Wie du darüber denkst
Ein Skill hat zwei Pflicht-Teile und zwei optionale. Pflicht sind „Wann einsetzen“, eine Beschreibung in eigenen Worten, bei welchem Thema er greifen soll, und die Anweisung, die festlegt, wie die Antwort dann aussehen soll. Optional kommen eine Wissens-Verknüpfung dazu, die in einem Agenten oder Prozess festlegt, in welchen Ordnern gesucht wird, und freigegebene Werkzeuge, die der Skill zusätzlich nutzen darf. Im Chat grenzt ein Skill die Suche nie ein: dort wird weiter alles durchsucht, was du sehen darfst, oder der Ordner, den du selbst gewählt hast. Anders als ein Prozess hat ein Skill keine Stationen und keine Reihenfolge: er prägt eine einzelne Antwort, er führt keinen Ablauf aus. Ein Skill hat genau zwei Fragen, und jede hat eine Stelle. Wer ihn nutzen darf, beantwortet der Dialog „Teilen“: Personen und Abteilungen mit „Kann nutzen“ oder „Kann bearbeiten“, dazu der allgemeine Zugriff „Eingeschränkt“ oder „Alle in ‹Firma›“. Sehen heißt nutzen: jeden Skill, den du siehst, kannst du im Chat verwenden. Ob dein Chat von selbst darauf zugreift, beantwortet der Schalter „Automatisch verwenden“; er gilt nur für dich. Im Chat gibt es darum drei Wege zu einem Skill. Von selbst: die Plattform vergleicht deine Nachricht mit „Wann einsetzen“ der Skills, bei denen „Automatisch verwenden“ an ist, und es feuern nie mehr als drei gleichzeitig. Mit @: du wählst ihn, dann gilt er ohne Vergleich, solange er als Chip über dem Eingabefeld steht. Beim Namen: „Nimm den Skill Sales Reporting“ lädt ihn wie @. In einem fest eingerichteten Agenten dagegen liegen die Skills unveränderlich in der Konfiguration: dort gibt es keine Nachricht, gegen die man vergleichen könnte.Wann du es nimmst
- Wenn eine Antwort auf ein bestimmtes Thema immer denselben Ton, Aufbau oder eine feste Prüfung haben soll.
- Wenn mehrere Kolleginnen dieselbe Arbeitsweise nutzen sollen, ohne sie jedes Mal neu zu erklären.
- Wenn eine Vorlage aus dem Katalog schon fast passt und nur an eure Firma angepasst werden muss.
Wann du es nicht nimmst
- Für eine Anweisung, die du nur dieses eine Mal brauchst. Schreib sie direkt in die Nachricht, ein Skill lohnt sich erst, wenn sie wiederkehrt.
- Für einen mehrstufigen Ablauf mit fester Reihenfolge und Freigabe-Punkten. Das ist ein Prozess, kein Skill.
- Für ein Verhalten, das wirklich bei jeder Nachricht gelten muss, unabhängig von der Formulierung. Von selbst feuert ein Skill nur, wenn deine Nachricht nah genug an „Wann einsetzen“ liegt, eine knapp formulierte Anfrage kann durchfallen. Per @ gilt er für deine Nachrichten, bis du ihn herausnimmst; für die Nachrichten aller Kolleginnen hilft auch @ nicht.
Was du vorher brauchst
- Ein Name, „Wann einsetzen“ und eine Anweisung. Alle drei sind Pflicht; fehlt eines, legt „Skill anlegen“ nichts an und springt in das erste leere Feld. Aus einer Vorlage bringt der Skill „Wann einsetzen“ und Anweisungen schon mit.
- Damit eine Kollegin deinen Skill nutzt, teilst du ihn mit ihr, ihrer Abteilung oder allen in der Firma. Es gibt nichts zu installieren: sobald sie ihn sieht, ruft sie ihn mit @ oder beim Namen auf. Von selbst setzt ihr Chat ihn erst ein, wenn sie „Automatisch verwenden“ einschaltet. Bei deinen eigenen Skills ist der Schalter von Anfang an an, bei geteilten, firmenweiten und Vorlagen aus.
- Teilen geht erst, wenn der Skill veröffentlicht ist. Einen Entwurf siehst nur du.
- Für ein Werkzeug einer Integration: eine bestehende Verbindung zu diesem Dienst zum Zeitpunkt, an dem der Skill feuert.
