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Manche Arbeit wiederholt sich Woche für Woche in derselben Reihenfolge. Sie jedes Mal neu im Chat zu beschreiben kostet Zeit und liefert jedes Mal ein leicht anderes Ergebnis. Ein Prozess legt den Ablauf einmal fest, damit das Ergebnis verlässlich gleich aussieht.

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Wie du darüber denkst

Denk an eine Montagelinie, nicht an einen Mitarbeiter. Du legst die Stationen und ihre Reihenfolge fest; die Plattform fährt sie ab und schreibt mit, was an jeder Station passiert ist. An zwei Stationen darf ein Modell selbst entscheiden: bei der KI-Bedingung und bei einer Freigabe-Frage. Alles andere liegt vorher fest. Der Unterschied zu einem Agenten ist genau das: der Agent wählt seinen Weg selbst, der Prozess bekommt ihn vorgegeben.

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Wann du es nimmst

  • Wenn derselbe Ablauf regelmäßig kommt und das Ergebnis jedes Mal gleich aussehen soll.
  • Wenn mehrere Schritte aufeinander aufbauen und nachvollziehbar sein muss, was passiert ist.
  • Wenn ein Mensch an einer bestimmten Stelle zustimmen soll, bevor es weitergeht.

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Wann du es nicht nimmst

  • Für eine einmalige Aufgabe. Dafür ist der Chat schneller.
  • Wenn der Weg von Fall zu Fall anders ist und jemand unterwegs entscheiden muss, was als Nächstes sinnvoll ist. Das ist die Aufgabe eines Agenten, nicht eines Prozesses.
  • Wenn du sofortige Reaktion auf ein Ereignis brauchst. Prozesse fragen in Abständen nach, sie werden nicht angestupst.

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Was du vorher brauchst

  • Ein klar beschreibbarer Ablauf. Was du nicht in Schritten sagen kannst, lässt sich auch nicht bauen.
  • Für Bausteine, die auf ein anderes System zugreifen, eine bestehende Verbindung zu diesem Dienst.
  • Für einen automatischen Start: keine Pflicht-Eingaben im Prozess, denn ein automatischer Start kann niemanden fragen.

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So gehst du vor

  1. Über „Mehr“ auf „Prozesse“ gehen.
  2. Einen neuen Prozess anlegen oder eine Vorlage wählen.
  3. Im Editor die Bausteine in Reihenfolge bringen und einstellen.
  4. Den Auslöser festlegen: von Hand, nach Zeitplan oder bei einem Ereignis in einem verbundenen Dienst.
  5. Testlauf starten und das Protokoll ansehen.
  6. Veröffentlichen. Erst danach läuft der Prozess automatisch.

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Beispiel

Jeden Montag die offenen Vorgänge der Vorwoche einsammeln, sie gegen die Unterlagen im Wissen prüfen und eine Zusammenfassung an die Bereichsleitung schicken, mit einer Freigabe-Station davor, damit nichts ungeprüft rausgeht.

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Was es von deinen Daten sieht

Ein Prozess arbeitet mit den Rechten der Person, für die er läuft. Er sieht nicht mehr als sie. Was er an jeder Station getan hat, steht im Protokoll des Laufs. Schritte, die nach außen wirken, können hinter eine Freigabe gelegt werden, damit ein Mensch vorher zustimmt.

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Grenzen

  • Es gibt keinen Start per Webhook. Die Zeile steht im Auswahlmenü, ist aber abgeschaltet und mit „bald“ gekennzeichnet.
  • Ein Prozess reagiert nicht sofort auf ein Ereignis. Die Plattform fragt in Abständen nach, im Regelfall etwa jede Minute.
  • Nur vier Dienste können überhaupt ein Ereignis auslösen: Outlook, Gmail, Notion und Shopify. Andere Verbindungen kann ein Prozess benutzen, aber nicht starten.
  • Nicht jeder Baustein ist überall sichtbar. Einige sind bewusst aus der Auswahl genommen, andere brauchen eine Freischaltung für eure Firma.
  • Ältere Fassungen eines Prozesses lassen sich nicht wiederherstellen.
  • Die Leiste „Ausführungen“ ist eine Anzeige, kein durchgesetztes Kontingent. Sie zählt alle bisherigen Läufe, nicht die dieses Monats.

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Was du als Nächstes lesen solltest

  • Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
  • Tempo und Gründlichkeit: Der Knopf im Eingabefeld, mit dem du wählst, welches Modell antwortet und ob es vor der Antwort nachdenkt.
Stand dieser Angaben: 2026-09-03.