Chat
Der Chat sieht beim Antworten nur, was du selbst sehen darfst, dieselbe Rechteprüfung wie im übrigen Produkt. Ohne gewählten Ordner durchsucht er alles Freigegebene; mit gewähltem Ordner nur dessen Quellen samt Unterordnern. Trägt der Ordner den Vermerk „Strikt“, bleibt derselbe Suchraum, die Antwort wird aber ausdrücklich an ihn gebunden und die Websuche ist für diesen Turn aus. Die Websuche läuft über den Anbieter Linkup und schickt nur deine Suchbegriffe hinaus, keine Dokumentinhalte. Eine angehängte Datei bleibt Teil des Chats, wird aber zusätzlich in deine private, nur dir sichtbare Bibliothek gespiegelt. Wo es aufhört:- Pro Nachricht sind höchstens 10 Dateien erlaubt, jede höchstens 10 MB groß. Ab der elften hängt das Eingabefeld nichts mehr an und sagt das in einem kurzen Hinweis; eine zu große Datei lässt erst den Versand mit einer Fehlermeldung scheitern.
- Angehängte Dateien laufen immer über den allgemeinen Chat. Führst du gerade ein Gespräch mit einem eingerichteten Agenten, gelten dessen Auftrag und Wissensauswahl für diesen einen Turn nicht, und der Chat weist nicht darauf hin.
- Eine angehängte Datei wird zusätzlich automatisch in deine private Bibliothek gespiegelt, aber nur abgelegt, nicht durchsucht und für Kollegen nicht sichtbar, bis du sie selbst in einen Ordner überführst.
- Ein zu umfangreiches PDF nimmt der Chat gar nicht erst an: er nennt den Umfang und verweist auf das Wissen. Eine große Tabelle oder ein langer Word-Text werden stattdessen erschlossen statt abgewiesen, weil davon ein Auszug genügt; ein PDF liest der Chat im Original und kann es deshalb nicht kürzen.
- Die Schalter im Wähler „Quellen“ neben der Pille wirken nur auf der Oberfläche. Welche Programme tatsächlich durchsucht werden, ändern sie nicht; wirksam abschalten lässt sich nur das ganze „Unternehmenswissen“ über das Kreuz an der Pille.
- Spracheingabe gibt es nur, wenn dein Browser sie unterstützt; ohne Unterstützung erscheint das Mikrofon-Symbol gar nicht.
- Ein geteilter Chat lässt sich nur von angemeldeten Mitgliedern desselben Workspace öffnen, nie von außerhalb; wer ein zitiertes Dokument sonst nicht sehen darf, sieht es auch über den Link nicht.
- Einzelne Dokumente kannst du im Quellen-Seitenpanel in den Spotlight stellen. Das gewichtet sie für die nächste Frage, verengt die Suche aber nicht: alles andere, was du sehen darfst, bleibt weiter durchsuchbar. Einen echten Filter auf ausgewählte Dokumente gibt es nicht.
Tempo und Gründlichkeit
Der Schalter ändert nichts daran, welche Unterlagen gelesen werden dürfen. Deine Rechte und die Erdung am Firmenwissen sind in jeder Einstellung identisch. Auch mit Thinking aus wird recherchiert, nur kürzer. Wo es aufhört:- Die Wahl hängt am Browser, nicht am Konto. Auf einem zweiten Gerät, in einem anderen Browser oder nach dem Leeren der Browserdaten steht wieder der Werkszustand.
- Thinking aus schaltet keine Werkzeuge ab. Es ändert nur, wie viele Recherche-Runden erlaubt sind.
- In einem eingerichteten Agenten-Chat gewinnt die Konfiguration des Agenten über deine Wahl.
- Wie viel Zeit die sparsame Einstellung wirklich spart, ist nicht gemessen. Der Hinweis „3x sparsamer“ an Haiku bezieht sich auf den Verbrauch, nicht auf die Dauer.
- Es gibt am Knopf keine Anzeige, wie viel Kontingent noch übrig ist.
Chats wiederfinden und teilen
Ein Chat gehört dem Konto, das ihn geführt hat. Er steht in keiner fremden Liste und in keinen fremden Suchtreffern, und auch eine Administratorin deiner Firma kann ihn nicht öffnen. Die drei Ausnahmen legst du selbst an: ein Chat in einem geteilten Projekt ist für dessen Mitglieder lesbar, ein Freigabe-Link öffnet den Chat für jedes angemeldete Mitglied deiner Firma, das ihn bekommt, und wer über „Erkenntnis teilen“ eine markierte Stelle aus dem Chat erhält, darf ihn danach ganz lesen. Personen aus anderen Firmen bekommen mit demselben Link eine neutrale Meldung, die nicht einmal verrät, ob es diesen Chat gibt. Für die Überschrift gehen deine erste Frage und die erste Antwort einmal an das Modell, das daraus eine kurze Themen-Zeile formuliert; der Rest des Gesprächs wird dafür nicht gelesen. Wo es aufhört:- Die Liste in der linken Leiste hält nur die neuesten Chats vor, nicht den gesamten Bestand. Ältere Gespräche erreichst du über die Suche.
- Die Suche zeigt je Abschnitt höchstens fünf Treffer.
- Die Suche findet ausschließlich deine eigenen Chats. Ein Chat einer Kollegin, der über ein geteiltes Projekt in deiner Leiste steht, taucht in den Suchtreffern nicht auf.
- Es gibt keinen eigenen Menüpunkt für den Verlauf. Die Liste lebt in der linken Leiste, sonst nirgends.
- „Löschen“ entfernt den Chat mit allen Nachrichten dauerhaft. Einen Papierkorb gibt es nicht.
- Was der Chat ins Gedächtnis geschrieben hat, überlebt das Löschen. Die gemerkten Fakten stehen weiter in den Einstellungen unter „Gedächtnis“ und gehen dort einzeln weg.
