es verbunden hat, und lässt sich nicht als Zugang der Firma teilen. Nur ein per API-Schlüssel verbundenes Konto kann eine Administratorin für alle freigeben.
* Bei Microsoft 365 und bei Google Drive reicht die erste Anmeldung nicht für jede spätere Fähigkeit. Fehlt ein Recht, steht auf der Karte „Aktualisieren“ und auf der Anbieterseite „Aktualisierung nötig“; du meldest dich dann über „Weiteres Konto“ mit demselben Konto erneut an.
* Die gebündelte Suche „Unternehmenswissen“ im „+“-Menü des Chats fragt nur Microsoft 365, Google, Notion und Granola ab, nicht jede verbundene App.
* Bricht eine schreibende Aktion nach dem Absenden ab, sagt KontorStack, dass der Ausgang unbekannt ist, statt sie zu wiederholen. Dann im Zielsystem nachsehen.

## Was du als Nächstes lesen solltest

* [Wissen](/faehigkeiten/wissen): Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
* [Prozesse](/faehigkeiten/prozesse): Ein festgelegter Ablauf aus Bausteinen, den die Plattform auf Knopfdruck oder nach Zeitplan abarbeitet und protokolliert.

<Note>Stand dieser Angaben: 2026-09-04.</Note>