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Diese Seite stellt alle Grenzen nebeneinander, Funktion für Funktion. Sie entsteht aus denselben Angaben, die auch der Chat benutzt, wenn du ihn danach fragst. Wenn du zuerst das Gesamtbild willst, lies Was kann KontorStack nicht?

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Chat

Der Chat sieht beim Antworten nur, was du selbst sehen darfst, dieselbe Rechteprüfung wie im übrigen Produkt. Ohne gewählten Ordner durchsucht er alles Freigegebene; mit gewähltem Ordner nur dessen Quellen samt Unterordnern. Ein Chat in einem Projekt durchsucht dasselbe wie ein gewöhnlicher Chat: alles, was die Person sehen darf; die verknüpften Ordner des Projekts grenzen die Suche nicht ein. Zusätzlich bekommt er die Anweisungen des Projekts und Titel, Datum und Notiz der anderen Chats im Projekt, die die Person öffnen darf, dieselbe Prüfung wie beim Öffnen eines Chats; wer das Projekt verlassen hat, bekommt nichts davon. Die Notiz entsteht mit demselben günstigen Modell wie der Chat-Titel. Trägt der Ordner den Vermerk „Strikt“, bleibt derselbe Suchraum, die Antwort wird aber ausdrücklich an ihn gebunden und die Websuche ist für diesen Turn aus. Die Websuche läuft über den Anbieter Linkup und schickt nur deine Suchbegriffe hinaus, keine Dokumentinhalte. Eine angehängte Datei bleibt Teil des Chats, wird aber zusätzlich in deine private, nur dir sichtbare Bibliothek gespiegelt. Beim Diktieren geht das Mikrofon-Audio direkt aus deinem Browser an Microsoft Azure AI Speech in einem Rechenzentrum in der EU, nicht über KontorStack. Microsoft verarbeitet es dort nur im Arbeitsspeicher und speichert weder Audio noch Text. Zurück kommt nur der erkannte Text, und gesendet wird er erst, wenn du sendest. Direkt über dem Eingabefeld steht am Rechner wie auf dem Handy der Hinweis „KI kann Fehler machen. Wichtige Antworten prüfen.“: die Antworten erzeugt ein KI-Modell. Er erscheint, sobald die erste Antwort einläuft, und gleitet hinter das Eingabefeld, sobald du nach oben scrollst. Bittest du um ein Bild nach einem Foto aus dem Chat, geht dieses Foto an das gewählte Bildmodell, bei Modellen mit dem Vermerk „Global“ also auch außerhalb der EU. Nur Bilder aus deinem eigenen Chat können dafür genutzt werden. Bearbeitest du ein Bild, gehen das Bild, deine Markierungen, deine Kommentare und die überstrichene Stelle an das gewählte Bildmodell, bei „Global“ also auch außerhalb der EU. Deine Inhalte werden nicht zum Training von Modellen verwendet. Ein eigenes Hintergrundbild liegt in einem eigenen Speicher, abrufen kannst nur du es; für Antworten liest die Plattform es nie. Wo es aufhört:
  • Eine Antwort läuft zu Ende, auch wenn du den Chat wechselst, die Seite verlässt oder den Browser schließt. Anhalten lässt sie sich nur mit dem Stopp-Knopf im Eingabefeld; eine angehaltene Antwort wird nicht gespeichert.
  • Bricht eine Antwort ab, bevor sie fertig ist, bleiben die Zwischenergebnisse der Werkzeugschritte gespeichert. Unter dem bisherigen Text steht „Abgebrochen nach N Schritten” mit „Weitermachen”; die Antwort setzt dann dort an, statt die Abfragen zu wiederholen. Der angefangene Schlusstext selbst wird nicht gespeichert.
  • Kreis und Punkt in der linken Leiste gelten nur für deine eigenen Fragen. Stellt eine Kollegin in einem gemeinsamen Projekt eine Frage, siehst du ihre Antwort erst, wenn sie fertig ist.
  • Ein Chat im Projekt durchsucht alles, was du sehen darfst, nicht nur die verknüpften Ordner. Die verknüpften Ordner sind der Ort für Dateien und der schnelle Weg ins Wissen; einen Vorrang für sie bei den Antworten gibt es noch nicht. Willst du die Antwort auf einen Ordner beschränken, wähle im Chat „In einem Ordner arbeiten“.
  • Ein Projekt vergibt keine Rechte. Ein Ordner lässt sich nur verknüpfen, wenn jedes Mitglied ihn sieht, und eine Person nur einladen, wenn sie jeden verknüpften Ordner sieht; sonst lehnt die Plattform mit Namen ab. Verliert jemand später den Zugriff auf einen Ordner, verschwindet er für diese Person aus dem Projekt und aus den Antworten; die Zeile zeigt nur noch „für dich nicht sichtbar“.
  • Ein Chat im Projekt kennt die anderen Chats desselben Projekts nur als kurze Notiz je Chat (wenige Sätze, nach jeder Antwort neu geschrieben), nicht ihren Wortlaut, und höchstens die 30 jüngsten; ältere nennt er nur als Zahl. Fehlt einem Chat die Notiz noch, kennt er nur dessen erste Frage. Details aus einem früheren Chat holst du, indem du ihn öffnest.
  • Anweisungen eines Projekts schreibt nur, wer es angelegt hat; Mitglieder lesen sie. Eine Anweisung in der eigenen Nachricht geht ihnen vor, und sie heben keine Regel der Plattform zu Quellen und Rechten auf.
  • Dateien lassen sich im Projekt nur in einen bereits verknüpften Ordner hochladen, nicht in das Projekt selbst. Das Eingabefeld der Projektseite nimmt keine Anhänge; die hängst du im Chat an.
  • Ein Sprachmodell liest bei jeder Antwort den ganzen Chat noch einmal, und wie viel es auf einmal fassen kann, ist begrenzt (Kontextfenster). Der kleine Ring im Eingabefeld zeigt, wie viel davon das Modell bei der letzten Antwort gelesen hat; die Zahl meldet der Anbieter, sie ist nicht geschätzt. Wird ein Chat zu lang, fasst die Plattform ältere Nachrichten für das Modell zusammen und kürzt vorher lange Werkzeug-Ergebnisse; im Chat selbst bleibt jede Nachricht im Original sichtbar. Reicht auch das nicht, sagt der Chat es statt einer Antwort, dann hilft ein neuer Chat.
  • Wird die Plattform genau während einer Antwort neu gestartet und die Antwort dabei unterbrochen, steht im Chat der Hinweis, die Nachricht noch einmal zu senden.
  • Pro Nachricht sind höchstens 10 Dateien erlaubt, jede höchstens 10 MB groß. Ab der elften hängt das Eingabefeld nichts mehr an und sagt das in einem kurzen Hinweis; eine zu große Datei lässt erst den Versand mit einer Fehlermeldung scheitern.
  • Angehängte Dateien laufen immer über den allgemeinen Chat. Führst du gerade ein Gespräch mit einem eingerichteten Agenten, gelten dessen Auftrag und Wissensauswahl für diesen einen Turn nicht, und der Chat weist nicht darauf hin.
  • Eine angehängte Datei wird zusätzlich automatisch in deine private Bibliothek gespiegelt, aber nur abgelegt, nicht durchsucht und für Kollegen nicht sichtbar, bis du sie selbst in einen Ordner überführst.
  • Ein zu umfangreiches PDF nimmt der Chat gar nicht erst an: er nennt den Umfang und verweist auf das Wissen. Eine große Tabelle oder ein langer Word-Text werden stattdessen erschlossen statt abgewiesen, weil davon ein Auszug genügt; ein PDF liest der Chat im Original und kann es deshalb nicht kürzen.
  • Die Schalter im Wähler „Quellen“ neben der Pille wirken nur auf der Oberfläche. Welche Programme tatsächlich durchsucht werden, ändern sie nicht; wirksam abschalten lässt sich nur das ganze „Unternehmenswissen“ über das Kreuz an der Pille.
  • Diktieren ist auf Deutsch eingestellt, eine andere Sprache lässt sich nicht wählen. Namen aus eurer Firma, etwa von Kunden oder Kollegen, kennt die Erkennung nicht gezielt; bevorzugt werden nur der Firmenname und das Wort KontorStack.
  • Ein Diktat endet nach 60 Sekunden ohne erkannte Sprache von selbst und nach 15 Minuten in jedem Fall. Der bis dahin erkannte Text bleibt im Eingabefeld stehen.
  • Während des Diktats lässt sich nicht gleichzeitig tippen. Wer den Text korrigieren will, beendet zuerst das Diktat.
  • In Browsern, die kein Audio verarbeiten können, etwa sehr alten Safari-Versionen, fehlt das Mikrofon-Symbol.
  • Ein geteilter Chat lässt sich nur von angemeldeten Mitgliedern desselben Workspace öffnen, nie von außerhalb; wer ein zitiertes Dokument sonst nicht sehen darf, sieht es auch über den Link nicht.
  • Hat ein Admin unter Einstellungen › Dateivorlagen einen Firmenstandard für PowerPoint oder Word festgelegt, entsteht jede Präsentation bzw. jedes Word-Dokument aus dem Chat, aus Agenten und aus Prozessen darin: bei PowerPoint Folienmaster, Layouts, Schriften und Farben, bei Word Seite, Kopf- und Fußzeile, Formatvorlagen, Schriften und Farben. Ein PDF entsteht dann aus dem Word-Dokument in der Vorlage, sobald die PDF-Umwandlung für eure Plattform eingerichtet ist; bis dahin und ohne Word-Vorlage bleibt PDF im KontorStack-Layout. Welches gilt, sagt die Antwort im Chat. Bringt die Vorlage ihre Schrift nicht in der Datei mit, steht im PDF eine ähnliche freie Schrift; die Antwort sagt das dann, die Word-Datei trägt die Schrift der Vorlage. Wählst du im Chat ausdrücklich eine Vorlage zum Ausfüllen mit Platzhaltern, gilt für diese Antwort sie. Eine Vorlage zum Ausfüllen, die du im Chat hochlädst, siehst nur du; eine ältere, die schon für die ganze Firma da war, bleibt es. Eine ältere Vorlage zum Ausfüllen, die an einen Ordner gebunden war, sieht jetzt nur noch die Person, die sie hochgeladen hat; sie kann sie unter Einstellungen › Dateivorlagen wieder teilen.
  • Mit einer PowerPoint-Vorlage wählt der Chat für jede Folie selbst ein Layout oder eine Beispielfolie aus der ganzen Vorlage, etwa Vergleich, Kennzahlen, Diagramm oder Tabelle, nicht nur Titel, Inhalt und Kapitel. Bevor die Datei kommt, prüft er, ob ein Text über sein Feld läuft oder stark verkleinert werden musste, und bessert einmal nach; was danach noch auffällt, nennt die Antwort. Die Anweisungen der Vorlage gelten bei jeder Präsentation darin.
  • Ohne Vorlage nutzen Präsentationen und Word-Dokumente das Logo, die Akzentfarbe und die Schriftart, die ein Admin unter Einstellungen › Dateivorlagen im Abschnitt „Ohne Vorlage“ eingetragen hat, jedes Format für sich: ein Firmenstandard für PowerPoint allein ändert an Word nichts. In Word steht die Schrift im ganzen Dokument, auch in Tabellen, Aufzählungen und der Fußzeile; Überschriften und Tabellenkopf tragen die Akzentfarbe, das Logo steht rechts oben auf jeder Seite. Die Schrift wird nicht in die Datei eingebettet; fehlt sie auf dem Rechner, der die Datei öffnet, setzt Word eine ähnliche ein.
  • Bei einer Word-Vorlage übernimmt der Chat Seite, Kopf- und Fußzeile und Formatvorlagen. Hat die Vorlage eine Briefseite nach DIN 5008 mit Anschriftfeld, Infoblock und Betreff, schreibt der Chat einen Brief direkt hinein: Anschrift, Zeichen, Datum und Betreff in die Felder, den Brieftext an die Stelle nach dem Betreff; Rücksendeangabe, Falzmarken und fester Text der Vorlage bleiben. Das gilt auch für ein Briefpapier, das Anschrift und Datum in einer Tabelle trägt und darunter Anrede, leere Zeilen für den Text, Grußformel und Unterschrift vorsieht: Anrede, Text, Name und Position kommen an ihre Stelle, das Datum steht in der Form der Vorlage, Beispieltext wie „Hier bitte Adresse einfügen“ verschwindet. Agenda- und Protokollvorlagen aus Tabellen erkennt er als Formular: Nummer, Datum, Projekt und Teilnehmer in die Felder des Kopfs, jede Position in eine eigene Zeile der Tabelle, bis 20 Positionen je Tabelle. Ein Deckblatt füllt er genauso mit Titel, Untertitel und den weiteren Angaben. Ohne Briefseite, Deckblatt oder Formular fällt weg, was im Textkörper der Vorlage stand. Auch als PDF entsteht ein Brief auf dem Briefpapier, sobald die PDF-Umwandlung eingerichtet ist. Ein Anschriftfeld in der Kopfzeile statt im Textkörper erkennt er nicht. In Prozessen (Schritt „KI-Antwort“) entsteht ein Brief noch nicht auf der Briefseite; die Datei beginnt dort auf einer leeren Seite der Vorlage. Ein Dokument trägt höchstens 10 Bilder.
  • Bei einer PowerPoint-Vorlage setzt der Chat Fußzeile, Datum und Foliennummer nicht auf die Folien, auch wenn die Vorlage sie einschaltet; die Antwort sagt das dann.
  • Diagramme stehen in Word immer und in PowerPoint als Treemap oder Trichter als Bild in den KontorStack-Farben in der Datei, nicht in den Farben eurer Vorlage. Andere PowerPoint-Diagramme übernehmen die Farben der Vorlage.
  • Die Antwort sagt dir, worin eine Datei entstanden ist: in der Firmenvorlage mit ihrem Namen, in der gewählten Vorlage zum Ausfüllen, oder im Standardlayout, weil für das Format keine Vorlage hinterlegt ist. Lässt sich der Firmenstandard nicht laden, entsteht keine Datei im Standardlayout; der Chat sagt dann, dass ein Admin unter Einstellungen › Dateivorlagen die Datei ersetzen oder einen anderen Firmenstandard wählen kann.
  • Wählst du eine Vorlage zum Ausfüllen, die inzwischen gelöscht oder nicht mehr für dich freigegeben ist, schickt der Chat die Nachricht nicht ab und sagt dir das, statt ohne Vorlage zu antworten.
  • Eine Vorlage zum Ausfüllen mit Makros, ActiveX-Steuerelementen oder verknüpften Objekten füllt der Chat nicht, auch eine ältere nicht; er sagt dir, was an der Vorlage zu ändern ist.