- Der Freigabe-Link wird genau einmal angezeigt. Ist er verloren, erstellst du einen neuen, und der alte wird dabei ungültig. Mehr als eine gültige Freigabe kann ein Chat nicht haben.
- Ein Widerruf gilt endgültig. Ein widerrufener Link wird nie wieder gültig, auch nicht durch erneutes Teilen.
- Die Freigabe ist kein Schnappschuss. Auch was du nach dem Teilen noch in den Chat schreibst, wird für alle sichtbar, die den Link haben.
- Dateien, die in den Chat hochgeladen wurden, sind über den Link ebenfalls abrufbar.
- Im geteilten Chat gibt es kein Eingabefeld und keine Aktionen. Fundstellen zeigen dort Quellenname und Auszug, lassen sich aber nicht anklicken, das Dokument dahinter öffnet sich nicht. Verworfene Fassungen einer nachträglich bearbeiteten Frage fehlen ebenfalls, sichtbar ist nur der zuletzt gültige Strang. Oben steht die Mail-Adresse der Person, die geteilt hat.
Wissen
KontorStack sieht ausschließlich, was in einer Quelle liegt, die du angelegt hast, und davon nur, was du selbst sehen darfst. Die Rechteprüfung ist dieselbe wie in der Oberfläche: ein Ordner in einem Bereich, dessen Abteilung du nicht angehörst, existiert für dich im Chat nicht. Der persönliche Eingang einer Kollegin ist auch für Administratorinnen unsichtbar. Was nirgends verbunden ist, kennt die Plattform nicht, und sagt das lieber, als zu raten. Wo es aufhört:- Es nimmt nicht jedes Dateiformat. Durch kommen PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV, Textformate und Audio- bzw. Videoaufnahmen. Alles andere wird abgelehnt, nicht notdürftig als Text gelesen.
- Einzelne Bilddateien werden abgelehnt. Text in einem Foto wird nicht gelesen. Bildbereiche INNERHALB einer PDF dagegen schon.
- Eine Aufnahme wird bis 90 Minuten transkribiert und dabei nicht aufgeteilt. Längere Aufnahmen musst du vorher schneiden.
- Pro Datei gilt ein Deckel: 100 MB für Dokumente, 500 MB für Aufnahmen.
- Der Datei-Auswahldialog ist enger als die Verarbeitung dahinter. Einige Textformate würden verarbeitet, lassen sich im Dialog aber nicht auswählen.
- Dauerhaft abgeglichen wird nur Microsoft 365 (SharePoint und OneDrive). Andere verbundene Dienste werden pro Frage live abgefragt und landen nicht als Dokument im Regal.
Bibliothek
Deine Dateien liegen in einem privaten Fach, das die Plattform beim ersten Mal automatisch für dich anlegt. Jeder Lesezugriff prüft, ob du der Besitzer bist. Wer es nicht ist, bekommt die Datei nicht, auch nicht über die globale Suche. Solange eine Datei den Vermerk „Gespeichert“ trägt, steht ihr Inhalt in keinem Suchindex. Erst die Übernahme schickt sie durch dieselbe Verarbeitung wie ein Dokument im Wissen, und auch danach bleibt sie an dich gebunden. Löschst du sie, verschwindet sie aus dem Fach und aus dem Suchindex. Weg sind dann der Eintrag, der aufbereitete Text und die Fundstellen. Die hochgeladene Datei selbst bleibt im Speicher der Plattform liegen. Wo es aufhört:- Die Bibliothek ist ausschließlich deine. Kollegen sehen sie nicht, Administratorinnen ebenso wenig. Es gibt keinen Weg, sie freizugeben.
- Auch „Im Wissen“ bleibt persönlich. Nach der Übernahme findet der Chat die Datei für dich, für alle anderen bleibt sie unsichtbar. Die Beschriftung meint dein Wissen, nicht das der Firma.
- Nicht jede Datei kann übernommen werden. Durch kommen PDF, Word, PowerPoint, Excel und CSV. Bei einem Bild steht „In das RAG verschieben“ gar nicht erst im Menü, weil daraus kein durchsuchbarer Text entsteht.
- „Öffnen“ zeigt die Datei selbst nur bei PDF, PNG, JPG und Markdown. Bei Word, PowerPoint, Excel und CSV steht dort „Vorschau nicht verfügbar“; holen kannst du die Datei über das Herunterladen-Symbol oben im Fenster.
- Das Suchfeld im Abschnitt sucht nur in Dateinamen, nicht im Inhalt der Dateien.
- Es gibt kein Blättern. Die Liste holt einen Ausschnitt. Wer sehr viele Dateien hat, erreicht ältere über die Sortierung oder das Suchfeld, nicht über eine zweite Seite.
- Nur was du selbst einbringst, landet hier. Was die KI im Gespräch erzeugt, wird nicht mitgespeichert.
- Es gibt keine Ordner. Die Liste ist bewusst flach, sortieren und suchen ersetzen die Struktur.
- Dieselbe Datei aus mehreren Gesprächen erscheint nur einmal. Erkannt wird das an Dateiname und Größe, nicht am Inhalt: zwei verschiedene Dateien, die in beidem übereinstimmen, gelten als eine, und die zweite wird nicht abgelegt.
- Gesammelt wird erst ab dem Tag, an dem die Bibliothek eingeführt wurde. Ältere Anhänge aus früheren Gesprächen wurden nicht nachträglich eingesammelt.
- Löschen ist endgültig und verlangt, dass du den Dateinamen abtippst. War die Datei im Wissen, verschwindet sie damit auch aus den Antworten.
- Es gibt eine ältere Ordner-Ansicht, die in ihrem Kopf ebenfalls „Bibliothek“ stehen hat. Sie ist etwas anderes, seit Juli 2026 nicht mehr in der Navigation und zeigt selbst einen Hinweis, dass sie veraltet ist. Gemeint ist hier immer der Abschnitt auf der Seite Wissen.
