Schritt 1: Integrationen
Eine externe Firma entsteht in KontorStack nicht von selbst: Firmen, Ansprechpartner und Vorgänge kommen heute ausschließlich aus einem verbundenen HubSpot-Konto. Zusätzlich muss eine Administratorin unter Einstellungen, Knowledge Graph den Schalter „Firmen-Quellen abgleichen“ einschalten, der ab Werk aus ist, und der Abgleich läuft danach im Hintergrund statt auf Knopfdruck. Ein Kunde, mit dem ihr bisher nur gemailt habt, taucht deshalb nirgends auf: Postfach und Kalender speisen die firmenweite Akte nie. Eine Verbindung zu einem externen System wie Outlook, HubSpot oder Slack, über die KontorStack im Moment der Frage nachschlägt oder in deinem Namen handelt. Ganze ErklärungSchritt 2: Wissen
Angebote, Protokolle und Verträge zu dieser Firma kennt KontorStack nur, wenn sie in einem Ordner mit einer Quelle liegen. Fehlt das, bleibt am Ende eine Adressliste ohne Unterlagen. Rechne außerdem damit, dass du nur Bereiche siehst, die du sehen darfst: die Antwort auf „was wissen wir“ ist immer die Antwort für deine Reichweite, nicht für die ganze Firma. Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann. Ganze ErklärungSchritt 3: Firmen
Hier läuft beides zusammen: wer bei euch zuständig ist, welche Vorgänge offen sind, in welchem Ordner die Unterlagen liegen, seit wann ihr die Firma kennt. Die Akte nennt nur die Zeiger, nicht den Inhalt; die eigentliche Frage nach dem letzten Angebot stellst du danach im Chat, wo die Antwort aus Wissen geholt wird. Sie steht in keiner Navigationsleiste, du kommst über die Suche hinein. Und die Verbindung zum Ordner ist ein Namensvergleich: heißt der Ordner anders als die Firma oder ihre Domain, bleibt der Abschnitt leer, obwohl es den Ordner gibt. Ein Verzeichnis der externen Firmen, die deine angeschlossenen Quellen gesehen haben, und pro Firma eine Akte mit Zuständigen, Vorgängen, Ansprechpartnern, Ordnern und Chronik. Ganze ErklärungStand dieser Angaben: 2026-09-04.