So gehst du vor
- In der linken Leiste auf „Automatisierung“ klicken, dann auf „Skills“.
- Oben rechts auf „Skill anlegen“. Das Fenster zeigt die Vorlagen von KontorStack und „Leer beginnen“. Aus einer Vorlage braucht der Skill nur einen Namen, leer trägst du Name, „Wann einsetzen“ und Anweisungen ein. „Skill anlegen“ legt ihn als Entwurf an und öffnet seine Seite. Schließt du das Fenster vorher, bleibt das Getippte für das nächste Öffnen stehen. Nutzen kannst du jede Vorlage auch ohne eigenen Skill; eine Kopie machst du im Menü der Zeile mit „Kopie erstellen“.
- Auf der Seite des Skills änderst du alles dort, wo es steht: ein Klick auf den Namen benennt um, ein Klick in die Anweisungen oder das Ausgabeformat öffnet den Text zum Schreiben. Klick daneben speichert, Esc verwirft, beides lässt sich kurz mit „Rückgängig“ zurücknehmen. Beim Schreiben steht oben rechts über dem Text „Verbessern“: die KI schlägt eine klarere Fassung vor, die du mit „Übernehmen“ einsetzt oder mit „Verwerfen“ liegen lässt. Den ganzen Editor öffnet das Menü oben rechts mit „Im Editor bearbeiten“.
- Unter den Anweisungen stehen vier Zeilen: „Wann?“, „Womit?“, „Wo?“ und „Wer darf?“. „Wann?“ öffnet rechts ein Blatt mit „Wann einsetzen“ zum Ändern, „Verbessern“ und darunter „Springt er hier von selbst an?“: einen Satz eingeben, wie ihn jemand im Chat schreiben würde, und „Prüfen“. Das Ergebnis sagt, ob die KI den Skill bei diesem Satz von selbst nähme, und unter „Passt auch“, welche anderen Skills zum Satz passen; geprüft wird der Text, wie er gerade im Feld steht, auch ungespeichert. Ist „Automatisch verwenden“ aus, steht dort statt der Prüfung „Einschalten“: es legt den Schalter in der Zeile „Wo?“ um. Rechts neben den Anweisungen steht „Ausprobieren“: eine Frage eintippen und „Im Chat fragen“ öffnet einen neuen Chat mit dem Skill als Chip und schickt die Frage gleich ab, auch schon im Entwurf. Darunter stehen unter „Beispiele“ bis zu drei Fragen; ein Klick setzt die Frage ins Feld. Wer den Skill bearbeiten darf, pflegt sie dort: der Stift am Ende einer Frage öffnet sie zum Schreiben, „Beispiel hinzufügen“ legt eine neue an, eine leer gemachte Frage fällt weg. Aus einer Vorlage bringt der Skill deren Beispielfragen mit. Wie man ihn im Chat selbst aufruft, steht in der Zeile „Wo?“: mit @ und seinem Namen.
- „Womit?“ öffnet das Blatt „Werkzeuge“: „Werkzeug hinzufügen“ zeigt die Plattform-Werkzeuge und die Integrationen, die für dich verbunden sind; jede Wahl gilt sofort. Ordner, aus denen der Skill in einem Agenten oder Prozess liest, stehen dort unter „Mehr“. Nennt ein Skill ein Werkzeug, das KontorStack nicht kennt (etwa aus einem Entwurf, den eine KI gebaut hat), steht es direkt in der Zeile „Womit?“ mit „Entfernen“ oder „Durch … ersetzen“; erst danach lässt er sich veröffentlichen.
- „Veröffentlichen“ oben rechts. Danach nutzt nur du ihn, bis du ihn teilst: er steht im Chat unter @ zur Wahl, wirkt beim Namen und, weil „Automatisch verwenden“ bei eigenen Skills vorab an ist, auch von selbst, sobald eine passende Nachricht kommt. Den Schalter findest du in der Zeile „Wo?“. Fehlt vor dem Veröffentlichen noch etwas, führt der Knopf dorthin, statt gesperrt zu sein.