Datenbanken
KontorStack sieht von einer Datenbank genau das, was in der hochgeladenen Datei stand, und nichts darüber hinaus. Die Tabellen liegen getrennt von den Dokumenten und getrennt pro Firma: eine Abfrage kann die Tabelle einer anderen Firma nicht erreichen, auch nicht über selbst geschriebenes SQL. Innerhalb deiner Firma sind sie dagegen für alle sichtbar, die den Reiter erreichen. Eine Tabelle, die du nur an eine Chat-Nachricht anhängst, bleibt in diesem einen Gespräch, ist für andere Chats unsichtbar, erscheint nicht in der Liste des Reiters und wird nach 30 Tagen gelöscht; das Aufräumen läuft beim nächsten Tabellen-Upload mit, nicht auf die Minute genau. Jede Abfrage darf ausschließlich lesen: was Daten ändern oder löschen würde, wird abgewiesen, bevor es läuft. Wo es aufhört:- Der Reiter trägt „(Beta)“. Er ist in Benutzung, aber jünger und weniger abgehangen als der Rest von Wissen.
- Hochladen geht hier nur mit CSV. Eine Excel-Arbeitsmappe hängst du stattdessen im Chat an eine Nachricht an; dort wird jedes Tabellenblatt zu einer eigenen Tabelle. Mit dem Schalter „Ins Wissen übernehmen“ bleibt sie dauerhaft.
- Eine Abfrage sieht immer genau eine Tabelle. Zwei Datenbanken in einer Auswertung zu verbinden, ist nicht vorgesehen.
- Ein Abfrage-Ergebnis umfasst höchstens 2000 Zeilen, darüber wird es als gekappt ausgewiesen. Eine Abfrage, die länger als 8 Sekunden rechnet, wird abgebrochen.
- Im Chat sieht das Modell je Tabelle höchstens 40 Spaltennamen. Bei breiteren Tabellen bleibt der Rest ungenannt, und es kann von sich aus nicht damit rechnen.
- Alle Werte liegen roh als Text, nicht als Zahl oder Datum. Vor dem Rechnen muss die Abfrage sie umwandeln. Gelingt das bei einem ungewöhnlichen Zahlen- oder Datumsformat nicht, bricht die Abfrage entweder ab, oder der Wert zählt als leer und fehlt still in der Summe. Bei einer Zahl, auf die es ankommt, lohnt der Blick in die angezeigte Abfrage.
- Lädst du unter demselben Namen später eine Datei mit anderen Spalten hoch, schlägt der Upload fehl. Bei gleichen Spalten werden die Zeilen an die bestehende Tabelle angehängt und als weitere „Ladung“ gezählt.
- Beim Hochladen im Reiter werden Zeilen mit zu wenigen oder zu vielen Feldern abgewiesen, nicht aufgefüllt und nicht beschnitten. Sie stehen mit Zeilennummer und Grund im Bericht.
- Eine Datenbank gilt für die ganze Firma. Anders als bei Wissen gibt es keine Begrenzung auf einzelne Abteilungen: wer den Reiter erreicht, sieht alle Tabellen, und der Chat jeder Kollegin kann sie abfragen.
- Die Kennzeichnung „Nur intern“ an einem Datenprodukt beschreibt heute eine Absicht, keine Sperre. Abfragen aus dem Reiter und aus dem Chat laufen an ihr vorbei, ohne geprüft oder vermerkt zu werden. Geprüft und protokolliert wird nur der Zugriff eines externen KI-Werkzeugs, und auch der wird bisher bloß mitgeschrieben, nicht aufgehalten.
Skills
Ein Skill sieht nur, was die Person, deren Nachricht ihn auslöst, selbst sehen darf. Seine Wissens-Verknüpfung schlägt nur vor, welche Ordner zusätzlich mitgeladen werden, die Rechteprüfung danach läuft genauso wie im Chat ohne Skill und wird dadurch nie ausgeweitet. Mitgeschrieben wird, welcher Skill wie oft angesprungen ist und wer ihn ausgelöst hat. Wo es aufhört:- Es feuern nie mehr als drei Skills gleichzeitig, selbst wenn mehr thematisch passen würden.
- Du kannst einen Skill nicht von Hand herbeirufen. Es gibt im Chat keine Schreibweise, mit der du ihn ansprichst. Passt dein Wortlaut nicht zum Auslöser, bleibt er stumm.
- Entschieden wird allein anhand deiner aktuellen Nachricht, nicht anhand des bisherigen Gesprächs. Derselbe Skill kann in der einen Nachricht anspringen und in der nächsten wegfallen.
- Referenziert ein Skill eine Integration, die zum Zeitpunkt des Feuerns nicht verbunden ist, wird diese Freigabe stillschweigend übersprungen. Der Skill feuert trotzdem, nur ohne dieses Werkzeug, ohne Hinweis im Chat.
- Ein Skill-Entwurf, den die KI selbst über ein Werkzeug anlegt, feuert nie. Er bleibt aus dem Routing heraus und für Kolleginnen unsichtbar, steht dir selbst aber in deiner Skill-Liste, gekennzeichnet mit „Entwurf“. Dort sitzt auch der Knopf „Veröffentlichen“, und nur ein Mensch kann ihn drücken.
- „Firmenweit geteilt“ ist nicht zwingend firmenweit. Über „Zugriff“ lässt sich ein geteilter Skill auf einzelne Abteilungen verengen. Wer in keiner davon ist, sieht ihn nicht, auch die Administratorin nicht.
- In einem fest eingerichteten Agenten prüft die Plattform keine Ähnlichkeit: die dort hinterlegten Skills feuern immer, unabhängig vom Thema des Laufs.
- Eine Wissens-Verknüpfung erweitert nie die Rechte: sie liefert nur, was die fragende Person ohnehin selbst sehen darf.