  • Eine eigene Dateivorlage (Einstellungen › Dateivorlagen) ist eine PPTX-, POTX-, DOCX- oder DOTX-Datei, kein PDF. Sie ist nach dem Speichern zuerst nur für dich da; teilen kannst du sie mit Personen und Abteilungen deiner Firma, als Betrachter (verwenden, herunterladen) oder Bearbeiter (auch ändern und weiter teilen). Für alle in der Firma freigeben und als Firmenstandard festlegen kann nur ein Admin, und ein Firmenstandard lässt sich nicht löschen, solange er gilt. „Aus OneDrive oder SharePoint“ steht beim Hochladen nur, wenn dein Microsoft-365-Konto verbunden ist; KontorStack legt dann eine Kopie an, die Datei in SharePoint bleibt, wie sie ist.
  • Eine Vorlage zum Ausfüllen darf höchstens 50 MB groß sein, ebenso jede andere Dateivorlage. Eine Vorlage, die beim Öffnen Inhalte von einem anderen Ort lädt (etwa ein verknüpftes Bild) oder auf einen Dateiserver verlinkt, nimmt der Chat beim Hochladen nicht an; er sagt dir, was zu ändern ist. Wird gerade eine andere Vorlage geprüft, versuchst du es eine Minute später noch einmal.
  • Eine Firmenvorlage darf höchstens 50 MB groß sein und keine Makros enthalten; eine PowerPoint-Vorlage höchstens 300 Layouts und Beispielfolien zusammen. Wird gerade eine andere Vorlage verarbeitet, versuchst du es in einer Minute noch einmal. Eine Beispielfolie der Vorlage nimmt der Chat nur, wenn er sie für eine Folie wählt; dann ersetzt er ihren Text, Formen und Bilder bleiben, Adresse und Webadresse bleiben stehen, wenn er sie nicht ändert, und die Foliennummer stimmt. Haben die Layouts im Folienmaster kein eigenes Design und liegt es auf gestalteten Beispielfolien, nutzt der Chat diese Layouts nicht und baut jede Folie aus den Beispielfolien. Jede Beispielfolie beschreibt der Chat nach ihrem Aussehen, etwa Titelfolie mit großem Foto, Inhaltsfolie mit grüner Fläche rechts oder mit weißem Hintergrund, Abschlussfolie mit Kontaktdaten; deshalb trifft eine Bitte wie „nimm die weiße Folie“ oder „die grüne für Folie 2“ die richtige. Heißen zwei Beispielfolien gleich oder nichtssagend, etwa „Überschrift 1“, tragen sie im Katalog einen Namen nach ihrem Aussehen; gespeicherte Anweisungen gelten weiter. Das Aussehen liest der Chat aus Formen, Farben und Bildern der Datei, ohne die Folie zu sehen: ein Siegel erkennt er nur, wenn es in der Datei so heißt. Den Satz zum Aussehen siehst du in den Anweisungen der Vorlage; stimmt er nicht, änderst du ihn dort, und dein Text gilt. Ist die Firmenvorlage noch nicht ganz eingelesen oder schalten ihre Anweisungen alle Folien ab, entsteht die Präsentation wie bisher aus Titel-, Inhalts- und Kapitel-Layout; hat sie keine eigene Titel- oder Abschnittsfolie, nutzen diese Folien dann das Inhaltslayout. Eine Vorlage, die du selbst für eine Nachricht wählst, gilt nur ganz: wird sie noch eingelesen oder schalten ihre Anweisungen alle Folien ab, schickt der Chat die Nachricht nicht ab und sagt dir, warum.
  • Einzelne Dokumente kannst du im Quellen-Seitenpanel in den Spotlight stellen. Das gewichtet sie für die nächste Frage, verengt die Suche aber nicht: alles andere, was du sehen darfst, bleibt weiter durchsuchbar. Einen echten Filter auf ausgewählte Dokumente gibt es nicht.
  • Hängst du ein Foto an und bittest um ein Bild danach, etwa euer Produkt an einer anderen Wand, bekommt das Bildmodell das Foto selbst als Vorlage. Es zeichnet trotzdem neu: Form, Farbe und Proportionen bleiben, Schrift und kleine Details können abweichen. Ein Produktfoto unverändert in eine Szene einsetzen kann der Chat nicht.
  • Die Vorschau einer erzeugten oder angehängten Datei braucht die PDF-Umwandlung der Plattform; ist sie nicht eingerichtet, steht die Datei ohne Bilder da (eine angehängte als Zeile mit Namen und Größe, überarbeiten geht trotzdem), und „Herunterladen“ bietet kein PDF an. Unter PDF stehen dann auch keine Vorlagen zur Wahl, ein PDF entsteht im Standardlayout.
  • Die Vorschau gibt es nur im eigenen Chat am Computer. In einem geteilten Chat, im Kundenportal und in der Handy-Ansicht steht die Datei als Zeile mit „Herunterladen“, ohne Bilder.
  • Sprechernotizen, den Namen des Layouts je Folie und die Zeile „x von y Layouts“ zeigt die Vorschau nur bei einer Präsentation, die in einer Vorlage entstanden ist. Ein Hinweis an einer Folie (Text läuft über, Schrift verkleinert, Titel leer, nur ein Bild) kommt aus der Prüfung beim Erstellen; die Datei selbst ändert er nicht.
  • Nachbessern geht nur in dem Chat, in dem die Datei entstand, und immer an ihrer neuesten Version; eine ältere Version holst du über „Wiederherstellen“ zurück und besserst dann diese nach. Der Chat kennt die 20 neuesten Dateien eines Chats; eine ältere lässt du neu erstellen. Die Datei bleibt in der Vorlage und in deren Fassung, in der sie entstand, auch wenn ein Admin die Vorlage inzwischen ersetzt hat; ist die Vorlage gelöscht oder nicht mehr für dich freigegeben, sagt der Chat das, statt nachzubessern.
  • „Diese Folie ändern“, „Vorher“ und „Nachher“ gibt es nur bei Präsentationen, nicht an der Quellenfolie am Ende und nicht an einer Präsentation aus einer Vorlage zum Ausfüllen. Bei Word nennst du in der Bitte die Überschrift des Abschnitts; oben in der neuen Version steht, wie viele Abschnitte sich geändert haben.
  • Hat ein Admin seit der ersten Version das Design geändert (Firmenstandard gesetzt oder entfernt, Logo, Akzentfarbe oder Schrift unter „Ohne Vorlage“), bessert der Chat eine Datei ohne eigene Vorlage nicht nach, weil sonst jede Folie anders aussähe; er bietet an, sie im heutigen Design neu zu erstellen. Eine Datei, die in einer Vorlage entstand, bleibt davon unberührt.
  • Während in einem Chat eine Antwort entsteht, lässt sich dort keine Version wiederherstellen; das geht, sobald sie fertig ist.
  • Liegt die Datei schon in SharePoint und wurde sie dort inzwischen von Hand geändert, holt der Chat beim Nachbessern die aktuelle Fassung von dort (mit deinem Microsoft-365-Konto), liest sie zuerst in ihrer eigenen Form und ändert erst dann diese, damit die Handänderung bleibt; nach SharePoint schreibt er dabei nichts, die neue Version liegt erst nach „Speichern unter“ dort. Lässt sich die Fassung nicht holen (kein Konto, keine Rechte mehr, Datei verschoben), ändert er nichts und sagt das.
  • Eine eigene, angehängte PowerPoint- oder Word-Datei ändert der Chat an der Datei selbst: Text ersetzt er Wort für Wort, die Formatierung jedes Textlaufs bleibt, Bilder, Formen und nicht genannte Folien bleiben unverändert. Fest bleiben Text in SmartArt-Grafiken, eingebettete Excel-Tabellen und verknüpfte Diagramme, ebenso Gruppen, Textfelder in Word, Felder wie ein Inhaltsverzeichnis und Absätze mit Änderungen anderer, die noch niemand angenommen hat; die Antwort nennt das. Seine eigenen Änderungen aus diesem Chat rechnet er bei jeder weiteren Bitte neu, Word zeigt dann alle Änderungen gegenüber dem Original. Dateien mit Makros und Dateien, die zu groß oder zu verschachtelt sind, überarbeitet er nicht; die Datei trägt dann ein Siegel mit dem Grund. Alte Formate (.ppt, .doc) und Vorlagen-Dateien (.potx, .dotx) überarbeitet er nicht; Vorlagen gehören unter Einstellungen › Dateivorlagen.
  • Umstellen auf eine Vorlage geht nur bei Präsentationen und nur, wenn im Chat eine PowerPoint-Vorlage gilt: der Firmenstandard oder eine im Chat-Start gewählte Vorlage; sonst sagt der Chat das. Die Folien entstehen dabei neu in dieser Vorlage; was nur das Design wechselte, steht in der Liste unter „Umgestellt“, was auch im Text anders ist, unter „Geändert“. Eine geprüfte Zusage, dass keine neue Zahl dazukam, gibt es nicht.
  • Die Änderungsverfolgung in Word trägt den Namen aus deinem Profil und die Uhrzeit der Änderung; Word zeigt sie als Überarbeitungen zum Annehmen oder Ablehnen. Absätze in Tabellen ändern ihren Text, lassen sich aber nicht löschen oder verschieben, und mitten in eine Tabelle kommt kein neuer Absatz; Kopf- und Fußzeilen ändert der Chat nicht. Liest der Chat eine Word-Datei, sieht er ihre Gliederung (jede Überschrift mit der Nummer ihres Absatzes).
  • „Zurück nach SharePoint“ gibt es nur für eine Datei, die per „@“ aus einem Wissensordner kam, der eine SharePoint- oder OneDrive-Bibliothek spiegelt, und nur in deinem eigenen Chat. Geschrieben wird mit deinem eigenen Microsoft-Konto an dieselbe Datei; wurde sie dort inzwischen geändert, überschreibt KontorStack sie nicht. Eine vom Computer angehängte Datei legst du über „Speichern unter“ ab.
  • Die Versionen gehören zum Chat: ein geteilter Chat zeigt den Stand beim Teilen, keine spätere Version.
  • „Speichern unter“ schreibt mit deinem eigenen Microsoft-365-Konto; wohin du speichern darfst, entscheidet SharePoint bzw. OneDrive. Ohne verbundenes Konto sagt das Menü, dass es fehlt, und führt zu den Integrationen. Im geteilten Chat, im Chat einer Kollegin, den du über ein gemeinsames Projekt liest, im Kundenportal und in der Handy-Ansicht gibt es „Speichern unter“ nicht. Als PDF speichern geht nur, wenn die PDF-Umwandlung für eure Plattform eingerichtet ist, wie beim Herunterladen.
  • Gleicher Name am Ziel: „Als neue Version“ schreibt eine neue Version derselben Datei, „Umbenennen“ legt eine zweite an. Hat jemand die gespeicherte Datei inzwischen in SharePoint bearbeitet, überschreibt KontorStack sie nie; dann bleibt nur „Als neue Datei speichern“. Eine nachgebesserte Version liegt erst nach erneutem „Speichern unter“ in SharePoint; am selben Ort ist dann „Als neue Version“ gewählt, und dieselbe Prüfung gilt. „Link kopieren“ kopiert die normale Adresse der Datei, es entsteht kein neuer Freigabelink.
  • Eine Datei aus dem Chat lässt sich nur im KontorStack-Chat und von Agenten ablegen, nicht über eine MCP-Verbindung aus Claude oder ChatGPT: dort gibt es keine Unterhaltung, zu der die Datei gehört.
  • Der vorausgewählte Firmenstandard im Chat-Start gilt ohnehin, auch ohne Wahl; wählst du eine andere Vorlage, gilt sie für die Nachrichten dieses Chats im Modus „Dokument erstellen“.
  • Unter PDF stehen im Chat-Start nur Word-Vorlagen ohne Platzhalter. Ein PDF aus einer PowerPoint-Vorlage oder aus einer Vorlage zum Ausfüllen entsteht im Chat noch nicht; dafür PowerPoint bzw. Word wählen und die fertige Datei als PDF herunterladen.
  • Eine im Chat ausdrücklich gewählte Vorlage geht noch nicht zusammen mit einem Anhang. Der Chat schickt die Nachricht dann nicht ab und sagt es, statt still ohne die Vorlage zu antworten; der Firmenstandard gilt auch mit Anhang.
  • Die Vorschau-Karte zeigt höchstens acht Folien oder Seiten klein, den Rest als Zahl; alle stehen in der Seitenansicht. Die Bilder einer Datei entstehen erst, wenn ihre Karte im Blick ist; eine Datei weit oben in einem langen Chat zeigt deshalb beim Hinscrollen kurz das Gerüst.
  • Der Hintergrund im Chat gilt nur für dich und nur am Computer, nicht in der Handy-Ansicht. Ein eigenes Foto darf höchstens 20 MB groß sein und braucht an der langen Seite mindestens 1000 Pixel; gespeichert wird es verkleinert und ohne Ortsangaben und Kameradaten.
  • Bearbeiten lassen sich nur Bilder im eigenen Chat. Im Chat einer Kollegin in einem gemeinsamen Projekt und in einem geteilten Chat kannst du ein Bild öffnen, zoomen, herunterladen und teilen, aber nicht bearbeiten.
  • Je Bild gehen höchstens 10 Kommentare mit. Markierungen allein lassen sich nicht abschicken: das Bildmodell braucht dazu einen Satz, was an der markierten Stelle geschehen soll. Außerhalb der markierten, kommentierten oder überstrichenen Stelle bleibt das Bild unverändert, bei „Größe ändern“ die ursprüngliche Fläche.
  • Während eine Bearbeitung läuft, startet keine zweite und keine neue Nachricht in diesem Chat (in einem anderen Chat geht es); solange eine Antwort im Chat läuft, startet keine Bearbeitung. Bricht die Verbindung während einer Bearbeitung ab, lädt der Chat seinen gespeicherten Stand neu, statt sie ein zweites Mal zu schicken. Hängst du bei offener Bild-Fläche eine Datei an, geht die Nachricht als gewöhnliche Chat-Nachricht, nicht als Bearbeitung des Bildes.
  • „Teilen“ erzeugt keinen öffentlichen Link, sondern gibt die Bilddatei weiter; am Computer braucht das einen Browser, der Bilder in die Zwischenablage schreiben kann.
  • „Größe ändern“ erweitert ein erzeugtes Bild einmal; ein zweites Erweitern desselben Bildes würde zu groß und ist im Menü ausgegraut, ebenso das Verhältnis, das das Bild schon hat. Arbeiten gerade viele Personen gleichzeitig an Bildern, kommt der Satz „Gerade werden viele Bilder bearbeitet. Versuch es gleich noch einmal.“; Markierungen und Kommentare bleiben stehen.
  • „HG entfernen“ kann nur GPT Image 1.5. Ist im Bild-Chip ein anderes Bildmodell gewählt, sagt der Chat, welche freigegebenen Modelle es können. Eine Bearbeitung zählt wie eine Chat-Nachricht aufs Kontingent; ist es aufgebraucht, steht derselbe Satz wie im Chat.
  • Als Vorlage taugen die Bilder des eigenen Chats, hochgeladene wie erzeugte. Die ältesten Bilder eines sehr langen Chats nimmt er nicht mehr; die lädst du dann noch einmal hoch. FLUX 1.1 pro nimmt gar kein Foto als Vorlage; der Chat sagt das und nennt die freigegebenen Bildmodelle, die es können.
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Tempo und Gründlichkeit