- Optional teilen: auf der Seite des Skills die Zeile „Wer darf?“ oder in der Liste das Zeichen in der Spalte „Zugriff“ anklicken, Personen oder Abteilungen eintragen, die Rolle wählen und „Senden“. Steht der allgemeine Zugriff auf „Alle in ‹Firma›“, darf ohnehin jede Person ihn nutzen: das Feld heißt dann „Personen zum Bearbeiten hinzufügen“, wer neu dazukommt, bekommt „Kann bearbeiten“, und nur die verantwortliche Person sieht das Feld. Wer schon mit „Kann nutzen“ eingetragen ist, steht leise in der Liste: der Eintrag gilt wieder, sobald jemand auf „Eingeschränkt“ stellt. Wer neu Zugriff bekommt, sieht den Skill links unter „Geteilt mit dir“ mit „Im Chat verwenden“. Wer einen Skill nur nutzen darf, schlägt in der Zeile „Wer darf?“ oder an den Anweisungen mit „Änderung vorschlagen“ eine Änderung vor.
Beispiel
Ein Vertriebsmitarbeiter legt einen Skill für Angebote an: „Wann einsetzen“ lautet „Wenn jemand ein Angebot oder eine Preisanfrage für einen Neukunden vorbereitet. Nicht bei Rechnungen an Bestandskunden.“, die Anweisung verlangt immer zuerst eine kurze Leistungstabelle und dann den Festpreis mit Gültigkeitsdauer. Ab dann beantwortet der Chat jede passende Anfrage in diesem Format. Schreibt er nur „Mach mir das für die Firma Becker fertig“, fehlt das Fachwort; dann tippt er @, wählt den Skill und schickt die Nachricht mit dem Chip ab. Teilt er den Skill mit seiner Kollegin, schreibt sie „Nimm den Skill Angebot für Becker“ und bekommt dasselbe Format, ohne vorher etwas einzuschalten.Was es von deinen Daten sieht
Ein Skill sieht nur, was die Person, deren Nachricht ihn auslöst, selbst sehen darf. Seine Wissens-Verknüpfung wirkt nur in einem Agenten oder Prozess, die Rechteprüfung läuft dort genauso wie im Chat ohne Skill und wird dadurch nie ausgeweitet. Mitgeschrieben wird, welcher Skill wie oft angesprungen ist und wer ihn ausgelöst hat. Dazu kommen Zähler je Skill und Tag, ohne Inhalt der Chats und ohne Person. Wer den Skill ändern darf, sieht auf der Skill-Seite über „Zuletzt“, wie oft er genutzt wurde, und beim Zeigen darauf, wie oft davon per @ oder Name. An einer Antwort wird gespeichert, welche Skills mitgewirkt haben (Name und Weg), damit „Mit Skill …“ das Neuladen überlebt; sehen kann das nur, wem der Chat gehört. „Automatisch verwenden“ steht je Person und Skill und fällt weg, wenn sie den Skill nicht mehr sieht. Wer einen Skill mit wem geteilt hat, steht im Protokoll der Freigaben; Namen und Rollen sieht jede Person, die den Skill sieht, E-Mail-Adressen nur, wer ihn verwalten darf. Die Beispielfragen stehen am Skill und sieht jede Person, die ihn sieht.Grenzen
- Von selbst feuern nie mehr als drei Skills gleichzeitig, selbst wenn mehr thematisch passen würden. Per @ wählst du zusätzlich bis zu drei selbst. Sind sie gewählt, bietet die Liste keine weiteren an, bis du einen herausnimmst.
- @ gibt es am Rechner und auf dem Handy (dort auch über +). Ein per @ gewählter Skill bleibt als Chip über dem Eingabefeld stehen und gilt für jede weitere Nachricht, bis du ihn herausnimmst. @ und Namen im Satz zusammen laden höchstens drei Skills je Nachricht.
- Ein Chip, dessen Skill du nicht mehr nutzen darfst (nicht mehr geteilt, gelöscht, wieder Entwurf), wird nicht angewendet. Der Chip zeigt das, ein Satz über dem Eingabefeld sagt es, die Antwort entsteht ohne ihn.
- Der Name im Satz wirkt nur mit dem Wort „Skill“ direkt davor oder dahinter („nimm den Skill Sales Reporting“, „use my sales reporting skill“) und nur als ganzes Wort, Groß- und Kleinschreibung und Bindestriche sind egal. Ohne das Wort bleibt ein Name ein gewöhnliches Wort: „Prüf das Angebot“ lädt den Skill „Angebot“ nicht. Nennst du „den Skill X“ und gibt es für dich keinen Skill X, steht über der Antwort ein Satz dazu, und sie entsteht ohne Skill. Der Satz ist derselbe, wenn es den Skill gibt, er aber nicht mit dir geteilt ist: er verrät nie, ob es einen Skill dieses Namens gibt.