Prozesse
Ein Prozess arbeitet mit den Rechten der Person, für die er läuft. Er sieht nicht mehr als sie. Was er an jeder Station getan hat, steht im Protokoll des Laufs. Schritte, die nach außen wirken, können hinter eine Freigabe gelegt werden, damit ein Mensch vorher zustimmt. Wo es aufhört:- Es gibt keinen Start per Webhook. Die Zeile steht im Auswahlmenü, ist aber abgeschaltet und mit „bald“ gekennzeichnet.
- Ein Prozess reagiert nicht sofort auf ein Ereignis. Die Plattform fragt in Abständen nach, im Regelfall etwa jede Minute.
- Nur vier Dienste können überhaupt ein Ereignis auslösen: Outlook, Gmail, Notion und Shopify. Andere Verbindungen kann ein Prozess benutzen, aber nicht starten.
- Nicht jeder Baustein ist überall sichtbar. Einige sind bewusst aus der Auswahl genommen, andere brauchen eine Freischaltung für eure Firma.
- Ältere Fassungen eines Prozesses lassen sich nicht wiederherstellen.
- Die Leiste „Ausführungen“ ist eine Anzeige, kein durchgesetztes Kontingent. Sie zählt alle bisherigen Läufe, nicht die dieses Monats.
Agenten
Ein Agent sieht nur, was sein Besitzer heute sehen darf, geprüft bei jedem einzelnen Lauf, nicht als einmaliger Schnappschuss beim Anlegen. Verliert der Besitzer ein Recht, verliert der Agent es im selben Moment. Wer einen Agenten benutzen darf, bekommt Antworten aus dem Wissen des Besitzers, kann dessen Bereiche aber weder selbst durchsuchen noch öffnen. Was ein Agent in seiner Ablage speichert, sieht jeder, der den Ordner sieht, auch wenn es aus einem vertraulichen Gespräch stammt. Wo es aufhört:- Es gibt noch keinen Zeitplan. Ein Agent arbeitet nur, wenn ihn jemand anspricht oder ein Prozess-Schritt ihn aufruft, nicht von selbst zu einer festen Uhrzeit. Auf der Fläche steht an dieser Stelle „Bald“.
- Über Slack ist ein Agent heute nicht erreichbar. Verbinden lässt sich in der Oberfläche nur die Direktnachricht, Kanal-Erwähnungen bietet die Fläche gar nicht an. Und auch die Direktnachricht kommt nicht an: der Eingang für Slack weist jede Nachricht ab, solange das Signatur-Geheimnis nicht auf dem Server hinterlegt ist, und hinterlegt ist es nicht.
- Geliehen wird nur das Wissen. Prozesse und Skills werden bei jedem Lauf gegen die Rechte der fragenden Person geschnitten: einen Prozess, den ein Kollege selbst nicht starten darf, startet der Agent auch für ihn nicht, und ein Skill, den er nicht sehen darf, fällt aus der Ausstattung heraus.
- Pro Lauf reisen höchstens 12 Prozesse mit. Verbinden lässt sich mehr, mitgenommen wird der Anfang der Liste, die Reihenfolge ist deshalb die eigentliche Auswahl.
- Ein Agent kann keinen zweiten Agenten aufrufen. Die Fläche bietet dafür kein Bedienelement an, weil eine solche Verbindung heute nirgends gelesen würde.
- Solange ein Agent Entwurf ist, antwortet er nur seinem eigenen Ersteller. Jeder andere Weg, auch über MCP und aus einem Prozess heraus, wird abgelehnt, bis er in Dienst gestellt ist.
- Verliert der Besitzer den Zugriff auf einen angehakten Ordner, fällt genau dieser Ordner aus jedem Lauf, auch aus den Läufen der Kollegen. Wird der Besitzer dagegen deaktiviert, ruht der ganze Agent, bis ihn jemand ausdrücklich an eine andere Person übergibt.
- Der Agent schreibt sich seine Notizen nicht selbst. Alles im Gedächtnis hat ein Mensch eingetragen, und nicht angeheftete Notizen verfallen automatisch nach 90 Tagen.
- Es gibt keine Kostenanzeige in Euro, nur Token-Zahlen eines zurückliegenden Zeitraums.
Postfach
Das Postfach hat keinen eigenen Speicher, es zeigt an, was anderswo schon steht: die offenen Freigaben der Prozesse und die Änderungsvorschläge an deinen Skills. Sichtbar ist ausschließlich, was zu deiner Firma gehört. Bei Prozess-Freigaben ist das Administratorrecht die einzige weitere Hürde, nicht die Frage, wem der Prozess gehört. Ein Mail-Entwurf zeigt dir Empfänger, Betreff und den ganzen Text so, wie der Prozess ihn gebaut hat. Verschickt wird er erst durch deinen Klick, und was du im Textfeld änderst, geht genau so hinaus. Wo es aufhört:- Freigaben aus Prozessen sehen nur Administratorinnen und Administratoren. Wer das Recht nicht hat, sieht keine einzige davon und keinen Hinweis darauf, dass etwas ausgeblendet wurde. Änderungsvorschläge an eigenen Skills erscheinen trotzdem, dafür braucht es kein Administratorrecht.
- Umgekehrt gilt keine feinere Trennung: jede Administratorin sieht jede offene Freigabe der Firma, auch aus Prozessen anderer Leute, samt vollständigem Text eines Mail-Entwurfs. Es wird weder nach Verantwortlichem noch nach Abteilung gefiltert.
- Es ist kein E-Mail-Postfach. Es nimmt von außen nichts entgegen, weder Mails noch Anhänge.
- Geteilte Objekte landen nicht hier. Wenn dir jemand eine Chat-Stelle, einen Skill, eine Quelle oder einen Ordner gibt, erscheint das unter „Geteilt mit dir“ in der linken Leiste.