Der Schalter ändert nichts daran, welche Unterlagen gelesen werden dürfen. Deine Rechte und die Erdung am Firmenwissen sind in jeder Einstellung identisch. Auch mit Thinking aus wird recherchiert, nur kürzer. Was die Modellwahl sehr wohl ändert, ist der Anbieter und die Zone, in der gerechnet wird. Claude-Modelle laufen über Bedrock im EU-Geo, GPT-Modelle über Azure Foundry in der EU Data Zone. Beides bleibt in der EU. Im Menü steht neben jedem Modell, welches von beidem gilt. Wo es aufhört:
  • Die Wahl hängt am Browser, nicht am Konto. Auf einem zweiten Gerät, in einem anderen Browser oder nach dem Leeren der Browserdaten steht wieder der Werkszustand.
  • Thinking aus schaltet keine Werkzeuge ab. Es ändert nur, wie viele Recherche-Runden erlaubt sind.
  • In einem eingerichteten Agenten-Chat gewinnt die Konfiguration des Agenten über deine Wahl: sein Modell und seine Arbeitsweise stehen in seinem Reiter „Auftrag“, der Baustein „Agent“ eines Prozesses trägt sein Modell unter „Modell & Verhalten“. Beide bieten dieselbe Liste an wie dieser Knopf.
  • Wie viel Zeit die sparsame Einstellung wirklich spart, ist nicht gemessen. Der Hinweis „3x sparsamer“ an Haiku bezieht sich auf den Verbrauch, nicht auf die Dauer.
  • Es gibt am Knopf keine Anzeige, wie viel Kontingent noch übrig ist.
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Chats wiederfinden und teilen

Ein Chat gehört dem Konto, das ihn geführt hat. Er steht in keiner fremden Liste und in keinen fremden Suchtreffern, und auch eine Administratorin deiner Firma kann ihn nicht öffnen. Die drei Ausnahmen legst du selbst an: ein Chat in einem geteilten Projekt ist für dessen Mitglieder lesbar, ein Freigabe-Link öffnet den Chat für jedes angemeldete Mitglied deiner Firma, das ihn bekommt, und wer über „Erkenntnis teilen“ eine markierte Stelle aus dem Chat erhält, darf ihn danach ganz lesen. Personen aus anderen Firmen bekommen mit demselben Link eine neutrale Meldung, die nicht einmal verrät, ob es diesen Chat gibt. Für die Überschrift gehen deine erste Frage und die erste Antwort einmal an das Modell, das daraus eine kurze Themen-Zeile formuliert; der Rest des Gesprächs wird dafür nicht gelesen. Wo es aufhört:
  • Die Liste in der linken Leiste hält nur die neuesten Chats vor, nicht den gesamten Bestand. Ältere Gespräche erreichst du über die Suche.
  • Die Suche zeigt je Abschnitt höchstens fünf Treffer.
  • Die Suche findet ausschließlich deine eigenen Chats. Ein Chat einer Kollegin, der über ein geteiltes Projekt in deiner Leiste steht, taucht in den Suchtreffern nicht auf.
  • Es gibt keinen eigenen Menüpunkt für den Verlauf. Die Liste lebt in der linken Leiste, sonst nirgends.
  • „Löschen“ entfernt den Chat mit allen Nachrichten dauerhaft. Einen Papierkorb gibt es nicht.
  • Was der Chat ins Gedächtnis geschrieben hat, überlebt das Löschen. Die gemerkten Fakten stehen weiter in den Einstellungen unter „Gedächtnis“ und gehen dort einzeln weg.
  • Der Freigabe-Link wird genau einmal angezeigt. Ist er verloren, erstellst du mit „Neuer Link“ einen neuen, und der alte wird dabei ungültig. Mehr als eine gültige Freigabe kann ein Chat nicht haben.
  • Ein Widerruf gilt endgültig. Ein widerrufener Link wird nie wieder gültig, auch nicht durch erneutes Teilen.
  • Die Freigabe ist ein Schnappschuss. Was du nach dem Teilen noch in den Chat schreibst, sehen Kollegen erst, wenn du „Link aktualisieren“ wählst. Der Link bleibt dabei derselbe.
  • Dateien, die bis zum Stand des Links in den Chat hochgeladen wurden, sind über den Link ebenfalls abrufbar.
  • Wird die Person, die geteilt hat, aus der Firma entfernt, führt ihr Link ins Leere.
  • Jedes Teilen, Aktualisieren und Widerrufen steht im Protokoll unter Berechtigungen, mit Person und Zeitpunkt, ohne den Inhalt des Chats.
  • Der geteilte Chat öffnet sich in der Plattform wie ein eigener Chat, mit der Notiz „Dies ist eine Kopie eines geteilten Chats von …“ und dem Stand des Links oben. Wer unten eine Nachricht schreibt, bekommt eine eigene Kopie des Chats mit der ganzen Vorgeschichte bis zum Stand, und die Frage wird dort gestellt; die Kopie liegt danach in der eigenen Chat-Liste, das Original bleibt unberührt. Dateien lassen sich auf der geteilten Seite nicht anhängen, erst in der Kopie.
  • Im geteilten Chat selbst gibt es keine Aktionen an den Nachrichten. Fundstellen zeigen dort Quellenname und Auszug, lassen sich aber nicht anklicken, das Dokument dahinter öffnet sich nicht. Verworfene Fassungen einer nachträglich bearbeiteten Frage fehlen ebenfalls, sichtbar ist nur der zuletzt gültige Strang. Oben stehen der Name der Person, die geteilt hat, und der Stand des Links.
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Wissen

