Schritt 1: Integrationen
Ohne ein verbundenes Mailkonto sieht KontorStack keine einzige deiner Mails, deshalb steht dieser Schritt ganz vorn. Welchen Anbieter du verbindest, entscheidet dabei über das Ergebnis: über Gmail kann die Plattform ausschließlich lesen und suchen, Antworten, Weiterleiten und Senden gibt es allein über Microsoft 365. Eine Verbindung zu einem externen System wie Outlook, HubSpot oder Slack, über die KontorStack im Moment der Frage nachschlägt oder in deinem Namen handelt. Ganze ErklärungSchritt 2: Skills
Der zweite Schritt lohnt sich, sobald du merkst, dass du dieselbe Sorte Mail immer wieder ähnlich beantwortest: Ton, Aufbau und feste Bausteine legst du einmal fest statt in jeder Nachricht neu; gesucht wird im Chat dabei weiter in allem, was du sehen darfst. Verlass dich aber nicht darauf, dass er von selbst jedes Mal greift, denn entschieden wird allein anhand deiner aktuellen Formulierung. Willst du sicher sein, tippst du im Chat @ und wählst ihn selbst; er bleibt dann gewählt, bis du ihn herausnimmst. Ist die Verbindung zum Mailanbieter in dem Moment nicht aktiv, lässt der Skill dieses Werkzeug stillschweigend weg und antwortet ohne es. Ein Skill bündelt „Wann einsetzen“, Anweisung, Wissen und Werkzeuge. Jeden Skill, den du siehst, rufst du im Chat mit @ oder beim Namen auf; mit „Automatisch verwenden“ setzt die KI ihn auch von selbst ein. Ganze ErklärungSchritt 3: Postfach
Dieser Schritt kommt erst, wenn ein Prozess deine Mails selbstständig beantworten soll: dann legt er seinen Entwurf hier ab und wartet auf dein Ja. Im normalen Gespräch brauchst du ihn nicht, weil dir dort jede Handlung schon als Entwurf zur Bestätigung vorliegt. Zwei Dinge musst du wissen: Freigaben aus Prozessen sehen nur Administratorinnen und Administratoren, und wer das Recht nicht hat, findet eine leere Liste ohne jeden Hinweis. Ankommende Mails landen hier nie, dein Mailprogramm bleibt dein Mailprogramm. Der eine Ort für alles, was auf deine Entscheidung wartet, bevor es passiert. Ganze ErklärungStand dieser Angaben: 2026-10-10.