- Jede Freigabe hat eine Frist, die der Prozess vorgibt. Läuft sie ab, entscheidet das System an deiner Stelle mit Nein. Bei einem Schritt „Freigabe“ endet der Lauf dann in der Standardeinstellung; bei einem Mail-Entwurf geht nur die Mail nicht hinaus, die folgenden Schritte laufen weiter. Dasselbe gilt, wenn du selbst ablehnst.
- Ein Änderungsvorschlag an einem Skill wird nicht hier entschieden. Der Klick springt auf die Freigabeseite des Skills, das Postfach zeigt ihn nur an.
- Es gibt keine Suche, keine Filter und keine Ordner. Der Strom ist eine einzige Liste nach Datum.
- Entschieden ist entschieden. Nach dem Freigeben oder Ablehnen verschwinden die Knöpfe, ein zweiter Klick ist nicht möglich.
- Ein Lauf, der auf deine Freigabe wartet, übersteht einen Neustart der Prozess-Schicht nur, wenn der Wartepunkt direkt im Prozess liegt. Sitzt er in einer Verzweigung oder einer Schleife, war ein anderer Schritt mitten in der Ausführung, oder war es ein Testlauf, gilt der Lauf als unterbrochen. Seine Freigabe bleibt dann sichtbar, trägt aber keine Knöpfe mehr.
Integrationen
KontorStack sieht über eine Integration genau das, was das verbundene Konto beim Anbieter selbst sehen darf, nicht mehr. Das ist eine Aussage über das Konto, nicht über die fragende Person: Gibt eine Administratorin einen API-Schlüssel für die Firma frei, sprechen alle mit diesem einen Schlüssel und sehen, was er sehen darf, auch ohne eigenes Konto. Ein eigener Zugang geht dem geteilten immer vor. Bei den meisten Anbietern bleibt eine Antwort flüchtig: Sie fließt in das laufende Gespräch und wird nirgends gespeichert oder indiziert. Zwei Ausnahmen: Bei Microsoft 365 landet eine Kopie dauerhaft im Wissen, mit derselben Rechteprüfung wie dort. Und für HubSpot, Asana und Shopify kann eine Administratorin unter Einstellungen den Schalter „Firmen-Quellen abgleichen“ einschalten; dann merkt sich KontorStack aus diesen Systemen Stammdaten wie Namen, Kennungen und Zuständigkeiten. Ab Werk ist dieser Schalter aus, und Preise, Bestände, Bestellungen, Kommentare und Notizen holt er nie. Wo es aufhört:- Nur Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive) landet dauerhaft im Wissen. Jeder andere Anbieter wird bei jeder Frage neu abgefragt.
- Google Ads kann ausschließlich lesen. Keine Kampagne, kein Budget, keine Anzeige lässt sich darüber ändern.
- Google Ads antwortet außerdem nicht live, sondern aus regelmäßig abgeglichenen Zahlen, und die Keyword-Historie beginnt erst, wenn du das Konto einschaltest, nicht rückwirkend.
- Granola, Miro, Teams und Gmail sind ebenfalls nur lesend angebunden.
- Über Asana, Pipedrive und Stripe wird nichts gelöscht: Es gibt Werkzeuge zum Anlegen und Ändern, aber keines zum Entfernen. Bei Asana beschränkt sich das Schreiben auf Aufgaben; Projekte kann KontorStack nur lesen.
- Ein OAuth-Konto (etwa Microsoft, Google, HubSpot, Slack) bleibt an die Person gebunden, die es verbunden hat, und lässt sich nicht als Zugang der Firma teilen. Nur ein per API-Schlüssel verbundenes Konto kann eine Administratorin für alle freigeben.
- Bei Microsoft 365 und bei Google Drive reicht die erste Anmeldung nicht für jede spätere Fähigkeit. Fehlt ein Recht, steht auf der Karte „Aktualisieren“ und auf der Anbieterseite „Aktualisierung nötig“; du meldest dich dann über „Weiteres Konto“ mit demselben Konto erneut an.
- Die gebündelte Suche „Unternehmenswissen“ im „+“-Menü des Chats fragt nur Microsoft 365, Google, Notion und Granola ab, nicht jede verbundene App.
- Bricht eine schreibende Aktion nach dem Absenden ab, sagt KontorStack, dass der Ausgang unbekannt ist, statt sie zu wiederholen. Dann im Zielsystem nachsehen.
Dateiserver
KontorStack baut keine Verbindung in euer Netz auf. Das Programm auf eurem Server fragt bei uns nach Aufträgen und schickt die Antwort zurück, deshalb genügt eine ausgehende Verbindung und keine Öffnung von außen. Euer Netz verlässt nur, wonach gefragt wurde: bei einer Auflistung die Namen, Größen und Daten der Einträge, beim Lesen der gelesene Ausschnitt, beim Ansehen einer Datei diese Datei für diese eine Antwort. Es gibt keinen Abgleich und keine Kopie eures Bestands. Der private Schlüssel des Servers entsteht auf dem Server und bleibt dort; bei uns liegt nur der öffentliche Teil. Vom Anmeldecode speichern wir nur einen Prüfwert, und nach der Anmeldung wird auch der gelöscht. Jede Anfrage steht mit Zeitpunkt, Art, Pfad und Ergebnis unter „Zugriffe“. Wer gefragt hat, wird mitgespeichert, auf der Seite aber nicht angezeigt. Bei einer gelesenen Textdatei gehört der Ausschnitt zu dieser Zeile, die Rohdaten einer angesehenen Datei werden nach der Zustellung daraus entfernt. Abschalten wirkt sofort, die Zugriffs-Historie bleibt. Wo es aufhört:- Nur lesen. Auflisten, suchen, Größe und Änderungsdatum ansehen, Inhalt lesen. Es wird nie geschrieben, verschoben oder gelöscht.
- Im Chat lässt sich der Dateiserver nicht von Hand einschalten. Der Weg führt heute über einen Prozess, in dem das Werkzeug ausgewählt ist.