KontorStack sieht ausschließlich, was in einer Quelle liegt, die du angelegt hast, und davon nur, was du selbst sehen darfst. Die Rechteprüfung ist dieselbe wie in der Oberfläche: ein Ordner in einem Bereich, dessen Abteilung du nicht angehörst, existiert für dich im Chat nicht. Der persönliche Eingang einer Kollegin ist auch für Administratorinnen unsichtbar. Eine hochgeladene Mail ist ein Dokument ihres Ordners und für alle sichtbar, die den Ordner sehen; das Postfach, aus dem sie stammt, wird dadurch nicht Teil des Firmenwissens. Was nirgends verbunden ist, kennt die Plattform nicht, und sagt das lieber, als zu raten. Wo es aufhört:
  • Es nimmt nicht jedes Dateiformat. Durch kommen genau diese: PDF; Word (.docx, .doc, .docm, .dotx), OpenDocument-Text (.odt) und RTF; Excel (.xlsx, .xlsm, .xls), OpenDocument-Tabellen (.ods), CSV und TSV; PowerPoint (.pptx, .pptm, .ppt) und OpenDocument-Präsentationen (.odp); HTML-Seiten (.html, .htm); Textdateien (.txt, .md, .markdown, .text, .json, .yaml, .yml, .xml, .log); E-Mails (.eml, .msg); Fotos und Scans (.png, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .heic); Audioaufnahmen (.mp3, .m4a, .aac, .wav, .flac, .ogg, .oga, .opus, .wma, .amr, .mpga, .mpeg, .mp2) und Videoaufnahmen (.mp4, .m4v, .mov, .webm, .mkv, .avi, .wmv, .3gp, .flv), von denen nur die Tonspur gelesen wird. Alles andere wird abgelehnt, nicht notdürftig als Text gelesen, auch andere Bildformate wie GIF, WebP, SVG und BMP.
  • Eine E-Mail wird mit Absender, Empfängern, Datum, Betreff und Text gelesen, ihre Anhänge im selben Dokument. Jede Fundstelle aus einem Anhang nennt die Mail, aus der er stammt; eine eigene Datei in der Liste wird ein Anhang nicht. Gelesen werden bis zu 20 Anhänge je Mail, jeder bis 25 MB, und eine angehängte Mail nur eine Ebene tief. Bilder im Mailtext, Archive, Audio und Video werden nicht gelesen; ein als Datei angehängtes Foto wird gelesen wie ein hochgeladenes. Was nicht gelesen wurde, steht mit Grund in der Mail selbst. Blindkopie-Empfänger (Bcc) werden nicht aufgenommen, verschlüsselte oder rechtegeschützte Mails stehen grau in der Liste, und ihr Symbol nennt den Grund, wenn du darauf zeigst.
  • Fotos und Scans als Bilddatei liest KontorStack per Texterkennung, genau wie eingescannte Seiten einer PDF. Ein mehrseitiges TIFF wird ein Dokument mit mehreren Seiten, ein Handyfoto wird richtig herum gedreht. Ein Bild ohne erkennbaren Text steht grau in der Liste. Für TIFF und HEIC gibt es keine Vorschau des Originals, die Fundstelle im Chat zeigt das Bild trotzdem.
  • Eingescannte Seiten einer PDF und Fotos liest KontorStack mit einer deutschen Texterkennung, damit aus „Maßnahmenplan“ nicht „MaBnahmenplan“ wird. Das gilt für bis zu 40 eingescannte Seiten je Datei. Hat eine Datei mehr Scan-Seiten, ist sie geschützt oder trägt eine Seite schon eine schlechte Textebene vom Scanner, liest eine einfachere Erkennung sie. Die verwechselt Umlaute und ß häufiger.
  • Text in Bildern auf PowerPoint-Folien wird nicht verlässlich gelesen. Steht etwas Wichtiges nur im Bild einer Folie, schreib es zusätzlich als Text auf die Folie.
  • Eine Aufnahme wird bis 4 Stunden transkribiert, mit Sprechern und Zeitmarken, und dabei nicht aufgeteilt. Längere Aufnahmen musst du vorher schneiden.
  • Pro Datei gilt ein Deckel: 100 MB für Dokumente, 5 GB für Aufnahmen.
  • Wählst du Dateien einzeln aus, nimmt der Dialog jedes Format, das auch verarbeitet wird. Ziehst du einen ganzen Ordner hinein, bleiben JSON-, YAML-, XML-, HTML- und Log-Dateien sowie Fotos und Scans darin liegen, weil das in echten Ordnern fast immer Maschinendateien, Logos, Symbole oder Bildschirmfotos sind. Welche das waren, steht nach dem Hochladen da; einzeln ausgewählt kommen sie durch. Mail-Dateien nimmt der Ordner-Einzug mit, denn wer einen Ordner mit abgelegten Mails hineinzieht, will genau die im Wissen haben.
  • HTML-Seiten werden als Dokument gelesen: Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen, ohne Skripte, Stilangaben und Kommentare. Bilder auf der Seite werden nicht gelesen. Eine Seite, die ihren Inhalt erst im Browser per JavaScript nachlädt, hat deshalb keinen lesbaren Text und steht grau in der Liste. Eine Vorschau gibt es für HTML nicht.
  • Tabellen aus Excel (auch mit Makros), CSV und TSV werden als Tabelle gelesen, und jedes Stück trägt die Kopfzeile mit. Eine CSV aus Excel darf Semikolons und Umlaute enthalten, egal in welcher Kodierung Excel sie gespeichert hat. Makros werden nie ausgeführt, gelesen werden nur die Zellwerte.
  • Legst du eine CSV-, TSV- oder Excel-Datei (.xlsx, .xlsm) in einen Ordner, fragt KontorStack vor dem Hochladen, ob sie als Dokument in die Wissensdatenbank oder als Tabelle ins Lakehouse soll, und schlägt einen Weg mit einem Satz Begründung vor. Als Dokument findet der Chat einzelne Einträge und zitiert sie; als Tabelle rechnet er Summen, Filter und Vergleiche exakt über jede Zeile. Bei Excel entscheidest du je Blatt: ein Bericht mit Titelzeilen und Zwischensummen wird Dokument, eine Liste wird Tabelle, und die Kopfzeile lässt sich verschieben, wenn darüber Titelzeilen stehen. Andere Dateien desselben Uploads laufen ohne Frage weiter. Ist eine Datei zu groß für die Wissensdatenbank, ist nur die Tabelle wählbar. Ohne Wahl, etwa bei .xls- und .ods-Dateien oder Dateien aus einer Verbindung, gilt: hat ein Tabellenblatt 5.000 Zeilen oder mehr, wird die ganze Datei als Datenbank abgelegt statt als Text, jedes Blatt eine Tabelle. Im Wissen steht dann nur eine Datenkarte mit Spalten, Zeilenzahl und drei Beispielzeilen, und in der Liste steht „· als Datenbank“ neben dem Datum. Nach Zahlen, Summen und der Zeilenzahl fragst du im Chat; dort wird in der Datenbank genau gerechnet statt aus ein paar Treffern geschätzt. Einzelne Zellinhalte findet die Wissenssuche dann nicht mehr, nur noch die Abfrage im Chat. Die Datenbank sieht, wer den Ordner der Datei sieht, und sie verschwindet mit der Datei. Aus dem SharePoint-Vollsync wird keine Datenbank, weil dort die Rechte je Datei gelten.
  • Ein einzelnes Dokument darf höchstens 25.000 Abschnitte oder 50 Millionen Zeichen ergeben, und eine Tabelle, die Datenbank werden soll, höchstens 200 MB. Darüber steht die Datei grau in der Liste, und ihr Symbol nennt den Grund. Ein gewöhnliches Handbuch, auch mit tausenden Seiten, liegt weit darunter; betroffen sind praktisch nur riesige Tabellen aus dem SharePoint-Vollsync und sehr große Text- oder Logdateien.
  • Ältere und freie Office-Formate werden vorher umgewandelt und dann wie ihr Gegenstück gelesen: OpenDocument-Text (.odt), RTF, Word mit Makros (.docm) und Word-Vorlagen (.dotx) wie ein Word-Dokument, alte PowerPoint-Dateien (.ppt), OpenDocument-Präsentationen (.odp) und PowerPoint mit Makros (.pptm) wie eine PowerPoint, OpenDocument-Tabellen (.ods) wie eine Excel-Tabelle. Makros werden dabei nie ausgeführt.
  • Eine Datei kann angenommen und trotzdem nicht indiziert werden, wenn sie beschädigt, passwortgeschützt oder ohne lesbaren Text ist. In der Liste steht sie dann grau, mit einem kleinen Zeichen am Symbol (ein Schloss bei Kennwortschutz), nicht als Fehler; den Grund und den nächsten Schritt zeigt das Symbol, wenn du darauf zeigst. Ging bei der Verarbeitung auf unserer Seite etwas schief, ist das Zeichen ein kleines rotes Ausrufezeichen. Fehler stehen nur an der Datei selbst, nicht am Ordner und nicht im Kopf der Seite.
  • Bleibt eine Datei länger als 24 Stunden in der Verarbeitung, ohne fertig zu werden, steht sie als Fehler da, statt weiter mit drehendem Ring. Der Grund und der nächste Schritt stehen an der Datei: bei einem Upload löschen und neu hochladen, bei SharePoint oder OneDrive die Datei dort neu speichern.
  • Der Ring an einem Ordner dreht, solange darin irgendeine Datei wartet oder gelesen wird; ob eine Datei nur wartet, zeigt erst ihre eigene Zeile. Neben dem Namen steht dabei, wie viele Dateien der Chat schon kennt, etwa „1 von 3“.
  • Die Stufe Lesen schließt die Nutzung des Inhalts in KI-Antworten ein. Wer einen Inhalt lesen darf, kann ihn über Antworten sinngemäß erhalten, auch ohne die Datei herunterzuladen. Schutzbedürftige Inhalte werden deshalb über die Abteilungszuordnung begrenzt, nicht über die Stufe.
  • Eine Abteilung lässt sich nur löschen, wenn danach kein Bereich ohne Abteilung dasteht. Vor dem Löschen zeigt die Plattform diese Bereiche; für jeden weist die Administratorin eine neue Abteilung zu oder stellt ihn privat.
  • Ein Bereich bleibt auf der obersten Ebene. Er lässt sich nicht in einen Ordner schieben; eine Administratorin kann ihn aber mit einem anderen Bereich zusammenführen, dann zieht alles aus ihm dorthin.
  • Dauerhaft abgeglichen wird nur Microsoft 365 (SharePoint und OneDrive). Andere verbundene Dienste werden pro Frage live abgefragt und landen nicht als Dokument im Regal. Mail-Dateien und Bilder in SharePoint oder OneDrive übernimmt der Abgleich bewusst nicht: sie kommen nur ins Wissen, wenn jemand sie selbst hochlädt.
  • Beim SharePoint der Firma (Integrationen › SharePoint) liegt eine Bibliothek je nach Einstellung erst nur im Data Lake. Der Chat findet ihre Dateien erst, wenn sie in der Wissensdatenbank ist; als „Wissensdatenbank · fortlaufend“ kommen neue und geänderte Dateien danach von selbst dazu. Ordner und Dateitypen, die eine Administratorin auslässt, bleiben im Data Lake.
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Bibliothek

Deine Dateien liegen in einem privaten Fach, das die Plattform beim ersten Mal automatisch für dich anlegt. Jeder Lesezugriff prüft, ob du der Besitzer bist. Wer es nicht ist, bekommt die Datei nicht, auch nicht über die globale Suche. Solange eine Datei den Vermerk „Gespeichert“ trägt, steht ihr Inhalt in keinem Suchindex. Erst die Übernahme schickt sie durch dieselbe Verarbeitung wie ein Dokument im Wissen, und auch danach bleibt sie an dich gebunden. Löschst du sie, verschwindet sie aus dem Fach und aus dem Suchindex. Weg sind dann der Eintrag, der aufbereitete Text und die Fundstellen. Die hochgeladene Datei selbst bleibt im Speicher der Plattform liegen. Wo es aufhört:
  • Die Bibliothek ist ausschließlich deine. Kollegen sehen sie nicht, Administratorinnen ebenso wenig. Es gibt keinen Weg, sie freizugeben.
  • Auch „Im Wissen“ bleibt persönlich. Nach der Übernahme findet der Chat die Datei für dich, für alle anderen bleibt sie unsichtbar. Die Beschriftung meint dein Wissen, nicht das der Firma.
  • Nicht jede Datei kann übernommen werden. Durch kommen PDF, Word, PowerPoint, Excel und CSV. Bei einem Bild steht „In das RAG verschieben“ gar nicht erst im Menü, weil daraus kein durchsuchbarer Text entsteht.
  • „Öffnen“ zeigt die Datei selbst nur bei PDF, PNG, JPG und Markdown. Bei Word, PowerPoint, Excel und CSV steht dort „Vorschau nicht verfügbar“; holen kannst du die Datei über das Herunterladen-Symbol oben im Fenster.
  • Das Suchfeld im Abschnitt sucht nur in Dateinamen, nicht im Inhalt der Dateien.
  • Es gibt kein Blättern. Die Liste holt einen Ausschnitt. Wer sehr viele Dateien hat, erreicht ältere über die Sortierung oder das Suchfeld, nicht über eine zweite Seite.
  • Nur was du selbst einbringst, landet hier. Was die KI im Gespräch erzeugt, wird nicht mitgespeichert.
  • Es gibt keine Ordner. Die Liste ist bewusst flach, sortieren und suchen ersetzen die Struktur.
  • Dieselbe Datei aus mehreren Gesprächen erscheint nur einmal. Erkannt wird das an Dateiname und Größe, nicht am Inhalt: zwei verschiedene Dateien, die in beidem übereinstimmen, gelten als eine, und die zweite wird nicht abgelegt.
  • Gesammelt wird erst ab dem Tag, an dem die Bibliothek eingeführt wurde. Ältere Anhänge aus früheren Gesprächen wurden nicht nachträglich eingesammelt.
  • Löschen ist endgültig und verlangt, dass du den Dateinamen abtippst. War die Datei im Wissen, verschwindet sie damit auch aus den Antworten.
  • Es gibt eine ältere Ordner-Ansicht, die in ihrem Kopf ebenfalls „Bibliothek“ stehen hat. Sie ist etwas anderes, seit Juli 2026 nicht mehr in der Navigation und zeigt selbst einen Hinweis, dass sie veraltet ist. Gemeint ist hier immer der Abschnitt auf der Seite Wissen.
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Tabellen

