Tabellen

​

Wie du darüber denkst

​

Wann du es nimmst

• Wenn die Antwort eine Rechnung ist: Summen, Durchschnitte, Ranglisten, Zeitverläufe, Anteile, Vergleiche.
• Wenn dieselbe Auswertung jeden Monat von Hand in einer Tabellenkalkulation nachgebaut wird.
• Wenn du eine Zahl nennen willst und der Rechenweg dazu belegbar sein soll.

​

Wann du es nicht nimmst

• Für Fließtext wie Richtlinien, Protokolle oder Verträge. Die gehören unter Wissen, dort wird gesucht und mit Fundstelle zitiert statt gerechnet.
• Für eine Tabelle, die nur in diesem einen Gespräch zählt. Häng sie direkt an die Nachricht im Chat an: sie ist dort sofort abfragbar und wird nach 30 Tagen wieder aufgeräumt.
• Für eine Auswertung über zwei Tabellen, die keine bestätigte Verknüpfung haben. Der Chat verbindet zwei Tabellen nur über eine solche Verknüpfung; ohne sie rechnet jede Abfrage mit genau einer Tabelle. Leg die Verknüpfung vorher auf der Tabellenseite im Reiter „Verknüpfungen“ an, oder führ die Tabellen in einer Datei zusammen.
• Für tagesaktuelle Zahlen aus einem Vorsystem. Eine hochgeladene Datei ist der Stand vom Tag des Hochladens, kein Live-Blick.

​

Was du vorher brauchst

• Die Datei muss eine CSV sein. Der Dialog „Tabelle hochladen“ lässt nichts anderes zu.
• Die erste befüllte Zeile muss die Spaltenüberschriften tragen.
• Die Datei muss als UTF-8 oder als Windows-1252 lesbar sein. Als Trennzeichen erkennt KontorStack Semikolon, Komma oder Tabulator, das häufigste in der Kopfzeile gewinnt.
• Zum Löschen einer Tabelle und zum Umbenennen brauchst du Administrationsrechte.
• Zum Eintragen von Spalten-Bedeutungen und zum Anlegen, Verwerfen oder Entfernen einer Verknüpfung brauchst du im Ordner der Tabelle die Rechtestufe „Ändern“.