- Ein Skill bringt den Dateiserver nicht mit. Die Skill-Brücke verlangt ein verbundenes Konto, und der Dateiserver hat keines: seine Anmeldung hängt am Gerät. Nimm auch dafür einen Prozess.
- Es zählt ein Server. Legst du mehrere Verbindungen an, benutzt die Plattform die zuletzt angemeldete aktive.
- Freigeben und Zuweisen sind zwei Schritte. Wer keinem Ordner zugewiesen ist, bekommt eine Absage, auch als Administratorin.
- Ein Prozess liest mit der Identität der Person, unter der er läuft: wer ihn startet, sonst der Verantwortliche des Prozesses. Ist diese Person keinem Ordner zugewiesen, bekommt der Lauf dieselbe Absage.
- Gesucht wird nach Dateinamen, Endung, Änderungsdatum und Größe, nicht im Inhalt der Dateien. Jede Suche braucht einen der freigegebenen Ordner als Ausgangspunkt.
- Pfade werden getippt, absolut und so, wie sie auf dem Server heißen. Kein „~“, keine relativen Angaben, keinen Ordnerbaum zum Anklicken. Eine Freigabe schließt dafür alles darunter ein, beliebig tief.
- Antwortet der Server nicht innerhalb von 15 Sekunden, kommt eine klare Absage. Es wird nicht still auf das Wissen ausgewichen.
- Dateien wandern nicht ins Wissen. Sie werden für eine Antwort gelesen und sind danach nicht durchsuchbar.
- Sehr große Dateien und sehr lange PDF-Dokumente werden nicht am Stück angesehen. Für die gehört die Datei ins Wissen.
- Das Installationspaket kommt nicht in jedem Fall aus der Seite. Ist keines hinterlegt, sagt sie das und verweist auf KontorStack; ist eines da, aber nicht signiert, steht auch das dort, und Windows warnt bei der Installation.
Firmen
Die Akte zeigt nur, was firmenweit sichtbare Quellen geliefert haben. Firma, Ansprechpartner und Vorgänge sind Angaben aus dem CRM und deshalb für alle im Unternehmen sichtbar. Ordner laufen durch dieselbe Rechteprüfung wie in Wissen: ein Ordner, den du nicht sehen darfst, erscheint nicht, und sein Besitzer erscheint auch nicht als zuständig. Aus deinem Postfach fließt nichts in diese Fläche. Wenn zu einer Firma nichts dasteht, heißt das „in deiner Reichweite ist nichts verknüpft“, nicht „es gibt nichts“; genau so steht es auch auf der Seite. Wo es aufhört:- In der Navigation gibt es keinen Eintrag. Du kommst über die Suche hinein oder über die Adresse, sonst nicht.
- Firmen und Ansprechpartner entstehen nur aus HubSpot oder aus einer Eintragung von Hand. Wer ausschließlich in einer Mail vorkommt, taucht hier nicht auf.
- Mail und Kalender speisen die Firmenakte nie, auch nicht die Absender-Domain. Persönliche OneDrive-Ordner ebenfalls nie. Der Grund ist keine Bequemlichkeit, sondern der Bauplan: eine Verknüpfung erbt die Sichtbarkeit ihrer Quelle, und ein Postfach ist persönlich. Deshalb kann aus dem Schriftverkehr einer Person nie eine firmenweit sichtbare Zeile werden.
- Ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse wird übersprungen. Ohne Adresse gibt es keinen eindeutigen Schlüssel, und geraten wird nicht.
- Aus einer Freemail-Adresse wie gmx.de oder gmail.com wird nie eine Firma. Ein Kontakt mit so einer Adresse steht nur dann in einer Akte, wenn das CRM ihn dort ausdrücklich einer Firma zuordnet.
- Steht der Schalter an, ist aber kein CRM verbunden, bleibt das Verzeichnis leer und die Handanlage ist zugleich gesperrt. Der Weg heraus ist, den Schalter wieder auszuschalten und von Hand einzutragen.
- Der Abgleich fügt nur hinzu. Wechselt im CRM die zuständige Person, steht die alte weiter in der Akte; wird eine Firma dort umbenannt oder bekommt sie eine andere Domain, bleibt hier der erste Stand stehen.
- Die Daten der Akte sind Beobachtungen. „Zuerst gesehen“ ist der Tag, an dem der Abgleich die Firma zum ersten Mal geschrieben hat, nicht der Tag, an dem sie im CRM angelegt wurde.
- Die Zuordnung einer Firma zu einem Ordner ist ein Namensvergleich. Heißt der Ordner anders als die Firma oder ihre Domain, bleibt der Abschnitt „Ordner“ leer, obwohl es den Ordner gibt.
- „Zuständig bei uns“ aus dem CRM erscheint nur, wenn die dort hinterlegte Adresse der zuständigen Person genau einer Anmelde-Adresse bei euch oder der Adresse ihres verbundenen Microsoft-Kontos entspricht. Sonst fehlt die Zeile, ohne dass ein Fehler gemeldet wird.
- Das Verzeichnis zeigt höchstens 100 Firmen, die Akte höchstens 25 Ansprechpartner und höchstens 20 Vorgänge, die Chronik die jüngsten 50 Einträge. Bei der Chronik sagt die Seite ausdrücklich, wenn es mehr gibt.
- Der Abschnitt „Zuletzt bearbeitete Dokumente“ auf der Akte eines Ansprechpartners bleibt dauerhaft leer. Die Quelle, die diese Angabe geliefert hat, wurde stillgelegt; der Abschnitt steht noch da.
- Die Akte bewertet nicht. Es gibt keine Rangfolge, keinen Wichtigkeitswert und keine Prozentzahl. Sie datiert, mehr nicht.