KontorStack sieht von einer Tabelle genau das, was in der hochgeladenen Datei stand, und nichts darüber hinaus. Die Tabellen liegen getrennt von den Dokumenten und getrennt pro Firma: eine Abfrage kann die Tabelle einer anderen Firma nicht erreichen, auch nicht über selbst geschriebenes SQL. Innerhalb deiner Firma sieht eine Tabelle nur, wer ihren Ordner sehen darf, bei einer Tabelle aus dem Wissen: wer den Ordner ihrer Datei sehen darf. Eine Tabelle, die du nur an eine Chat-Nachricht anhängst, bleibt in diesem einen Gespräch, ist für andere Chats unsichtbar, erscheint in keinem Ordner und nicht in der Liste „Alle Tabellen“ und wird nach 30 Tagen gelöscht; das Aufräumen läuft beim nächsten Tabellen-Upload mit, nicht auf die Minute genau. Jede Abfrage darf ausschließlich lesen: was Daten ändern oder löschen würde, wird abgewiesen, bevor es läuft. Wo es aufhört:
  • Eine CSV darf höchstens 500 MB groß sein. Große Dateien gehen in Teilen hoch; im Dialog steht, wie viel Prozent angekommen sind, danach „Wird eingelesen“. Eine halbe Million Zeilen braucht je nach Leitung einige Minuten.
  • „Tabelle hochladen“ nimmt nur CSV. Eine Excel-Arbeitsmappe hängst du stattdessen im Chat an eine Nachricht an; dort wird jedes Tabellenblatt zu einer eigenen Tabelle. Mit dem Schalter „Ins Wissen übernehmen“ bleibt sie dauerhaft.
  • Tabellen aus dem Wissen stehen ebenfalls hier: legst du eine CSV-, TSV- oder Excel-Datei in einen Ordner unter Wissen, fragt KontorStack, ob sie Dokument oder Tabelle werden soll, bei Excel je Blatt, und schlägt einen Weg vor. Wählst du Tabelle, entsteht sie im selben Ordner, auch bei wenigen Zeilen, und bei Excel ab der gewählten Kopfzeile. Ohne Wahl (Excel im alten Format, OpenDocument-Tabelle, Dateien aus einer Verbindung) wird eine Datei mit 5.000 Zeilen oder mehr in einem Blatt automatisch eine Tabelle, jedes Blatt eine eigene. Wird die Datei gelöscht, verschwindet die Tabelle mit. Dateien aus dem SharePoint-Vollsync werden nie eine Tabelle, weil dort die Rechte je Datei gelten.
  • Eine Abfrage sieht genau eine Tabelle, oder zwei, wenn sie über eine bestätigte Verknüpfung verbunden sind. Auf eigene Faust verbindet der Chat nie zwei Tabellen. Eine Verknüpfung gibt keine Rechte: wer eine der beiden Tabellen nicht sieht, bekommt im Chat keine Werte daraus, und die Verknüpfung existiert für ihn nicht.
  • Verknüpft werden hochgeladene Tabellen und Tabellen aus dem Wissen, keine Sichten. Eine Bedeutung lässt sich auch an einer Sicht eintragen.
  • Bedeutungen und Verknüpfungen gelten für alle, die die Tabelle sehen: der Chat liest sie für jede dieser Personen. Deshalb schreibt sie nur, wer im Ordner die Stufe „Ändern“ hat; bei einer Verknüpfung zählt der Ordner der Tabelle, von der aus du verknüpfst, für die andere reicht es, sie zu sehen. Die Knöpfe dafür stehen heute auch ohne diese Stufe da; dass sie fehlt, sagt KontorStack erst, wenn du speicherst, anlegst, verwirfst oder entfernst.
  • Die Beziehung „genau ein“ prüft KontorStack beim Anlegen nur darauf, dass jeder Wert in der anderen Tabelle höchstens einmal vorkommt, nicht darauf, dass jede Zeile einen Treffer findet. Zeilen ohne Treffer bleiben im Ergebnis leer; wie viele es sind, zeigt die Prüfung beim Anlegen.
  • Bei einem Ergebnis über eine Verknüpfung nennt die Grundlage unter der Antwort beide Tabellen mit ihrem Stand, die verknüpften Spalten und wie viele Zeilen der ganzen ersten Tabelle keinen Treffer in der anderen fanden. Diese Zahl gilt für die ganze Tabelle, nicht nur für die Zeilen im Ergebnis. Ein solches Ergebnis lässt sich nicht im Reiter „Abfrage“ öffnen, der nur eine Tabelle kennt.
  • Unter jedem Ergebnis im Chat stehen alle Bedingungen seiner Abfrage, auch die in einer Rechnung oder nach dem Gruppieren. Ändern lassen sich nur einfache Bedingungen der Form „Spalte ist Wert“ oder „Spalte zwischen zwei Werten“; die übrigen stehen mit ihrem Text da. Die Auswahl bietet die meistgenutzten Werte der Spalte an, jeder andere Wert lässt sich eintippen. Neu gerechnet wird immer die Abfrage der Antwort, ohne KI; das neue Ergebnis wird nicht gespeichert und gilt nur in deiner Ansicht. Wer die Tabelle oder eine der verknüpften Tabellen inzwischen nicht mehr sieht, kann nicht mehr neu rechnen.
  • Prüffragen anlegen, prüfen lassen und bewerten darf, wer im Ordner der Tabelle die Stufe „Ändern“ hat; lesen darf sie jeder, der die Tabelle sieht. Jede Fassung wird je Lauf einmal gestellt und zählt wie eine Frage im Chat. Die Unterhaltungen eines Laufs erscheinen nicht im Chat-Verlauf, ihre Antworten stehen im Lauf. Ein Ergebnis, das Zahlen aus einer Tabelle trägt, die du nicht siehst, bleibt verborgen. Den Antworttext des Chats sieht nur, wer den Lauf gestartet hat, weil er mit dessen Rechten entstand; alle anderen sehen die Abfrage und die Zeilen. Die Soll-Abfrage rechnet bei jedem Lauf auf dem aktuellen Stand, neue Daten machen eine Prüffrage also nicht falsch. Verglichen wird ohne KI; was sich nicht automatisch entscheiden lässt, etwa eine Antwort mit einer Spalte mehr oder Werte, die nur mit vertauschten gleichartigen Spalten passen, bewertest du selbst.
  • Ein Abfrage-Ergebnis umfasst höchstens 2000 Zeilen, darüber wird es als gekappt ausgewiesen. Eine Abfrage, die länger als 8 Sekunden rechnet, wird abgebrochen.
  • Ein Diagramm aus einer Abfrage übernimmt der Chat auf Wunsch in ein Word-, PDF- oder PowerPoint-Dokument, auch aus einer früheren Antwort desselben Chats. Die Zahlen kommen dabei aus dem Abfrage-Ergebnis, nie aus einer Abschrift. Word und PDF zeigen das Diagramm als Bild, gezeichnet wie im Chat, aber immer hell. PowerPoint bekommt ein bearbeitbares Diagramm, nur Treemap und Trichter kommen als Bild. Eine Kennzahl steht im Dokument als Text. Aus einem anderen Chat oder in der Kopie eines geteilten Chats lässt sich das Diagramm nicht übernehmen; dort stellst du die Abfrage neu.
  • Im Chat sieht das Modell je Tabelle höchstens 40 Spaltennamen. Bei breiteren Tabellen bleibt der Rest ungenannt, und es kann von sich aus nicht damit rechnen.
  • Zahlen und Datumswerte erkennt KontorStack beim Hochladen selbst, auch deutsche Schreibweisen wie „1.234,56“, „1.234,56-“ und „30.06.2026“. Eine Spalte gilt aber nur dann als Zahl oder Datum, wenn jeder einzelne Wert lesbar ist. Steht in einer Betragsspalte auch nur einmal „k.A.“, bleibt die ganze Spalte Text; der Bericht nach dem Upload nennt die Spalte, die Anzahl und ein Beispiel. So fehlt in einer Summe nie still ein Wert.
  • Kennungen mit führenden Nullen (Postleitzahl, Kundennummer) bleiben bewusst Text. Ist eine Schreibweise nicht eindeutig, etwa „1.234“ ohne eine zweite Spalte mit Dezimalkomma, bleibt die Spalte ebenfalls Text.
  • Im Reiter „Abfrage“ der Tabellenseite liegen weiterhin alle Werte als Text vor; die erkannten Typen gelten für Fragen im Chat.
  • Neue Zahlen zu einer bestehenden Tabelle kommen über „Daten hinzufügen“, nicht über ein zweites „Tabelle hochladen“: gibt es den Namen im Ordner schon, bietet der Dialog „Stattdessen Daten hinzufügen“ an. Die Tabelle merkt sich, wie geladen wird. Neue Spalten der Datei nimmst du auf oder lässt sie weg; fehlt eine bekannte Spalte, bleibt sie in den neuen Zeilen leer.
  • „Abgleichen“ behält je Schlüssel genau eine Zeile, die jüngste. Bringt eine Datei einen Schlüssel noch einmal, der schon in der Tabelle steht, fällt die ältere Zeile weg; die Prüfung sagt vorher, wie viele, und der Stand in der Historie nennt sie als „entfernt“.
  • Auf einen früheren Stand zurücksetzen dürfen vorerst nur Admins. Zurücksetzen löscht nichts, es legt einen neuen Stand an.
  • Tabellen, die aus einer Datei im Wissen entstanden, bekommen kein „Daten hinzufügen“: sie bauen sich neu auf, wenn die Datei neu eingelesen wird.
  • Kommt ein Spaltenname in der Kopfzeile doppelt vor (SAP-Exporte tun das), bekommt die zweite Spalte eine Nummer, etwa „Länderkennzeichen_2“. Der Bericht nach dem Upload nennt jede solche Spalte.
  • Beim Hochladen über „Tabelle hochladen“ werden Zeilen mit zu wenigen oder zu vielen Feldern abgewiesen, nicht aufgefüllt und nicht beschnitten. Sie stehen mit Zeilennummer und Grund im Bericht.
  • Eine Tabelle gehört zu einem Ordner und gilt nur für die, die diesen Ordner sehen dürfen, in der Liste wie im Chat. Eine Tabelle, die aus einer Datei im Wissen entstand, gehört zum Ordner dieser Datei und hat genau dessen Sichtbarkeit: liegt die Datei in einem privaten Ordner oder in deinem persönlichen Eingang, sieht sie niemand sonst.
  • Die Kennzeichnung „Nur intern“ an einem Datenprodukt beschreibt heute eine Absicht, keine Sperre. Abfragen von der Tabellenseite und aus dem Chat laufen an ihr vorbei, ohne geprüft oder vermerkt zu werden. Geprüft und protokolliert wird nur der Zugriff eines externen KI-Werkzeugs, und auch der wird bisher bloß mitgeschrieben, nicht aufgehalten.
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Skills

Ein Skill sieht nur, was die Person, deren Nachricht ihn auslöst, selbst sehen darf. Seine Wissens-Verknüpfung wirkt nur in einem Agenten oder Prozess, die Rechteprüfung läuft dort genauso wie im Chat ohne Skill und wird dadurch nie ausgeweitet. Mitgeschrieben wird, welcher Skill wie oft angesprungen ist und wer ihn ausgelöst hat. Dazu kommen Zähler je Skill und Tag, ohne Inhalt der Chats und ohne Person. Wer den Skill ändern darf, sieht auf der Skill-Seite über „Zuletzt“, wie oft er genutzt wurde, und beim Zeigen darauf, wie oft davon per @ oder Name. An einer Antwort wird gespeichert, welche Skills mitgewirkt haben (Name und Weg), damit „Mit Skill …“ das Neuladen überlebt; sehen kann das nur, wem der Chat gehört. „Automatisch verwenden“ steht je Person und Skill und fällt weg, wenn sie den Skill nicht mehr sieht. Wer einen Skill mit wem geteilt hat, steht im Protokoll der Freigaben; Namen und Rollen sieht jede Person, die den Skill sieht, E-Mail-Adressen nur, wer ihn verwalten darf. Wo es aufhört:
  • Von selbst feuern nie mehr als drei Skills gleichzeitig, selbst wenn mehr thematisch passen würden. Per @ wählst du zusätzlich bis zu drei selbst. Sind sie gewählt, bietet die Liste keine weiteren an, bis du einen herausnimmst.
  • @ gibt es am Rechner und auf dem Handy (dort auch über +). Ein per @ gewählter Skill bleibt als Chip über dem Eingabefeld stehen und gilt für jede weitere Nachricht, bis du ihn herausnimmst. @ und Namen im Satz zusammen laden höchstens drei Skills je Nachricht.
  • Ein Chip, dessen Skill du nicht mehr nutzen darfst (nicht mehr geteilt, gelöscht, wieder Entwurf), wird nicht angewendet. Der Chip zeigt das, ein Satz über dem Eingabefeld sagt es, die Antwort entsteht ohne ihn.
  • Der Name im Satz wirkt nur mit dem Wort „Skill“ direkt davor oder dahinter („nimm den Skill Sales Reporting“, „use my sales reporting skill“) und nur als ganzes Wort, Groß- und Kleinschreibung und Bindestriche sind egal. Ohne das Wort bleibt ein Name ein gewöhnliches Wort: „Prüf das Angebot“ lädt den Skill „Angebot“ nicht. Nennst du „den Skill X“ und gibt es für dich keinen Skill X, steht über der Antwort ein Satz dazu, und sie entsteht ohne Skill. Der Satz ist derselbe, wenn es den Skill gibt, er aber nicht mit dir geteilt ist: er verrät nie, ob es einen Skill dieses Namens gibt.
  • Von selbst entscheidet allein deine aktuelle Nachricht, nicht das bisherige Gespräch. Derselbe Skill kann in der einen Nachricht anspringen und in der nächsten wegfallen.
  • Referenziert ein Skill eine Integration, die zum Zeitpunkt des Feuerns nicht verbunden ist, wird diese Freigabe stillschweigend übersprungen. Der Skill feuert trotzdem, nur ohne dieses Werkzeug, ohne Hinweis im Chat.
  • „Skill verbessern“ im Chat schickt nichts von selbst: es zeigt den Vorschlag aus dem Gespräch zuerst dir, erst „Senden“ legt ihn bei der verantwortlichen Person an. Sie liest genau diesen Text, prüf ihn also auf Inhalte, die sie nicht sehen soll. Den Namen des Skills ändert ein solcher Vorschlag nie.
  • „Verbessern“ schreibt nichts von selbst. Erst „Übernehmen“ setzt den Text ins Feld, gespeichert wird erst, wenn du das Feld verlässt. Verweise auf Ordner und Integrationen in den Anweisungen bleiben genau erhalten; hätte ein Vorschlag sie verändert, wird er verworfen.
  • „Springt er hier von selbst an?“ prüft nur, ob die KI den Skill bei diesem Satz von selbst nähme, nicht, wie die Antwort aussähe. Wie die Antwort aussieht, zeigt „Im Chat fragen“ unter „Ausprobieren“: das ist ein echter Chat und zählt wie jeder andere.
  • Einen Entwurf kannst du noch nicht im Chat ausprobieren: der Chat lädt nur veröffentlichte Skills. „Im Chat fragen“ führt im Entwurf deshalb zuerst zu „Veröffentlichen“ oben auf der Seite; veröffentlichst du dort, geht die getippte Frage danach von selbst in den Chat, und nur du nutzt den Skill, bis du ihn teilst. Die Prüfung „Springt er hier von selbst an?“ geht schon im Entwurf.
  • Ein Skill-Entwurf, den die KI selbst über ein Werkzeug anlegt, feuert nie. Er bleibt aus dem Routing heraus und für Kolleginnen unsichtbar, steht dir selbst aber in deiner Skill-Liste mit gestrichelter Kachel und „Entwurf“. Dort sitzt auch der Knopf „Veröffentlichen“, und nur ein Mensch kann ihn drücken. Auch wer selbst anlegt, bekommt zuerst einen Entwurf: erst „Veröffentlichen“ auf der Seite des Skills macht ihn nutzbar (nur für dich, bis du ihn teilst). Auch dafür braucht er Name, „Wann einsetzen“ und Anweisungen.
  • Wer einen Skill nicht mit sich geteilt hat, sieht ihn nicht, auch die Administratorin nicht, und findet ihn weder in der Liste noch unter @ noch beim Namen. Ein Skill, der auf Personen oder Abteilungen eingeschränkt ist, gilt nur für sie und die Besitzerin. „Alle in ‹Firma›“ öffnet und „Kann bearbeiten“ vergibt nur die verantwortliche Person.
  • Überträgst du die Verantwortung für einen Skill, behältst du „Kann bearbeiten“.
  • In einem fest eingerichteten Agenten prüft die Plattform keine Ähnlichkeit: die dort hinterlegten Skills feuern immer, unabhängig vom Thema des Laufs.
  • Eine Wissens-Verknüpfung wirkt nur, wenn ein Agent oder Prozess den Skill fest nutzt. Im Chat, auch per @, ändert sie nichts an der Suche. Sie erweitert nie die Rechte: sie liefert nur, was die fragende Person ohnehin selbst sehen darf.
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Prozesse