​

So gehst du vor

1. In der linken Leiste auf „Wissen“ klicken und den Ordner öffnen, in den die Tabelle gehört.
2. „Neu“ → „Tabelle“ wählen. Alternativ im Reiter „Tabellen“ auf „Tabelle hochladen“ klicken und dort den Ordner wählen.
3. „CSV-Datei wählen“, die Datei aussuchen und den „Name“ prüfen; er ist aus dem Dateinamen vorbelegt.
4. „Hochladen“ klicken. Danach öffnet sich die Tabelle. Wurden Zeilen abgewiesen oder Spalten umbenannt, steht vorher ein Bericht mit Zeilennummer und Grund da.
5. Die Tabelle steht als Zeile in ihrem Ordner und in der Liste „Alle Tabellen“ im Reiter „Tabellen“. Ein Klick öffnet sie mit den Reitern „Daten“, „Spalten“, „Verknüpfungen“, „Prüffragen“, „Weitergabe“, „Abfrage“ und „Historie“, für Admins zusätzlich „Pipeline“. Eine Sicht hat keine Reiter „Verknüpfungen“ und „Prüffragen“.
6. Im Reiter „Abfrage“ entweder selbst SQL schreiben oder „Formulieren lassen“ öffnen, die Frage in Alltagssprache eintippen und „In SQL übersetzen“ klicken. Die Abfrage läuft erst, wenn du „Ausführen“ drückst.
7. Kommen später neue Zahlen dazu (der nächste Monat), auf der Tabellenseite „Daten hinzufügen“ klicken, die Datei wählen und festlegen, was mit den Zeilen passiert: „Anfügen“, „Abgleichen“ nach einem Schlüssel wie der Belegnummer oder „Ersetzen“. „Prüfen“ zeigt vorher, was sich ändert, erst „Hinzufügen“ schreibt. Jede Ladung wird ein Stand in der „Historie“.
8. Im Reiter „Spalten“ trägst du je Spalte ein, was sie bedeutet und wie sie sonst genannt wird, etwa „Debitor“ für die Kundennummer: auf „Bedeutung ergänzen“ klicken, die Bedeutung und unter „Auch genannt“ die anderen Namen tippen, mit Enter speichern. „Vorschläge für leere Zeilen“ schlägt Bedeutungen vor; gespeichert wird erst, was du mit „Übernehmen“ annimmst. Der Chat liest Bedeutung und andere Namen, bevor er eine Spalte wählt. Das bisherige Profil der Spalten klappst du darunter mit „Profil der Spalten anzeigen“ auf.
9. Gehören zwei Tabellen zusammen, etwa die Aufträge mit ihrer Kundennummer und der Kundenstamm, im Reiter „Verknüpfungen“ auf „Verknüpfung anlegen“ klicken. Die Spalte dieser Tabelle, unter „Verknüpfen mit“ die andere Tabelle und deren Spalte wählen und die Beziehung festlegen: genau ein, höchstens ein oder mehrere Treffer je Zeile. Stehen die Nummern in einer Tabelle mit führenden Nullen und in der anderen ohne, „Führende Nullen beim Vergleich ignorieren“ setzen. KontorStack prüft sofort und zeigt, wie viele Zeilen einen Treffer finden; erst „Anlegen“ speichert. Gleichnamige Spalten in Tabellen, die du siehst, stehen als Vorschlag mit „Übernehmen“ und „Verwerfen“ in der Liste.
10. Im Chat kannst du ab jetzt direkt nach den Zahlen fragen, oder oben auf der Tabellenseite „Frag etwas zu dieser Tabelle“ nutzen. Das Ergebnis kommt als Tabelle oder Diagramm, oben an der Karte „Als CSV herunterladen“. Darunter stehen die Filter der Abfrage, etwa „Status ist fakturiert“, und die Grundlage: aus welcher Tabelle in welchem Stand die Zahlen stammen. Einen Filter klickst du an, um seine Werte zu ändern; „Neu rechnen“ rechnet dieselbe Abfrage ohne KI neu, das neue Ergebnis gilt nur in deiner Ansicht. „Abfrage ansehen“ zeigt die ganze Abfrage.
11. Damit du dich auf Zahlen verlassen kannst, legst du im Reiter „Prüffragen“ Fragen an, deren Antwort stimmen muss: „Prüffrage anlegen“, die Frage in bis zu vier Fassungen und die Soll-Abfrage, die das richtige Ergebnis rechnet. „Alle prüfen“ stellt jede Fassung einmal dem Chat und vergleicht. „Stimmt“ heißt dieselben Zeilen mit denselben Werten auf den Cent; „Weicht ab“ nennt den Grund, „Prüfen“ entscheidest du selbst mit „Stimmt“ oder „Falsch“. Eine gute Antwort übernimmst du mit „Als Soll übernehmen“.