Benutzer und Abteilungen
Die Mitgliederliste ist nicht vertraulich: jedes Mitglied kann Namen, E-Mail-Adressen und Rollen der anderen lesen, auch ohne die Rolle „Admin“, nur eben nichts ändern. Was jemand sehen darf, hängt allein an seinen Abteilungen, nie an seiner Rolle. Die Funktion und die Vorgesetzten-Linie, die hier gesetzt werden, benutzt der Chat, um Fragen nach Zuständigkeiten mit Namen statt mit E-Mail-Adressen zu beantworten; die eigene Funktion darf jede Person selbst im Profil eintragen, die Vorgesetzten-Linie nur eine Administratorin. Entfernst du jemanden, wandern seine Bereiche, Ordner, Quellen, Skills und Prozesse auf die Person, die du auswählst, während seine eigenen Chats, sein Gedächtnis und seine persönlichen Konto-Verbindungen gelöscht werden und nicht wiederherstellbar sind. Sein persönlicher Eingang bleibt liegen und wandert nicht mit. Wo es aufhört:- Aus einer Abteilung wieder heraus geht nicht. Die Oberfläche kann Mitglieder nur hinzufügen; einen Weg zurück gibt es weder im Menü noch dahinter.
- Eine Abteilung trägt nur einen Namen. Eine Beschreibung und eine Leitung sind zwar vorgesehen, lassen sich in der Oberfläche aber nirgends eintragen.
- Löschst du eine Abteilung, verliert jeder Bereich und jeder Skill, der nur an ihr hing, seine Einschränkung und steht danach der ganzen Firma offen. Der Löschdialog kündigt das Gegenteil an, nämlich verlorenen Zugriff.
- Entfernen ist endgültig. Die Person bleibt mit dem Status „Entfernt“ in der Liste stehen, und eine erneute Einladung an dieselbe Adresse meldet nur „Bereits Mitglied“, ohne den Zugang zurückzugeben.
- Den letzten Admin kannst du weder herabstufen noch entfernen. Sonst bliebe die Firma ohne jemanden, der etwas einstellen darf.
- Das Suchfeld über der Benutzerliste durchsucht nur die E-Mail-Adresse, obwohl es „Nach Name oder E-Mail suchen“ heißt. Suche nach dem Teil vor dem @.
- Die Zähler zählen entfernte Personen mit. Wer entfernt wird, bleibt in seinen Abteilungen stehen, deshalb enthalten „x Mitglieder“ an der Abteilung und „x Benutzer“ über der Liste auch deaktivierte Konten.
- Pro Einladung nimmt das Feld höchstens 50 Adressen an.
- Es gibt genau zwei Rollen. Feinere Abstufungen, etwa „darf Bereiche anlegen, aber keine Rechnungen sehen“, lassen sich nicht abbilden.
Kundenportale
Ein Gast hat kein Konto in eurer Firma, und das ist keine Sparmaßnahme, sondern die tragende Konstruktion. Sein Nachweis ist ein anderer als der eurer Mitarbeitenden: ein internes Login gilt im Portal nicht, ein Portal-Zugang gilt in der Plattform nicht. Deshalb kann ihn auch keine Funktion hereinlassen, die einen internen Nutzer erwartet, selbst wenn seine Mail-Adresse zufällig einer internen gleicht. Was er sehen darf, wird bei jeder einzelnen Frage frisch aus der Datenbank geholt und nie aus seinem Browser übernommen. Es gibt keine Angabe, mit der ein Gast seinen eigenen Bereich beeinflussen könnte. Vor dem Ausliefern läuft die Antwort noch einmal durch eine Positiv-Liste: hinaus gehen der Antworttext, die Arbeitsspur und die Zitate. Speicherpfade, SharePoint-Adressen, Absender interner Mails und Fundstellen aus nicht zitierten Dokumenten gehen nicht hinaus. Zeigt eine Antwort doch einmal auf etwas außerhalb der Freigabe, steht dort der Platzhalter „Nicht Teil dieser Freigabe“ statt eines Dateinamens. Der Gast wird gesiezt, und die Seite zeigt den Namen des Portals und den deiner Firma. Der Name der Plattform steht auf der Seite selbst nirgends, im Link und im Titel des Browser-Tabs aber schon: der Portal-Link läuft über die Adresse der Plattform, und der Tab heißt „KontorStack“. Entziehst du einen Zugang oder schaltest ein Portal ab, wirkt das beim nächsten Klick des Gastes, nicht erst am Ende seiner Sitzung. Löschst du das Portal, verschwinden Link, Gäste, Freigaben und die geführten Gespräche. Die Ordner selbst bleiben unberührt. Wo es aufhört:- Ein Gast kann ausschließlich fragen. Hochladen, Dokumente erzeugen, im Web suchen, Prozesse starten, Skills oder verbundene Dienste nutzen: alles nicht. Dem Portal-Chat ist genau ein Werkzeug erlaubt, die Suche im freigegebenen Wissen.
- Es wird nichts vererbt. Freigegeben ist der angeklickte Ordner. Unterordner und der Unternehmens-Korpus kommen nicht automatisch mit, du musst sie einzeln wählen.
- Ein persönlicher Eingang lässt sich nie freigeben, auch nicht der eigene. Der Versuch wird abgelehnt statt still übergangen.
- Mit dem Ordner reist auch seine Projektakte. Steht dort etwas drin, geht ihr Text bei jeder Frage an den Chat, dazu die letzten 10 Fassungen mit Datum, Kurztext und dem Namen der Person aus eurem Haus, die sie geschrieben hat.
- Der Gast sieht die Namen der freigegebenen Ordner. Sie stehen als Kacheln auf seiner Startseite, bevor er die erste Frage stellt.
- Das Originaldokument öffnet sich nur bei PDF. Bei anderen Dateitypen bleibt es beim zitierten Wortlaut und dem Hinweis, dass es für diesen Dateityp keine Vorschau gibt.
- Was ein Gast fragt, siehst du in der Oberfläche nirgends. Die Portal-Gespräche liegen getrennt vom internen Chat, und die Seite zeigt weder ihren Inhalt noch ihre Anzahl.