Ein Prozess arbeitet mit den Rechten der Person, für die er läuft. Er sieht nicht mehr als sie. Welcher Anbieter und welche Zone einen KI-Schritt rechnen, entscheidet das gewählte Modell und das Anthropic-Deployment der Firma, genau wie im Chat. Was er an jeder Station getan hat, steht im Protokoll des Laufs. Schritte, die nach außen wirken, können hinter eine Freigabe gelegt werden, damit ein Mensch vorher zustimmt. Wo es aufhört:
  • Es gibt keinen Start per Webhook. Die Zeile steht im Auswahlmenü, ist aber abgeschaltet und mit „bald“ gekennzeichnet.
  • Ein Prozess reagiert nicht sofort auf ein Ereignis. Die Plattform fragt in Abständen nach, im Regelfall etwa jede Minute.
  • Nur vier Dienste können überhaupt ein Ereignis auslösen: Outlook, Gmail, Notion und Shopify. Andere Verbindungen kann ein Prozess benutzen, aber nicht starten.
  • Nicht jeder Baustein ist überall sichtbar. Einige sind bewusst aus der Auswahl genommen, andere brauchen eine Freischaltung für eure Firma.
  • Der Baustein „Agent“ wählt sein Modell unter „Modell & Verhalten“ aus derselben Liste wie der Chat. Ein Modell, das für eure Firma nicht freigegeben ist, lässt den Lauf mit einem klaren Satz scheitern; es wird nie still ein anderes genommen.
  • Ein Prozess liegt in genau einem Bereich. Mehrere Bereiche gleichzeitig sind nicht vorgesehen, und zwei Bereiche lassen sich nicht zusammenlegen: dafür ziehen die Prozesse um und der leere Bereich wird gelöscht.
  • Ältere Fassungen eines Prozesses lassen sich nicht wiederherstellen.
  • Die Leiste „Ausführungen“ ist eine Anzeige, kein durchgesetztes Kontingent. Sie zählt alle bisherigen Läufe, nicht die dieses Monats.
  • Der Baustein „Code“ nimmt höchstens fünf Dateien aus dem Wissen entgegen, jede bis 512 MB und zusammen bis 1024 MB. Eine größere Datei lehnt der Schritt ab, statt sie stillschweigend abzuschneiden.
  • Der Baustein „Code“ bekommt standardmäßig 512 MB Arbeitsspeicher. Wer eine große Datei einliest, stellt unter „Erweitert“ mehr ein, höchstens 2048 MB; als Faustregel etwa das Fünffache der Dateigröße. Große Schritte belegen Kapazität, die dann anderen Läufen fehlt. Laufen gerade zu viele, wartet der Schritt mit einer klaren Meldung, statt still zu scheitern.
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Agenten (Beta)

Das gewählte Modell entscheidet, bei welchem Anbieter und in welcher Zone der Agent rechnet, genau wie die Modellwahl im Chat; das Anthropic-Deployment der Firma gilt auch für jeden Lauf des Agenten. Ein Agent sieht nur, was sein Besitzer heute sehen darf, geprüft bei jedem einzelnen Lauf, nicht als einmaliger Schnappschuss beim Anlegen. Verliert der Besitzer ein Recht, verliert der Agent es im selben Moment. Wer einen Agenten benutzen darf, bekommt Antworten aus dem Wissen des Besitzers, kann dessen Bereiche aber weder selbst durchsuchen noch öffnen. Was ein Agent in seiner Ablage speichert, sieht jeder, der den Ordner sieht, auch wenn es aus einem vertraulichen Gespräch stammt. Wo es aufhört:
  • Der Eintrag trägt „(Beta)“. Agenten sind in Benutzung, aber jünger und weniger abgehangen als der Rest der Plattform.
  • Es gibt noch keinen Zeitplan. Ein Agent arbeitet nur, wenn ihn jemand anspricht oder ein Prozess-Schritt ihn aufruft, nicht von selbst zu einer festen Uhrzeit. Auf der Fläche steht an dieser Stelle „Bald“.
  • Über Slack ist ein Agent heute nicht erreichbar. Verbinden lässt sich in der Oberfläche nur die Direktnachricht, Kanal-Erwähnungen bietet die Fläche gar nicht an. Und auch die Direktnachricht kommt nicht an: der Eingang für Slack weist jede Nachricht ab, solange das Signatur-Geheimnis nicht auf dem Server hinterlegt ist, und hinterlegt ist es nicht.
  • Geliehen wird nur das Wissen. Prozesse und Skills werden bei jedem Lauf gegen die Rechte der fragenden Person geschnitten: einen Prozess, den ein Kollege selbst nicht starten darf, startet der Agent auch für ihn nicht, und ein Skill, den er nicht sehen darf, fällt aus der Ausstattung heraus.
  • Höchstens 10 Dateivorlagen je Agent. Eine Vorlage mit [Platzhaltern] (zum Ausfüllen) geht nicht in Agenten, nur im Chat unter „Dokument erstellen“.
  • Dateivorlagen werden wie Prozesse und Skills gegen die fragende Person geprüft: eine angehängte Vorlage, die sie selbst nicht sieht, lernt sie weder mit Namen noch mit ihrem Satz „Wann einsetzen“ kennen, auch nicht im Editor. Braucht der Agent für eine Datei nur solche Vorlagen, bekommt sie „Eine Vorlage dieses Agenten ist für dich nicht freigegeben.“ statt der Datei, nie eine Datei in einem anderen Design. Der Editor zeigt der Besitzerin an jeder angehängten Vorlage, wenn nicht alle, die den Agenten nutzen, sie sehen. Hat der Agent eine Vorlage für Präsentationen oder Word, gilt sie vor dem Firmenstandard.
  • Pro Lauf reisen höchstens 12 Prozesse mit. Verbinden lässt sich mehr, mitgenommen wird der Anfang der Liste, die Reihenfolge ist deshalb die eigentliche Auswahl.
  • Ein Agent kann keinen zweiten Agenten aufrufen. Die Fläche bietet dafür kein Bedienelement an, weil eine solche Verbindung heute nirgends gelesen würde.
  • Solange ein Agent Entwurf ist, antwortet er nur seinem eigenen Ersteller. Jeder andere Weg, auch über MCP und aus einem Prozess heraus, wird abgelehnt, bis er in Dienst gestellt ist.
  • Verliert der Besitzer den Zugriff auf einen angehakten Ordner, fällt genau dieser Ordner aus jedem Lauf, auch aus den Läufen der Kollegen. Wird der Besitzer dagegen deaktiviert, ruht der ganze Agent, bis ihn jemand ausdrücklich an eine andere Person übergibt.
  • Der Agent schreibt sich während eines Laufs selbst Notizen; im Gedächtnis steht also nicht nur, was ein Mensch eingetragen hat. Was niemand anheftet, verfällt 90 Tage nach der letzten Nutzung: was in einen Lauf mitreist, bleibt weitere 90 Tage, was 90 Tage lang in keinen Lauf reist, verschwindet.
  • Es gibt keine Kostenanzeige in Euro, nur Token-Zahlen eines zurückliegenden Zeitraums.
  • „Arbeitsweise“ und „Modell“ sind zwei getrennte Zeilen. „Schnell“ tauscht kein Modell, es kürzt nur die Recherche auf 5 Runden. Wer ein sparsameres Modell will, wählt es in der Zeile „Modell“.
  • Ein Modell, das für eure Firma nicht freigegeben ist, etwa nach dem Umstellen des Anthropic-Deployments in den Einstellungen, lässt jeden Lauf mit einer Absage enden. Die Bereitschafts-Leiste sagt das vorher.
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Postfach

Das Postfach hat keinen eigenen Speicher, es zeigt an, was anderswo schon steht: die offenen Freigaben der Prozesse und die Änderungsvorschläge an deinen Skills. Sichtbar ist ausschließlich, was zu deiner Firma gehört. Bei Prozess-Freigaben ist das Administratorrecht die einzige weitere Hürde, nicht die Frage, wem der Prozess gehört. Ein Mail-Entwurf zeigt dir Empfänger, Betreff und den ganzen Text so, wie der Prozess ihn gebaut hat. Verschickt wird er erst durch deinen Klick, und was du im Textfeld änderst, geht genau so hinaus. Wo es aufhört:
  • Freigaben aus Prozessen sehen nur Administratorinnen und Administratoren. Wer das Recht nicht hat, sieht keine einzige davon und keinen Hinweis darauf, dass etwas ausgeblendet wurde. Änderungsvorschläge an eigenen Skills erscheinen trotzdem, dafür braucht es kein Administratorrecht.
  • Umgekehrt gilt keine feinere Trennung: jede Administratorin sieht jede offene Freigabe der Firma, auch aus Prozessen anderer Leute, samt vollständigem Text eines Mail-Entwurfs. Es wird weder nach Verantwortlichem noch nach Abteilung gefiltert.
  • Es ist kein E-Mail-Postfach. Es nimmt von außen nichts entgegen, weder Mails noch Anhänge.
  • Geteilte Objekte landen nicht hier. Wenn dir jemand eine Chat-Stelle, einen Skill, eine Quelle oder einen Ordner gibt, erscheint das unter „Geteilt mit dir“ in der linken Leiste.
  • Jede Freigabe hat eine Frist, die der Prozess vorgibt. Läuft sie ab, entscheidet das System an deiner Stelle mit Nein. Bei einem Schritt „Freigabe“ endet der Lauf dann in der Standardeinstellung; bei einem Mail-Entwurf geht nur die Mail nicht hinaus, die folgenden Schritte laufen weiter. Dasselbe gilt, wenn du selbst ablehnst.
  • Ein Änderungsvorschlag an einem Skill wird nicht hier entschieden. Der Klick springt auf die Freigabeseite des Skills, das Postfach zeigt ihn nur an.
  • Es gibt keine Textsuche. Links stehen vier Ordner nach Zustand („Wartet auf dich“, „Erledigt“, „Abgelaufen“, „Abgelehnt“), und du kannst auf einen Absender einschränken. Innerhalb eines Ordners ist die Liste nach Datum sortiert.
  • Entschieden ist entschieden. Nach dem Freigeben oder Ablehnen verschwinden die Knöpfe, ein zweiter Klick ist nicht möglich.
  • Ein Lauf, der auf deine Freigabe wartet, übersteht einen Neustart der Prozess-Schicht nur, wenn der Wartepunkt direkt im Prozess liegt. Sitzt er in einer Verzweigung oder einer Schleife, war ein anderer Schritt mitten in der Ausführung, oder war es ein Testlauf, gilt der Lauf als unterbrochen. Seine Freigabe bleibt dann sichtbar, trägt aber keine Knöpfe mehr.
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Integrationen

KontorStack sieht über eine Integration genau das, was das verbundene Konto beim Anbieter selbst sehen darf, nicht mehr. Das ist eine Aussage über das Konto, nicht über die fragende Person: Gibt eine Administratorin einen API-Schlüssel für die Firma frei, sprechen alle mit diesem einen Schlüssel und sehen, was er sehen darf, auch ohne eigenes Konto. Ein eigener Zugang geht dem geteilten immer vor. Bei den meisten Anbietern bleibt eine Antwort flüchtig: Sie fließt in das laufende Gespräch und wird nirgends gespeichert oder indiziert. Zwei Ausnahmen: Bei Microsoft 365 landet eine Kopie dauerhaft im Wissen, mit derselben Rechteprüfung wie dort; beim SharePoint der Firma liegt sie im Data Lake und wird erst durchsuchbar, wenn ihre Bibliothek in der Wissensdatenbank ist. Und für HubSpot, Asana und Shopify kann eine Administratorin unter Einstellungen den Schalter „Firmen-Quellen abgleichen“ einschalten; dann merkt sich KontorStack aus diesen Systemen Stammdaten wie Namen, Kennungen und Zuständigkeiten. Ab Werk ist dieser Schalter aus, und Preise, Bestände, Bestellungen, Kommentare und Notizen holt er nie. Wo es aufhört:
  • Nur Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive) landet dauerhaft im Wissen. Jeder andere Anbieter wird bei jeder Frage neu abgefragt.
  • Google Ads kann ausschließlich lesen. Keine Kampagne, kein Budget, keine Anzeige lässt sich darüber ändern.
  • Google Ads antwortet außerdem nicht live, sondern aus regelmäßig abgeglichenen Zahlen, und die Keyword-Historie beginnt erst, wenn du das Konto einschaltest, nicht rückwirkend.
  • Granola, Miro und Gmail sind ebenfalls nur lesend angebunden.
  • Teams kann seit dem 13. September 2026 auch senden, Chats und Kanäle anlegen und Planner-Aufgaben anlegen, ändern und löschen. Chats, Kanäle und Nachrichten löscht KontorStack nicht; von Besprechungen liest es das Transkript, nie die Aufzeichnung.
  • Über Asana, Pipedrive und Stripe wird nichts gelöscht: Es gibt Werkzeuge zum Anlegen und Ändern, aber keines zum Entfernen. Bei Asana beschränkt sich das Schreiben auf Aufgaben; Projekte kann KontorStack nur lesen.
  • Eine neue Outlook-Mail, eine Weiterleitung oder einen Entwurf an Adressen außerhalb eurer Firma, auch als Blindkopie, sendet KontorStack über Claude oder ChatGPT erst, nachdem du den externen Versand ausdrücklich bestätigt hast. Antworten gehen ohne diese Rückfrage an die Beteiligten der Unterhaltung, eine Abmeldung an die Adresse des Newsletters.
  • In Outlook löscht KontorStack höchstens einen einzelnen Kontakt, und nur nachdem du den Namen bestätigt hast. Mails wandern in den Papierkorb, nie endgültig weg; Ordner und Kategorien werden nur angelegt, nicht gelöscht. Das Firmenverzeichnis kann eine Administratorin getrennt vom Adressbuch abschalten.
  • Dateien in OneDrive und SharePoint löscht KontorStack nie; es legt ab, verschiebt, kopiert und holt frühere Versionen zurück, immer mit deinen Rechten. Freigabelinks gelten standardmäßig nur für die Firma; einen Link für jedermann gibt es nur auf ausdrücklichen Wunsch und wenn eure SharePoint-Richtlinie ihn erlaubt. Eine Administratorin kann das Freigeben getrennt abschalten.
  • In OneNote löscht KontorStack höchstens eine einzelne Seite nach Bestätigung des Titels; Notizbücher und Abschnitte bleiben. Seiten mit Bildern oder Dateien werden ergänzt, nie ersetzt.
  • Ein OAuth-Konto (etwa Microsoft, Google, HubSpot, Slack) bleibt an die Person gebunden, die es verbunden hat, und lässt sich nicht als Zugang der Firma teilen. Nur ein per API-Schlüssel verbundenes Konto kann eine Administratorin für alle freigeben.
  • Bei Microsoft 365 und bei Google Drive reicht die erste Anmeldung nicht für jede spätere Fähigkeit. Fehlt ein Recht, steht in der Liste „Aktualisieren“ und auf der Anbieterseite „Dein Konto braucht ein neues Recht“; du meldest dich dann über „Neu verbinden“ mit demselben Konto erneut an.
  • Die gebündelte Suche „Unternehmenswissen“ im „+“-Menü des Chats fragt nur Microsoft 365, Google, Notion und Granola ab, nicht jede verbundene App.
  • Bricht eine schreibende Aktion nach dem Absenden ab, sagt KontorStack, dass der Ausgang unbekannt ist, statt sie zu wiederholen. Dann im Zielsystem nachsehen.
  • Beim SharePoint der Firma kommt eine Bibliothek, die nur im Data Lake liegt, nicht in die Antworten. Erst „In die Wissensdatenbank“ oder „Fortlaufend halten“ an der Bibliothek ändert das; „Fortlaufend halten“ nimmt nur Neues und Geändertes ab dann, den Bestand nimmst du über „In die Wissensdatenbank“ dazu.
  • Eine Probedosis gibt es nur über „SharePoint-Link einfügen“: dort startet eine Bibliothek mit einer Probedosis. Sind darin zu viele Dateien nicht lesbar, lehnt der Inhaltsfilter des KI-Anbieters etwas ab oder wird es je Datei zu teuer, hält die Aufnahme an, bis eine Administratorin „Rest trotzdem aufnehmen“ wählt.
  • „In die Wissensdatenbank“ oben im Reiter „Bibliotheken“ oder im Menü und im Detailbereich einer Bibliothek nimmt genau so viele Dateien auf, wie du im Dialog festlegst, ohne Probedosis und ohne Prüfung von Kosten, Lesbarkeit oder Inhaltsfilter; danach hält der Lauf an. Den übrigen Bestand nimmst du mit einem weiteren Lauf dazu; von selbst kommen in einer fortlaufenden Bibliothek nur neue und geänderte Dateien. Auch „Fortlaufend halten“ prüft nichts vorab.
  • Kommen in einer fortlaufenden Bibliothek auf einmal sehr viele neue oder geänderte Dateien an, wartet die Aufnahme auf „Freigeben“; bis dahin bleiben die bisherigen Fassungen mit aktuellen Rechten suchbar. Löschen und das Entfernen aus der Wissensdatenbank warten nie.
  • Kann KontorStack die Rechte einer Datei nicht lesen, sieht sie niemand, bis die nächste Runde sie gelesen hat. Die Bibliothek zeigt diese Dateien als rote Zeile.
  • „Aus der Wissensdatenbank nehmen“ entfernt die Fundstellen einer Bibliothek aus den Antworten. Die Dateien bleiben im Data Lake, in SharePoint ändert sich nichts.
  • Ausgelassene Ordner und Dateitypen (etwa .msg und .eml) verlassen nur die Wissensdatenbank und bleiben im Data Lake. Eine in SharePoint gelöschte Datei verlässt beides.
  • Die Prüfung eines Links nennt Kosten nur, wenn für eure Firma schon ein Preis je Datei gemessen ist. Sonst zeigt die Probedosis die Kosten.
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Dateiserver

