Schritt 1: Integrationen
Ohne ein verbundenes Mailkonto sieht KontorStack keine einzige deiner Mails, deshalb steht dieser Schritt ganz vorn. Welchen Anbieter du verbindest, entscheidet dabei über das Ergebnis: über Gmail kann die Plattform ausschließlich lesen und suchen, Antworten, Weiterleiten und Senden gibt es allein über Microsoft 365. Eine Verbindung zu einem externen System wie Outlook, HubSpot oder Slack, über die KontorStack im Moment der Frage nachschlägt oder in deinem Namen handelt. Ganze ErklärungSchritt 2: Skills
Der zweite Schritt lohnt sich, sobald du merkst, dass du dieselbe Sorte Mail immer wieder ähnlich beantwortest: Ton, Aufbau und die passenden Unterlagen legst du einmal fest statt in jeder Nachricht neu. Verlass dich aber nicht darauf, dass er jedes Mal greift, denn entschieden wird allein anhand deiner aktuellen Formulierung. Ist die Verbindung zum Mailanbieter in dem Moment nicht aktiv, lässt der Skill dieses Werkzeug stillschweigend weg und antwortet ohne es. Ein gebündeltes Verhalten aus Auslöser, Anweisung, Wissen und Werkzeugen, das die KI automatisch anwendet, sobald deine Eingabe dazu passt. Ganze ErklärungSchritt 3: Postfach
Dieser Schritt kommt erst, wenn ein Prozess deine Mails selbstständig beantworten soll: dann legt er seinen Entwurf hier ab und wartet auf dein Ja. Im normalen Gespräch brauchst du ihn nicht, weil dir dort jede Handlung schon als Entwurf zur Bestätigung vorliegt. Zwei Dinge musst du wissen: Freigaben aus Prozessen sehen nur Administratorinnen und Administratoren, und wer das Recht nicht hat, findet eine leere Liste ohne jeden Hinweis. Ankommende Mails landen hier nie, dein Mailprogramm bleibt dein Mailprogramm. Der eine Ort für alles, was auf deine Entscheidung wartet, bevor es passiert. Ganze ErklärungStand dieser Angaben: 2026-09-04.