- Der Begrüßungstext lässt sich im Produkt nicht setzen. Das Feld gibt es hinter den Kulissen, aber die Seite hat kein Eingabefeld dafür. Gäste sehen deshalb den Portalnamen und einen Standardsatz.
- Kommt die Mail mit dem Anmeldecode nicht an, erfährt der Gast das nicht. Die Seite antwortet immer gleich, damit über sie niemand herausfinden kann, welche Adressen eingeladen sind. Der Zustellfehler steht nur im Betriebsprotokoll.
- Die Anmeldung hängt am Browser-Tab. Wer den Tab schließt oder den Link in einem anderen Browser öffnet, fordert einen neuen Code an.
- Die Ordnung, die sich der Gast selbst gibt, also seine Projekte und die Suche im Verlauf, lebt nur in seinem Browser. Anderes Gerät oder gelöschte Website-Daten heißt: die Gespräche bleiben, die Gruppierung ist weg.
- Es gelten Deckel. 60 Fragen je Gast und Stunde, 1000 Fragen je Portal und Tag, 5 Anmeldecodes je Adresse und Stunde, 50 Adressen je Einladung. Der Anmeldecode gilt 15 Minuten und verträgt 5 Fehlversuche, die Anmeldung selbst hält 12 Stunden.
- Ein Portal-Gespräch nimmt die letzten 12 Fragen samt Antworten als Zusammenhang mit. Es ist ein Nachschlage-Gespräch, kein Langzeitprojekt.
Externe Zugriffe
Ein Zugang sieht genau das, was du selbst in KontorStack siehst, und davon nur den Teil, den die Firma für diesen Weg freigegeben hat. Beide Verengungen wirken zusammen, und keine von beiden kann etwas hinzufügen: Ein Ordner, den eine Administratorin freigegeben hat, den du aber nicht sehen darfst, bleibt unsichtbar. Umgekehrt bleibt ein Ordner, den du im Produkt siehst, über diesen Weg unerreichbar, wenn er nicht auf der Freigabeliste steht. Von jedem Aufruf wird festgehalten, wer wann welche Funktion mit welchem Ergebnis benutzt hat, ausdrücklich ohne den Text deiner Frage. Diese Spur wird 365 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Wo es aufhört:- Standardmäßig ist die Tür für die ganze Firma zu. Solange sie zu ist, kannst du nicht einmal ein Token anlegen: der Versuch wird mit dem Hinweis abgewiesen, dass der Zugang nicht aktiviert oder für dich nicht freigegeben ist.
- Ein Token gilt 90 Tage. Die Liste zeigt dieses Ablaufdatum nirgends an, und ein abgelaufenes Token wird danach abgewiesen, als wäre es widerrufen.
- Ein neues Token ist immer nur lesend. „Lesen & Schreiben“ musst du ausdrücklich wählen, und es lässt sich nur anlegen, wenn die Reichweite der Firma ebenfalls auf „Lesen & Schreiben“ steht.
- Der Konfigurations-Block auf der Seite trägt eine fest eingetragene Adresse und darunter noch den alten Satz, der Zugriff aktiviere sich, sobald der Server bereitstehe. Der Server steht längst, und die Adresse gilt für die Produktiv-Umgebung. Wer sichergehen will, kopiert die Adresse aus dem Fenster „Werkzeug verbinden“ auf der Seite „Prozesse“: dort kommt sie vom Server selbst.
- Das Token selbst siehst du genau einmal, unmittelbar nach dem Anlegen. Danach liegt in der Datenbank nur noch seine Prüfsumme. Verloren heißt neu anlegen.
- Es gilt eine Obergrenze von 30 Anfragen pro Minute je Zugang und 120 Anfragen pro Minute für die ganze Firma. Darüber wird abgewiesen, nicht verlangsamt.
- Sind statt aller Ordner nur einzelne erreichbar, sind über diesen Weg zusätzlich die verbundenen Fremdsysteme und die strukturierten Datenbanken gesperrt, und firmenweite Quellen fallen aus dem Wissen heraus. Weder ein Fremdsystem noch eine Datenbank gehört zu einem KontorStack-Ordner, deshalb lässt sich die Beschränkung darauf nicht abbilden.
- Die Ordner-Liste regelt nur das Wissen. Prozesse, Agenten, Skills, das Zuständigkeitsnetz und die Firmenakte bleiben erreichbar, auch wenn kein einziger Ordner freigegeben ist. Wer die Tür ganz zumachen will, schaltet den MCP-Zugang aus oder nimmt die Person aus der Freigabe.
- Etwas, das beim Anbieter wirklich geschieht, läuft in zwei Schritten. Der erste Aufruf legt nur einen Entwurf ab und tut nichts, erst der zweite führt aus, und der Entwurf verfällt nach 15 Minuten. Steht die Firma unter „Aktionen bestätigen“ auf „Sofort ausführen“, entfällt dieser Schutz und die Rückfrage beim Menschen liegt allein bei deinem Werkzeug.
- Die Originaldatei eines Dokuments gibt der Zugang nur bis 25 MB heraus, darüber lehnt er ab.
- Dein Token ist nicht privat. Jede Administratorin sieht unter „MCP-Server“ alle aktiven Zugänge der Firma samt Konto und kann jeden davon sofort widerrufen.
- Ändert eine Administratorin an diesen Einstellungen irgendetwas, verlieren Werkzeuge, die sich selbst verbunden haben, augenblicklich ihre Berechtigung und müssen erneut bestätigen. Ein selbst angelegtes Token arbeitet weiter, solange du noch verbinden darfst.
- In der Liste unter „MCP-Server“ steht bei einem selbst angelegten Token der Name, den du ihm gegeben hast. Hat sich ein Werkzeug dagegen selbst verbunden, ist der Name, den es über sich angibt, ungeprüft: dort steht deshalb „gibt sich aus als“ und kein Siegel.