KontorStack baut keine Verbindung in euer Netz auf. Das Programm auf eurem Server fragt bei uns nach Aufträgen und schickt die Antwort zurück, deshalb genügt eine ausgehende Verbindung und keine Öffnung von außen. Euer Netz verlässt nur, wonach gefragt wurde: bei einer Auflistung die Namen, Größen und Daten der Einträge, beim Lesen der gelesene Ausschnitt, beim Ansehen einer Datei diese Datei für diese eine Antwort. Es gibt keinen Abgleich und keine Kopie eures Bestands. Der private Schlüssel des Servers entsteht auf dem Server und bleibt dort; bei uns liegt nur der öffentliche Teil. Vom Anmeldecode speichern wir nur einen Prüfwert, und nach der Anmeldung wird auch der gelöscht. Jede Anfrage steht mit Zeitpunkt, Art, Pfad, Ergebnis und der Person, die gefragt hat, unter „Zugriffe“. Bei einer gelesenen Textdatei gehört der Ausschnitt zu dieser Zeile, die Rohdaten einer angesehenen Datei werden nach der Zustellung daraus entfernt. Diese Spur hält nicht ewig, und sie läuft in zwei Stufen ab: nach 7 Tagen wird das Ergebnis einer Anfrage geleert, nach 180 Tagen verschwindet die Zeile ganz. Das Protokoll bleibt also ein halbes Jahr lesbar: wer, wann, was, mit welchem Ausgang. Der gelesene Inhalt ist schon nach einer Woche weg. Abschalten wirkt sofort; die verbliebene Zugriffs-Historie bleibt und läuft danach nach denselben Fristen ab. Wo es aufhört:
  • Nur lesen. Auflisten, suchen, Größe und Änderungsdatum ansehen, Inhalt lesen. Es wird nie geschrieben, verschoben oder gelöscht.
  • Im Chat lässt sich der Dateiserver nicht von Hand einschalten. Der Weg führt heute über einen Prozess, in dem das Werkzeug ausgewählt ist.
  • Ein Skill bringt den Dateiserver nicht mit. Die Skill-Brücke verlangt ein verbundenes Konto, und der Dateiserver hat keines: seine Anmeldung hängt am Gerät. Nimm auch dafür einen Prozess.
  • Es zählt ein Server. Legst du mehrere Verbindungen an, benutzt die Plattform die zuletzt angemeldete aktive.
  • Freigeben und Zuweisen sind zwei Schritte. Wer keinem Ordner zugewiesen ist, bekommt eine Absage, auch als Administratorin.
  • Ein Prozess liest mit der Identität der Person, unter der er läuft: wer ihn startet, sonst der Verantwortliche des Prozesses. Ist diese Person keinem Ordner zugewiesen, bekommt der Lauf dieselbe Absage.
  • Gesucht wird nach Dateinamen, Endung, Änderungsdatum und Größe, nicht im Inhalt der Dateien. Jede Suche braucht einen der freigegebenen Ordner als Ausgangspunkt.
  • Ein ganzes Laufwerk lässt sich nicht freigeben. Freigegeben wird immer ein benannter Ordner, und Unterordner sind darin eingeschlossen. Wer „C:\“ einträgt, bekommt eine Absage mit dem Hinweis auf den Ordner darunter.
  • Pfade werden getippt, absolut und so, wie sie auf dem Server heißen. Kein „~“, keine relativen Angaben, keinen Ordnerbaum zum Anklicken. Eine Freigabe schließt dafür alles darunter ein, beliebig tief.
  • Antwortet der Server nicht innerhalb von 15 Sekunden, kommt eine klare Absage. Es wird nicht still auf das Wissen ausgewichen.
  • Dateien wandern nicht ins Wissen. Sie werden für eine Antwort gelesen und sind danach nicht durchsuchbar.
  • Die Gültigkeits-Regel eines Ordners ordnet ein, sie sperrt nichts. Ein überholtes Dokument verschwindet nicht aus dem Ergebnis, sondern wird als überholt ausgewiesen. Wer ausdrücklich nach einer alten Fassung fragt, bekommt sie. Wer etwas sehen darf, entscheiden weiterhin allein Freigabe und Zuweisung.
  • „Jüngste gilt“ urteilt nach Dateiname und Änderungsdatum, nicht nach dem Inhalt. Es gibt keinen Freigabestatus und keine Versionsnummer im Dokument, die wir lesen könnten. Ein Wort wie „alt“, „veraltet“ oder „überholt“ im Dateinamen wiegt dabei schwerer als das Datum. Eine Datei, die jemand umbenannt hat, wäre sonst allein dadurch die neueste.
  • Eine Datei wird für die Antwort ganz angesehen, auch wenn sie dafür in mehreren Stücken vom Server geholt werden muss. Ab 20 MB geht das nicht mehr; dann sagt die Antwort ausdrücklich, dass der Inhalt nicht gelesen wurde, statt ihn aus dem Dateinamen zu erraten. Bei einem PDF mit mehr als 100 Seiten kommt statt des Originals ein Textauszug mit Seitenzahlen: der Inhalt ist da, Layout, Tabellen und Abbildungen fehlen. Ein eingescanntes PDF ohne Texterkennung gibt auch das nicht her.
  • Word, Excel und PowerPoint kommen als Text an, und eine Tabelle bleibt dabei eine Tabelle: Zeile für Zeile, Spalte für Spalte, verbundene Zellen aufgefüllt, eine leere Zelle bleibt sichtbar leer. Kopf- und Fußzeilen sind als solche gekennzeichnet, Überschriften behalten ihre Ebene. Schriftschnitte, Seitenumbrüche und eingebettete Bilder gehen dabei verloren; ein PDF wird dagegen als Ganzes angesehen, mit Layout.
  • Das Installationspaket kommt nicht in jedem Fall aus der Seite. Ist keines hinterlegt, sagt sie das und verweist auf KontorStack; ist eines da, aber nicht signiert, steht auch das dort, und Windows warnt bei der Installation.
  • Ordner auf einem anderen Server als dem, auf dem das Programm läuft, sind offen. Das Dienstkonto tritt im Netz ohne eigene Identität auf; ob es damit an eine Freigabe kommt, ist nicht gemessen. Bis dahin gilt: auf der Maschine mit den Dateien installieren, nicht daneben. Ob es im Einzelfall doch klappt, seht ihr an der Selbstprüfung in der Serverkarte, ohne raten zu müssen.
  • Es gibt keine automatische Aktualisierung. Ein Dienst, der sich unbeaufsichtigt selbst ersetzt, würde entscheiden, wann euer Fileserver seinen Dienst neu startet. Das bleibt eure Entscheidung. Wer kontorstack update tippt, braucht Administratorrechte, weil dabei der Dienst ausgetauscht wird. Auf einem Server, der nie angemeldet wurde, sagt der Befehl das und verweist auf den Link aus den Einstellungen.
  • Ein nicht signiertes Paket wird an den Dienst gar nicht ausgeliefert. Über die Oberfläche kann ein Mensch es bewusst laden und installieren; kontorstack update lehnt es ab, weil dort niemand mitentscheidet.
  • Läuft auf dem Server schon ein Connector, wird die alte Fassung nicht deinstalliert. Das Paket ersetzt sie selbst, und Dienst, Freigaben und Anmeldung bleiben dabei erhalten. Wer vorher deinstalliert, nimmt dem Kunden seinen Dateiserver weg und steht ohne Rückweg da, falls beim Neuinstallieren etwas klemmt.
  • Der Link zur Zero-Touch-Installation gilt 30 Tage, der Anmeldecode darin nur eine Stunde. Jedes Öffnen des Links erzeugt einen frischen Code und macht die vorher heruntergeladene Datei unbrauchbar: benutzt also die zuletzt geladene. Wer den Link weitergibt, gibt den Zugang weiter; sobald der Server angemeldet ist, führt er ins Leere.
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Firmen

Die Akte zeigt nur, was firmenweit sichtbare Quellen geliefert haben. Firma, Ansprechpartner und Vorgänge sind Angaben aus dem CRM und deshalb für alle im Unternehmen sichtbar. Ordner laufen durch dieselbe Rechteprüfung wie in Wissen: ein Ordner, den du nicht sehen darfst, erscheint nicht, und sein Besitzer erscheint auch nicht als zuständig. Aus deinem Postfach fließt nichts in diese Fläche. Wenn zu einer Firma nichts dasteht, heißt das „in deiner Reichweite ist nichts verknüpft“, nicht „es gibt nichts“; genau so steht es auch auf der Seite. Wo es aufhört:
  • In der Navigation gibt es keinen Eintrag. Du kommst über die Suche hinein oder über die Adresse, sonst nicht.
  • Firmen und Ansprechpartner entstehen nur aus HubSpot oder aus einer Eintragung von Hand. Wer ausschließlich in einer Mail vorkommt, taucht hier nicht auf.
  • Mail und Kalender speisen die Firmenakte nie, auch nicht die Absender-Domain. Persönliche OneDrive-Ordner ebenfalls nie. Der Grund ist keine Bequemlichkeit, sondern der Bauplan: eine Verknüpfung erbt die Sichtbarkeit ihrer Quelle, und ein Postfach ist persönlich. Deshalb kann aus dem Schriftverkehr einer Person nie eine firmenweit sichtbare Zeile werden.
  • Ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse wird übersprungen. Ohne Adresse gibt es keinen eindeutigen Schlüssel, und geraten wird nicht.
  • Aus einer Freemail-Adresse wie gmx.de oder gmail.com wird nie eine Firma. Ein Kontakt mit so einer Adresse steht nur dann in einer Akte, wenn das CRM ihn dort ausdrücklich einer Firma zuordnet.
  • Steht der Schalter an, ist aber kein CRM verbunden, bleibt das Verzeichnis leer und die Handanlage ist zugleich gesperrt. Der Weg heraus ist, den Schalter wieder auszuschalten und von Hand einzutragen.
  • Der Abgleich fügt nur hinzu. Wechselt im CRM die zuständige Person, steht die alte weiter in der Akte; wird eine Firma dort umbenannt oder bekommt sie eine andere Domain, bleibt hier der erste Stand stehen.
  • Die Daten der Akte sind Beobachtungen. „Zuerst gesehen“ ist der Tag, an dem der Abgleich die Firma zum ersten Mal geschrieben hat, nicht der Tag, an dem sie im CRM angelegt wurde.
  • Die Zuordnung einer Firma zu einem Ordner ist ein Namensvergleich. Heißt der Ordner anders als die Firma oder ihre Domain, bleibt der Abschnitt „Ordner“ leer, obwohl es den Ordner gibt.
  • „Zuständig bei uns“ aus dem CRM erscheint nur, wenn die dort hinterlegte Adresse der zuständigen Person genau einer Anmelde-Adresse bei euch oder der Adresse ihres verbundenen Microsoft-Kontos entspricht. Sonst fehlt die Zeile, ohne dass ein Fehler gemeldet wird.
  • Das Verzeichnis zeigt höchstens 100 Firmen, die Akte höchstens 25 Ansprechpartner und höchstens 20 Vorgänge, die Chronik die jüngsten 50 Einträge. Bei der Chronik sagt die Seite ausdrücklich, wenn es mehr gibt.
  • Der Abschnitt „Zuletzt bearbeitete Dokumente“ auf der Akte eines Ansprechpartners bleibt dauerhaft leer. Die Quelle, die diese Angabe geliefert hat, wurde stillgelegt; der Abschnitt steht noch da.
  • Die Akte bewertet nicht. Es gibt keine Rangfolge, keinen Wichtigkeitswert und keine Prozentzahl. Sie datiert, mehr nicht.
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Benutzer und Abteilungen