- Von selbst entscheidet allein deine aktuelle Nachricht, nicht das bisherige Gespräch. Derselbe Skill kann in der einen Nachricht anspringen und in der nächsten wegfallen.
- Referenziert ein Skill eine Integration, die zum Zeitpunkt des Feuerns nicht verbunden ist, wird diese Freigabe stillschweigend übersprungen. Der Skill feuert trotzdem, nur ohne dieses Werkzeug, ohne Hinweis im Chat.
- „Skill verbessern“ im Chat schickt nichts von selbst: es zeigt den Vorschlag aus dem Gespräch zuerst dir, erst „Senden“ legt ihn bei der verantwortlichen Person an. Sie liest genau diesen Text, prüf ihn also auf Inhalte, die sie nicht sehen soll. Den Namen des Skills ändert ein solcher Vorschlag nie.
- „Verbessern“ schreibt nichts von selbst. Erst „Übernehmen“ setzt den Text ins Feld, gespeichert wird erst, wenn du das Feld verlässt. Verweise auf Ordner und Integrationen in den Anweisungen bleiben genau erhalten; hätte ein Vorschlag sie verändert, wird er verworfen.
- „Springt er hier von selbst an?“ prüft nur, ob die KI den Skill bei diesem Satz von selbst nähme, nicht, wie die Antwort aussähe. Wie die Antwort aussieht, zeigt „Im Chat fragen“ unter „Ausprobieren“: das ist ein echter Chat und zählt wie jeder andere.
- Einen Entwurf probierst du im Chat aus, ohne ihn zu veröffentlichen: „Im Chat fragen“ unter „Ausprobieren“ lädt ihn als Chip mit gestricheltem Rand. Das geht nur für dich und alle, die ihn bearbeiten dürfen, und nur so: er springt nie von selbst an, steht nicht unter @ zur Wahl und wirkt nicht beim Namen, und niemand sonst bekommt ihn in seinen Chat. Ausprobieren zählt nicht als Nutzung.
- Höchstens drei Beispielfragen je Skill, jede höchstens 120 Zeichen. Sie sollen ohne Anhang und ohne Vorgeschichte verständlich sein, denn „Im Chat fragen“ startet damit einen neuen Chat ohne Anhang. Beispielfragen ändern nichts am Verhalten des Skills und legen keine neue Version an.
- Ein Skill-Entwurf, den die KI selbst über ein Werkzeug anlegt, feuert nie von selbst. Er bleibt aus dem Routing heraus und für Kolleginnen unsichtbar, steht dir selbst aber in deiner Skill-Liste mit gestrichelter Kachel und „Entwurf“. Dort sitzt auch der Knopf „Veröffentlichen“, und nur ein Mensch kann ihn drücken. Auch wer selbst anlegt, bekommt zuerst einen Entwurf: erst „Veröffentlichen“ auf der Seite des Skills macht ihn nutzbar (nur für dich, bis du ihn teilst). Auch dafür braucht er Name, „Wann einsetzen“ und Anweisungen.
- Wer einen Skill nicht mit sich geteilt hat, sieht ihn nicht, auch die Administratorin nicht, und findet ihn weder in der Liste noch unter @ noch beim Namen. Ein Skill, der auf Personen oder Abteilungen eingeschränkt ist, gilt nur für sie und die Besitzerin. „Alle in ‹Firma›“ öffnet und „Kann bearbeiten“ vergibt nur die verantwortliche Person.
- Überträgst du die Verantwortung für einen Skill, behältst du „Kann bearbeiten“.
- In einem fest eingerichteten Agenten prüft die Plattform keine Ähnlichkeit: die dort hinterlegten Skills feuern immer, unabhängig vom Thema des Laufs.
- Eine Wissens-Verknüpfung wirkt nur, wenn ein Agent oder Prozess den Skill fest nutzt. Im Chat, auch per @, ändert sie nichts an der Suche. Sie erweitert nie die Rechte: sie liefert nur, was die fragende Person ohnehin selbst sehen darf.
Was du als Nächstes lesen solltest
- Prozesse: Ein festgelegter Ablauf aus Bausteinen, den die Plattform auf Knopfdruck oder nach Zeitplan abarbeitet und protokolliert.
- Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
Stand dieser Angaben: 2026-10-20.