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KontorStack kennt keine anonymen Nutzer. Jede Person aus dem eigenen Haus, die etwas sieht oder fragt, ist ein benanntes Mitglied deiner Firma. Zwei Angaben bestimmen ihren Alltag: die Rolle sagt, was sie verwalten darf, die Abteilung sagt, welches Wissen ihr überhaupt gezeigt wird. Beides wird hier gesetzt, an einer Stelle, statt verstreut in den einzelnen Bereichen.

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Wie du darüber denkst

Zwei Fragen, die nichts miteinander zu tun haben. Die Rolle beantwortet „darf diese Person Einstellungen ändern“, und darauf gibt es genau zwei Antworten: Admin oder Mitglied. Die Abteilung beantwortet „welches Wissen sieht diese Person“. Eine Administratorin sieht durch ihre Rolle keinen Bereich mehr als ein Mitglied, sie darf nur mehr einstellen. Wer mehr sehen will, muss in die Abteilung aufgenommen werden, auch als Admin.

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Wann du es nimmst

  • Wenn jemand neu anfängt und mit KontorStack arbeiten soll.
  • Wenn du eine Gruppe brauchst, auf die du später einen Bereich oder einen Skill einschränken kannst.
  • Wenn jemand das Unternehmen verlässt und sein Zugang enden soll, ohne dass seine Ordner und Quellen herrenlos werden.
  • Wenn jemand künftig Einstellungen verwalten soll und dafür von „Mitglied“ auf „Admin“ wechselt.

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Wann du es nicht nimmst

  • Für Kunden, Lieferanten oder Partner außerhalb deiner Firma. Ein Mitglied bekäme viel zu viel zu sehen. Nimm dafür die Kundenportale in den Einstellungen, die eine eigene Anmeldung mitbringen.
  • Um selbst einmalig mit einem einzelnen Dokument zu arbeiten. Häng die Datei direkt an deine Chat-Nachricht, statt eine Abteilung dafür zu bauen. Für Kollegen sichtbar wird sie damit nicht.
  • Um zu bestimmen, wer welchen Bereich sieht. Das entscheidest du am Bereich selbst, indem du dort eine Abteilung auswählst. Hier legst du nur fest, wer in dieser Abteilung ist.

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Was du vorher brauchst

  • Du brauchst die Rolle „Admin“. Ohne sie fehlen die Einträge „Benutzer“ und „Abteilungen“ in der Einstellungs-Leiste.
  • Die Person braucht eine E-Mail-Adresse. Damit meldet sie sich an, eine andere Kennung gibt es nicht.
  • Es muss mindestens eine Abteilung geben, bevor du einladen kannst. Jede frisch angelegte Firma bringt dafür die Abteilung „Alle“ mit.
  • Zum Entfernen einer Person brauchst du ein zweites, bereits angemeldetes Mitglied, das ihr Wissen übernimmt.

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So gehst du vor

  1. In der linken Leiste oben auf den Firmennamen klicken und „Nutzer einladen“ wählen. Du landest auf der Seite „Benutzer“.
  2. Oben rechts „Mitglied einladen“ anklicken.
  3. Unter „E-Mail“ eine oder mehrere Adressen eintragen, getrennt durch Komma oder Zeilenumbruch.
  4. Unter „Abteilung“ mindestens eine Abteilung ankreuzen. „Alle“ ist vorausgewählt, Mehrfachauswahl ist möglich.
  5. Unter „Rolle“ zwischen „Mitglied“ und „Admin“ wählen. Voreingestellt ist „Mitglied“.
  6. „Einladung senden“ klicken. Die Liste zeigt je Adresse, was passiert ist.
  7. Die Person steht danach in der Tabelle mit dem Status „Wartet auf ersten Login“ und wechselt beim ersten Anmelden auf „Aktiv“.
  8. Eine neue Abteilung legst du im Reiter „Abteilungen“ über „Abteilung anlegen“ an. Sie bekommt nur einen Namen, und du selbst bist sofort ihr erstes Mitglied.
  9. Weitere Personen nimmst du über die drei Punkte am rechten Rand der Abteilungszeile mit „Mitglied hinzufügen“ auf.
  10. Wechselt jemand die Abteilung, öffnest du die alte Abteilung und wählst über die drei Punkte an der Person „Aus Abteilung entfernen“. Die Person sieht die Bereiche dieser Abteilung danach nicht mehr.
  11. Unter „Berechtigungen“ steht im Reiter „Protokoll“, wer wann eine Rolle, eine Abteilung, ein Recht an einem Ordner oder die Freigabe einer Dateivorlage geändert hat, mit altem und neuem Wert.
  12. Für die regelmäßige Überprüfung lädst du unter „Berechtigungen“ die „Rechtematrix“ und die „Personenliste“ über „Als CSV exportieren“ herunter.
  13. Unter „Nachweis“ steht, wer wann was gelöscht, exportiert, verbunden oder eingestellt hat, und ob der Betreiber von KontorStack über die Firmengrenze in deine Firma geschaut hat. Du filterst nach Bereich, Art und Zeitraum und lädst die Liste über „Als CSV exportieren“ herunter; der Export selbst steht danach als Zeile im Nachweis.