Die Mitgliederliste ist nicht vertraulich: jedes Mitglied kann Namen, E-Mail-Adressen und Rollen der anderen lesen, auch ohne die Rolle „Admin“, nur eben nichts ändern. Was jemand sehen darf, hängt allein an seinen Abteilungen, nie an seiner Rolle. Die Funktion und die Vorgesetzten-Linie, die hier gesetzt werden, benutzt der Chat, um Fragen nach Zuständigkeiten mit Namen statt mit E-Mail-Adressen zu beantworten; die eigene Funktion darf jede Person selbst im Profil eintragen, die Vorgesetzten-Linie nur eine Administratorin. Entfernst du jemanden, wandern seine Bereiche, Ordner, Quellen, Skills und Prozesse auf die Person, die du auswählst, während seine eigenen Chats, sein Gedächtnis und seine persönlichen Konto-Verbindungen gelöscht werden und nicht wiederherstellbar sind. Sein persönlicher Eingang bleibt liegen und wandert nicht mit. Seine privaten Dateivorlagen werden gelöscht, geteilte gehören danach der Firma. Wo es aufhört:
  • Das Protokoll hält Änderungen fest, keine Lesezugriffe. Wer wann welches Dokument geöffnet hat, steht nicht darin. Es beginnt mit dem Tag seiner Einführung; ältere Änderungen sind nicht nachgetragen.
  • Der Nachweis zeigt nur Ereignisse, die seit seiner Einführung geschrieben werden; welche Handlungen schon eine Zeile schreiben, wächst mit den Bereichen der Plattform. Zeilen lassen sich weder bearbeiten noch löschen, auch nicht von einem Admin. Ein Lesezugriff auf ein Dokument in der Oberfläche steht nicht darin, ein Herunterladen oder ein Export schon.
  • Die Rechtematrix nennt auch Bereiche, die du als Admin selbst nicht siehst, mit Namen und Rechtestufen. Den Inhalt öffnet sie nicht, und private Ordner einzelner Personen stehen nicht darin.
  • Eine Abteilung trägt nur einen Namen. Eine Beschreibung und eine Leitung sind zwar vorgesehen, lassen sich in der Oberfläche aber nirgends eintragen.
  • Löschst du eine Abteilung, verliert jeder Bereich und jeder Skill, der nur an ihr hing, seine Einschränkung und steht danach der ganzen Firma offen. Der Löschdialog kündigt das Gegenteil an, nämlich verlorenen Zugriff. Eine Dateivorlage, die mit dieser Abteilung geteilt war, verliert dagegen nur diese Freigabe.
  • Entfernen ist endgültig. Die Person bleibt mit dem Status „Entfernt“ in der Liste stehen, und eine erneute Einladung an dieselbe Adresse meldet nur „Bereits Mitglied“, ohne den Zugang zurückzugeben.
  • Den letzten Admin kannst du weder herabstufen noch entfernen. Sonst bliebe die Firma ohne jemanden, der etwas einstellen darf.
  • Das Suchfeld über der Benutzerliste durchsucht nur die E-Mail-Adresse, obwohl es „Nach Name oder E-Mail suchen“ heißt. Suche nach dem Teil vor dem @.
  • Die Zähler zählen entfernte Personen mit. Wer entfernt wird, bleibt in seinen Abteilungen stehen, deshalb enthalten „x Mitglieder“ an der Abteilung und „x Benutzer“ über der Liste auch deaktivierte Konten.
  • Pro Einladung nimmt das Feld höchstens 50 Adressen an.
  • Es gibt genau zwei Rollen. Feinere Abstufungen, etwa „darf Bereiche anlegen, aber keine Rechnungen sehen“, lassen sich nicht abbilden.
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Kundenportale

Ein Gast hat kein Konto in eurer Firma, und das ist keine Sparmaßnahme, sondern die tragende Konstruktion. Sein Nachweis ist ein anderer als der eurer Mitarbeitenden: ein internes Login gilt im Portal nicht, ein Portal-Zugang gilt in der Plattform nicht. Deshalb kann ihn auch keine Funktion hereinlassen, die einen internen Nutzer erwartet, selbst wenn seine Mail-Adresse zufällig einer internen gleicht. Was er sehen darf, wird bei jeder einzelnen Frage frisch aus der Datenbank geholt und nie aus seinem Browser übernommen. Es gibt keine Angabe, mit der ein Gast seinen eigenen Bereich beeinflussen könnte. Vor dem Ausliefern läuft die Antwort noch einmal durch eine Positiv-Liste: hinaus gehen der Antworttext, die Arbeitsspur und die Zitate. Speicherpfade, SharePoint-Adressen, Absender interner Mails und Fundstellen aus nicht zitierten Dokumenten gehen nicht hinaus. Zeigt eine Antwort doch einmal auf etwas außerhalb der Freigabe, steht dort der Platzhalter „Nicht Teil dieser Freigabe“ statt eines Dateinamens. Der Gast wird gesiezt, und die Seite zeigt den Namen des Portals und den deiner Firma. Der Name der Plattform steht auf der Seite selbst nirgends, im Link und im Titel des Browser-Tabs aber schon: der Portal-Link läuft über die Adresse der Plattform, und der Tab heißt „KontorStack“. Entziehst du einen Zugang oder schaltest ein Portal ab, wirkt das beim nächsten Klick des Gastes, nicht erst am Ende seiner Sitzung. Löschst du das Portal, verschwinden Link, Gäste, Freigaben und die geführten Gespräche. Die Ordner selbst bleiben unberührt. Wo es aufhört:
  • Ein Gast kann ausschließlich fragen. Hochladen, Dokumente erzeugen, im Web suchen, Prozesse starten, Skills oder verbundene Dienste nutzen: alles nicht. Dem Portal-Chat ist genau ein Werkzeug erlaubt, die Suche im freigegebenen Wissen.
  • Es wird nichts vererbt. Freigegeben ist der angeklickte Ordner. Unterordner und der Unternehmens-Korpus kommen nicht automatisch mit, du musst sie einzeln wählen.
  • Ein persönlicher Eingang lässt sich nie freigeben, auch nicht der eigene. Der Versuch wird abgelehnt statt still übergangen.
  • Mit dem Ordner reist auch seine Projektakte. Steht dort etwas drin, geht ihr Text bei jeder Frage an den Chat, dazu die letzten 10 Fassungen mit Datum, Kurztext und dem Namen der Person aus eurem Haus, die sie geschrieben hat.
  • Der Gast sieht die Namen der freigegebenen Ordner. Sie stehen als Kacheln auf seiner Startseite, bevor er die erste Frage stellt.
  • Das Originaldokument öffnet sich nur bei PDF. Bei anderen Dateitypen bleibt es beim zitierten Wortlaut und dem Hinweis, dass es für diesen Dateityp keine Vorschau gibt.
  • Was ein Gast fragt, siehst du in der Oberfläche nirgends. Die Portal-Gespräche liegen getrennt vom internen Chat, und die Seite zeigt weder ihren Inhalt noch ihre Anzahl.
  • Der Begrüßungstext lässt sich im Produkt nicht setzen. Das Feld gibt es hinter den Kulissen, aber die Seite hat kein Eingabefeld dafür. Gäste sehen deshalb den Portalnamen und einen Standardsatz.
  • Kommt die Mail mit dem Anmeldecode nicht an, erfährt der Gast das nicht. Die Seite antwortet immer gleich, damit über sie niemand herausfinden kann, welche Adressen eingeladen sind. Der Zustellfehler steht nur im Betriebsprotokoll.
  • Die Anmeldung hängt am Browser-Tab. Wer den Tab schließt oder den Link in einem anderen Browser öffnet, fordert einen neuen Code an.
  • Die Ordnung, die sich der Gast selbst gibt, also seine Projekte und die Suche im Verlauf, lebt nur in seinem Browser. Anderes Gerät oder gelöschte Website-Daten heißt: die Gespräche bleiben, die Gruppierung ist weg.
  • Es gelten Deckel. 60 Fragen je Gast und Stunde, 1000 Fragen je Portal und Tag, 5 Anmeldecodes je Adresse und Stunde, 50 Adressen je Einladung. Der Anmeldecode gilt 15 Minuten und verträgt 5 Fehlversuche, die Anmeldung selbst hält 12 Stunden.
  • Ein Portal-Gespräch nimmt die letzten 12 Fragen samt Antworten als Zusammenhang mit. Es ist ein Nachschlage-Gespräch, kein Langzeitprojekt.
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Externe Zugriffe

Ein Zugang sieht genau das, was du selbst in KontorStack siehst, und davon nur den Teil, den die Firma für diesen Weg freigegeben hat. Beide Verengungen wirken zusammen, und keine von beiden kann etwas hinzufügen: Ein Ordner, den eine Administratorin freigegeben hat, den du aber nicht sehen darfst, bleibt unsichtbar. Umgekehrt bleibt ein Ordner, den du im Produkt siehst, über diesen Weg unerreichbar, wenn er nicht auf der Freigabeliste steht. Von jedem Aufruf wird festgehalten, wer wann welche Funktion mit welchem Ergebnis benutzt hat, ausdrücklich ohne den Text deiner Frage. Diese Spur wird 365 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht. Wo es aufhört:
  • Standardmäßig ist die Tür für die ganze Firma zu. Solange sie zu ist, kannst du nicht einmal ein Token anlegen: der Versuch wird mit dem Hinweis abgewiesen, dass der Zugang nicht aktiviert oder für dich nicht freigegeben ist.
  • Ein Token gilt 90 Tage. Die Liste zeigt dieses Ablaufdatum nirgends an, und ein abgelaufenes Token wird danach abgewiesen, als wäre es widerrufen.
  • Ein neues Token ist immer nur lesend. „Lesen & Schreiben“ musst du ausdrücklich wählen, und es lässt sich nur anlegen, wenn die Reichweite der Firma ebenfalls auf „Lesen & Schreiben“ steht.
  • Der Konfigurations-Block auf der Seite trägt eine fest eingetragene Adresse und darunter noch den alten Satz, der Zugriff aktiviere sich, sobald der Server bereitstehe. Der Server steht längst, und die Adresse gilt für die Produktiv-Umgebung. Wer sichergehen will, kopiert die Adresse aus dem Fenster „Werkzeug verbinden“ auf der Seite „Prozesse“: dort kommt sie vom Server selbst.
  • Das Token selbst siehst du genau einmal, unmittelbar nach dem Anlegen. Danach liegt in der Datenbank nur noch seine Prüfsumme. Verloren heißt neu anlegen.
  • Es gilt eine Obergrenze von 30 Anfragen pro Minute je Zugang und 120 Anfragen pro Minute für die ganze Firma. Darüber wird abgewiesen, nicht verlangsamt.
  • Sind statt aller Ordner nur einzelne erreichbar, sind über diesen Weg zusätzlich die verbundenen Fremdsysteme und die strukturierten Datenbanken gesperrt, und firmenweite Quellen fallen aus dem Wissen heraus. Weder ein Fremdsystem noch eine Datenbank gehört zu einem KontorStack-Ordner, deshalb lässt sich die Beschränkung darauf nicht abbilden.
  • Die Ordner-Liste regelt nur das Wissen. Prozesse, Agenten, Skills, das Zuständigkeitsnetz und die Firmenakte bleiben erreichbar, auch wenn kein einziger Ordner freigegeben ist. Wer die Tür ganz zumachen will, schaltet den MCP-Zugang aus oder nimmt die Person aus der Freigabe.
  • Etwas, das beim Anbieter wirklich geschieht, läuft in zwei Schritten. Der erste Aufruf legt nur einen Entwurf ab und tut nichts, erst der zweite führt aus, und der Entwurf verfällt nach 15 Minuten. Steht die Firma unter „Aktionen bestätigen“ auf „Sofort ausführen“, entfällt dieser Schutz und die Rückfrage beim Menschen liegt allein bei deinem Werkzeug.
  • Die Originaldatei eines Dokuments gibt der Zugang nur bis 25 MB heraus, darüber lehnt er ab.
  • Dein Token ist nicht privat. Jede Administratorin sieht unter „MCP-Server“ alle aktiven Zugänge der Firma samt Konto und kann jeden davon sofort widerrufen.
  • Ändert eine Administratorin an diesen Einstellungen irgendetwas, verlieren Werkzeuge, die sich selbst verbunden haben, augenblicklich ihre Berechtigung und müssen erneut bestätigen. Ein selbst angelegtes Token arbeitet weiter, solange du noch verbinden darfst.
  • In der Liste unter „MCP-Server“ steht bei einem selbst angelegten Token der Name, den du ihm gegeben hast. Hat sich ein Werkzeug dagegen selbst verbunden, ist der Name, den es über sich angibt, ungeprüft: dort steht deshalb „gibt sich aus als“ und kein Siegel.
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