​

Beispiel

​

Was es von deinen Daten sieht

​

Grenzen

• Eine CSV darf höchstens 500 MB groß sein. Große Dateien gehen in Teilen hoch; im Dialog steht, wie viel Prozent angekommen sind, danach „Wird eingelesen“. Eine halbe Million Zeilen braucht je nach Leitung einige Minuten.
• „Tabelle hochladen“ nimmt nur CSV. Eine Excel-Arbeitsmappe hängst du stattdessen im Chat an eine Nachricht an; dort wird jedes Tabellenblatt zu einer eigenen Tabelle. Mit dem Schalter „Ins Wissen übernehmen“ bleibt sie dauerhaft.
• Tabellen aus dem Wissen stehen ebenfalls hier: legst du eine CSV-, TSV- oder Excel-Datei in einen Ordner unter Wissen, fragt KontorStack, ob sie Dokument oder Tabelle werden soll, bei Excel je Blatt, und schlägt einen Weg vor. Wählst du Tabelle, entsteht sie im selben Ordner, auch bei wenigen Zeilen, und bei Excel ab der gewählten Kopfzeile. Ohne Wahl (Excel im alten Format, OpenDocument-Tabelle, Dateien aus einer Verbindung) wird eine Datei mit 5.000 Zeilen oder mehr in einem Blatt automatisch eine Tabelle, jedes Blatt eine eigene. Wird die Datei gelöscht, verschwindet die Tabelle mit. Dateien aus dem SharePoint-Vollsync werden nie eine Tabelle, weil dort die Rechte je Datei gelten.
• Eine Abfrage sieht genau eine Tabelle, oder zwei, wenn sie über eine bestätigte Verknüpfung verbunden sind. Auf eigene Faust verbindet der Chat nie zwei Tabellen. Eine Verknüpfung gibt keine Rechte: wer eine der beiden Tabellen nicht sieht, bekommt im Chat keine Werte daraus, und die Verknüpfung existiert für ihn nicht.
• Verknüpft werden hochgeladene Tabellen und Tabellen aus dem Wissen, keine Sichten. Eine Bedeutung lässt sich auch an einer Sicht eintragen.
• Bedeutungen und Verknüpfungen gelten für alle, die die Tabelle sehen: der Chat liest sie für jede dieser Personen. Deshalb schreibt sie nur, wer im Ordner die Stufe „Ändern“ hat; bei einer Verknüpfung zählt der Ordner der Tabelle, von der aus du verknüpfst, für die andere reicht es, sie zu sehen. Die Knöpfe dafür stehen heute auch ohne diese Stufe da; dass sie fehlt, sagt KontorStack erst, wenn du speicherst, anlegst, verwirfst oder entfernst.
• Die Beziehung „genau ein“ prüft KontorStack beim Anlegen nur darauf, dass jeder Wert in der anderen Tabelle höchstens einmal vorkommt, nicht darauf, dass jede Zeile einen Treffer findet. Zeilen ohne Treffer bleiben im Ergebnis leer; wie viele es sind, zeigt die Prüfung beim Anlegen.
• Bei einem Ergebnis über eine Verknüpfung nennt die Grundlage unter der Antwort beide Tabellen mit ihrem Stand, die verknüpften Spalten und wie viele Zeilen der ganzen ersten Tabelle keinen Treffer in der anderen fanden. Diese Zahl gilt für die ganze Tabelle, nicht nur für die Zeilen im Ergebnis. Ein solches Ergebnis lässt sich nicht im Reiter „Abfrage“ öffnen, der nur eine Tabelle kennt.
• Unter jedem Ergebnis im Chat stehen alle Bedingungen seiner Abfrage, auch die in einer Rechnung oder nach dem Gruppieren. Ändern lassen sich nur einfache Bedingungen der Form „Spalte ist Wert“ oder „Spalte zwischen zwei Werten“; die übrigen stehen mit ihrem Text da. Die Auswahl bietet die meistgenutzten Werte der Spalte an, jeder andere Wert lässt sich eintippen. Neu gerechnet wird immer die Abfrage der Antwort, ohne KI; das neue Ergebnis wird nicht gespeichert und gilt nur in deiner Ansicht. Wer die Tabelle oder eine der verknüpften Tabellen inzwischen nicht mehr sieht, kann nicht mehr neu rechnen.
• Prüffragen anlegen, prüfen lassen und bewerten darf, wer im Ordner der Tabelle die Stufe „Ändern“ hat; lesen darf sie jeder, der die Tabelle sieht. Jede Fassung wird je Lauf einmal gestellt und zählt wie eine Frage im Chat. Die Unterhaltungen eines Laufs erscheinen nicht im Chat-Verlauf, ihre Antworten stehen im Lauf. Ein Ergebnis, das Zahlen aus einer Tabelle trägt, die du nicht siehst, bleibt verborgen. Den Antworttext des Chats sieht nur, wer den Lauf gestartet hat, weil er mit dessen Rechten entstand; alle anderen sehen die Abfrage und die Zeilen. Die Soll-Abfrage rechnet bei jedem Lauf auf dem aktuellen Stand, neue Daten machen eine Prüffrage also nicht falsch. Verglichen wird ohne KI; was sich nicht automatisch entscheiden lässt, etwa eine Antwort mit einer Spalte mehr oder Werte, die nur mit vertauschten gleichartigen Spalten passen, bewertest du selbst.