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Beispiel

Eine neue Kollegin fängt in der Qualitätssicherung an. Du legst die Abteilung „Qualität“ an, lädst sie mit ihrer Firmenadresse als „Mitglied“ ein und kreuzt dabei „Alle“ und „Qualität“ an. Ab ihrem ersten Login sieht sie alles, was firmenweit gilt, und zusätzlich jeden Bereich, der auf „Qualität“ eingeschränkt ist. An den Firmeneinstellungen ändern kann sie nichts.

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Was es von deinen Daten sieht

Die Mitgliederliste ist nicht vertraulich: jedes Mitglied kann Namen, E-Mail-Adressen und Rollen der anderen lesen, auch ohne die Rolle „Admin“, nur eben nichts ändern. Was jemand sehen darf, hängt allein an seinen Abteilungen, nie an seiner Rolle. Die Funktion und die Vorgesetzten-Linie, die hier gesetzt werden, benutzt der Chat, um Fragen nach Zuständigkeiten mit Namen statt mit E-Mail-Adressen zu beantworten; die eigene Funktion darf jede Person selbst im Profil eintragen, die Vorgesetzten-Linie nur eine Administratorin. Entfernst du jemanden, wandern seine Bereiche, Ordner, Quellen, Skills und Prozesse auf die Person, die du auswählst, während seine eigenen Chats, sein Gedächtnis und seine persönlichen Konto-Verbindungen gelöscht werden und nicht wiederherstellbar sind. Sein persönlicher Eingang bleibt liegen und wandert nicht mit. Seine privaten Dateivorlagen werden gelöscht, geteilte gehören danach der Firma.

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Grenzen

  • Das Protokoll hält Änderungen fest, keine Lesezugriffe. Wer wann welches Dokument geöffnet hat, steht nicht darin. Es beginnt mit dem Tag seiner Einführung; ältere Änderungen sind nicht nachgetragen.
  • Der Nachweis zeigt nur Ereignisse, die seit seiner Einführung geschrieben werden; welche Handlungen schon eine Zeile schreiben, wächst mit den Bereichen der Plattform. Zeilen lassen sich weder bearbeiten noch löschen, auch nicht von einem Admin. Ein Lesezugriff auf ein Dokument in der Oberfläche steht nicht darin, ein Herunterladen oder ein Export schon.
  • Die Rechtematrix nennt auch Bereiche, die du als Admin selbst nicht siehst, mit Namen und Rechtestufen. Den Inhalt öffnet sie nicht, und private Ordner einzelner Personen stehen nicht darin.
  • Eine Abteilung trägt nur einen Namen. Eine Beschreibung und eine Leitung sind zwar vorgesehen, lassen sich in der Oberfläche aber nirgends eintragen.
  • Löschst du eine Abteilung, verliert jeder Bereich und jeder Skill, der nur an ihr hing, seine Einschränkung und steht danach der ganzen Firma offen. Der Löschdialog kündigt das Gegenteil an, nämlich verlorenen Zugriff. Eine Dateivorlage, die mit dieser Abteilung geteilt war, verliert dagegen nur diese Freigabe.
  • Entfernen ist endgültig. Die Person bleibt mit dem Status „Entfernt“ in der Liste stehen, und eine erneute Einladung an dieselbe Adresse meldet nur „Bereits Mitglied“, ohne den Zugang zurückzugeben.
  • Den letzten Admin kannst du weder herabstufen noch entfernen. Sonst bliebe die Firma ohne jemanden, der etwas einstellen darf.
  • Das Suchfeld über der Benutzerliste durchsucht nur die E-Mail-Adresse, obwohl es „Nach Name oder E-Mail suchen“ heißt. Suche nach dem Teil vor dem @.
  • Die Zähler zählen entfernte Personen mit. Wer entfernt wird, bleibt in seinen Abteilungen stehen, deshalb enthalten „x Mitglieder“ an der Abteilung und „x Benutzer“ über der Liste auch deaktivierte Konten.
  • Pro Einladung nimmt das Feld höchstens 50 Adressen an.
  • Es gibt genau zwei Rollen. Feinere Abstufungen, etwa „darf Bereiche anlegen, aber keine Rechnungen sehen“, lassen sich nicht abbilden.

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Was du als Nächstes lesen solltest

  • Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
  • Skills: Ein Skill bündelt „Wann einsetzen“, Anweisung, Wissen und Werkzeuge. Jeden Skill, den du siehst, rufst du im Chat mit @ oder beim Namen auf; mit „Automatisch verwenden“ setzt die KI ihn auch von selbst ein.
Stand dieser Angaben: 2026-10-10.