• Ein Abfrage-Ergebnis umfasst höchstens 2000 Zeilen, darüber wird es als gekappt ausgewiesen. Eine Abfrage, die länger als 8 Sekunden rechnet, wird abgebrochen.
• Ein Diagramm aus einer Abfrage übernimmt der Chat auf Wunsch in ein Word-, PDF- oder PowerPoint-Dokument, auch aus einer früheren Antwort desselben Chats. Die Zahlen kommen dabei aus dem Abfrage-Ergebnis, nie aus einer Abschrift. Word und PDF zeigen das Diagramm als Bild, gezeichnet wie im Chat, aber immer hell. PowerPoint bekommt ein bearbeitbares Diagramm, nur Treemap und Trichter kommen als Bild. Eine Kennzahl steht im Dokument als Text. Aus einem anderen Chat oder in der Kopie eines geteilten Chats lässt sich das Diagramm nicht übernehmen; dort stellst du die Abfrage neu.
• Im Chat sieht das Modell je Tabelle höchstens 40 Spaltennamen. Bei breiteren Tabellen bleibt der Rest ungenannt, und es kann von sich aus nicht damit rechnen.
• Zahlen und Datumswerte erkennt KontorStack beim Hochladen selbst, auch deutsche Schreibweisen wie „1.234,56“, „1.234,56-“ und „30.06.2026“. Eine Spalte gilt aber nur dann als Zahl oder Datum, wenn jeder einzelne Wert lesbar ist. Steht in einer Betragsspalte auch nur einmal „k.A.“, bleibt die ganze Spalte Text; der Bericht nach dem Upload nennt die Spalte, die Anzahl und ein Beispiel. So fehlt in einer Summe nie still ein Wert.
• Kennungen mit führenden Nullen (Postleitzahl, Kundennummer) bleiben bewusst Text. Ist eine Schreibweise nicht eindeutig, etwa „1.234“ ohne eine zweite Spalte mit Dezimalkomma, bleibt die Spalte ebenfalls Text.
• Im Reiter „Abfrage“ der Tabellenseite liegen weiterhin alle Werte als Text vor; die erkannten Typen gelten für Fragen im Chat.
• Neue Zahlen zu einer bestehenden Tabelle kommen über „Daten hinzufügen“, nicht über ein zweites „Tabelle hochladen“: gibt es den Namen im Ordner schon, bietet der Dialog „Stattdessen Daten hinzufügen“ an. Die Tabelle merkt sich, wie geladen wird. Neue Spalten der Datei nimmst du auf oder lässt sie weg; fehlt eine bekannte Spalte, bleibt sie in den neuen Zeilen leer.
• „Abgleichen“ behält je Schlüssel genau eine Zeile, die jüngste. Bringt eine Datei einen Schlüssel noch einmal, der schon in der Tabelle steht, fällt die ältere Zeile weg; die Prüfung sagt vorher, wie viele, und der Stand in der Historie nennt sie als „entfernt“.
• Auf einen früheren Stand zurücksetzen dürfen vorerst nur Admins. Zurücksetzen löscht nichts, es legt einen neuen Stand an.
• Tabellen, die aus einer Datei im Wissen entstanden, bekommen kein „Daten hinzufügen“: sie bauen sich neu auf, wenn die Datei neu eingelesen wird.
• Kommt ein Spaltenname in der Kopfzeile doppelt vor (SAP-Exporte tun das), bekommt die zweite Spalte eine Nummer, etwa „Länderkennzeichen_2“. Der Bericht nach dem Upload nennt jede solche Spalte.
• Beim Hochladen über „Tabelle hochladen“ werden Zeilen mit zu wenigen oder zu vielen Feldern abgewiesen, nicht aufgefüllt und nicht beschnitten. Sie stehen mit Zeilennummer und Grund im Bericht.
• Eine Tabelle gehört zu einem Ordner und gilt nur für die, die diesen Ordner sehen dürfen, in der Liste wie im Chat. Eine Tabelle, die aus einer Datei im Wissen entstand, gehört zum Ordner dieser Datei und hat genau dessen Sichtbarkeit: liegt die Datei in einem privaten Ordner oder in deinem persönlichen Eingang, sieht sie niemand sonst.
• Die Kennzeichnung „Nur intern“ an einem Datenprodukt beschreibt heute eine Absicht, keine Sperre. Abfragen von der Tabellenseite und aus dem Chat laufen an ihr vorbei, ohne geprüft oder vermerkt zu werden. Geprüft und protokolliert wird nur der Zugriff eines externen KI-Werkzeugs, und auch der wird bisher bloß mitgeschrieben, nicht aufgehalten.

​

Was du als Nächstes lesen solltest

• Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
• Chat: Das Eingabefeld, in dem du Fragen stellst, Dateien anhängst und Antworten bekommst, die auf euren Unterlagen beruhen und ihre Fundstelle zeigen.