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Eine durchgearbeitete Antwort ist beim zweiten Mal noch etwas wert. Ohne eine verlässliche Liste und eine Suche darüber beginnt jede Frage wieder bei null, und die Kollegin, die dasselbe wissen will, fragt ein zweites Mal. Der Verlauf hält die Gespräche auffindbar. Die Freigabe gibt eines davon weiter, ohne dass du es abtippst oder als Bildschirmfoto verschickst.

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Wie du darüber denkst

Ein Chat gehört dir wie ein Notizbuch in deiner Schublade. Niemand sonst schlägt es auf, auch keine Administratorin deiner Firma. Mit „Teilen“ legst du einen Zweitschlüssel aus: wer den Link hat und bei euch angemeldet ist, darf hineinsehen, aber nichts hineinschreiben. Der Schlüssel bleibt gültig, auch für das, was du danach noch in den Chat schreibst. Er ist kein Schnappschuss vom Moment des Teilens.

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Wann du es nimmst

  • Wenn ihr diese Frage schon einmal durchgearbeitet habt und du die Antwort nicht neu erzeugen willst.
  • Wenn du einer Kollegin ein Ergebnis zeigen willst und der Weg dorthin dazugehört, also Frage, Antwort und Fundstellen.
  • Wenn du ein Gespräch über mehrere Tage weiterführst und es morgen wieder oben in der Leiste stehen soll.

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Wann du es nicht nimmst

  • Für einen Chat, den nur eine bestimmte Person sehen soll. Der Link gilt für jedes angemeldete Mitglied deiner Firma, nicht für ausgewählte Namen. Markiere stattdessen die Stelle in der Antwort und schicke sie über „Teilen“ und „Erkenntnis teilen“ an einzelne Empfänger. Das ist eine Freigabe an Namen, aber kein Ausschnitt: wer eine Stelle bekommt, darf danach den ganzen Chat lesen.
  • Für jemanden außerhalb eurer Firma. Der Link führt dort nie zum Chat: ohne Konto zur Anmeldung, mit einem Konto aus einer anderen Firma zu einer neutralen Meldung. Nimm den Knopf „Kopieren“ unter der Antwort und schicke den Text per Mail.
  • Für Wissen, das dauerhaft gelten soll. Ein Chat ist ein Gespräch, kein Dokument. Leg das Ergebnis unter Wissen ab, dann findet es jeder, der darf, ohne dass du einen Link verschickst.

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Was du vorher brauchst

  • Der Chat muss dir gehören. Erstellen und Widerrufen einer Freigabe kann nur, wer das Gespräch geführt hat.
  • Der Knopf „Teilen“ erscheint erst, wenn der Chat mindestens eine Frage und eine Antwort enthält.
  • Wer den Link öffnet, muss in derselben Firma angemeldet sein.

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So gehst du vor

  1. Nach dem ersten Austausch benennt sich der Chat selbst. Zuerst steht der Anfang deiner Frage in der Leiste, wenige Sekunden später ersetzt eine kurze Themen-Überschrift sie.
  2. Passt die Überschrift nicht, im Menü mit den drei Punkten neben der Chat-Zeile „Umbenennen“ wählen. Ein von Hand gesetzter Titel wird danach nie wieder automatisch überschrieben.
  3. Die Chats stehen in der linken Leiste unter „Angeheftet“, unter „Projekte“ und danach nach Alter unter „Heute“, „Gestern“, „Letzte 7 Tage“, „Letzte 30 Tage“ und „Älter“. Über dasselbe Menü kannst du einen Chat anheften, einem Projekt zuordnen oder löschen.
  4. Findest du ihn dort nicht, klicke „Suchen“ in der linken Leiste oder drücke Command und K, unter Windows Strg und K. Ab zwei Zeichen durchsucht die Palette die Chat-Titel unter „Chats“ und den Text der Nachrichten unter „Nachrichten“.
  5. Zum Teilen den Chat öffnen und oben rechts auf „Teilen“ klicken.
  6. Im Fenster „Chat teilen“ auf „Link erstellen“ und danach auf „Kopieren“. Der Chat trägt ab jetzt die Marke „Geteilt“.
  7. Zum Zurücknehmen dasselbe Fenster öffnen und „Freigabe widerrufen“ wählen.

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Beispiel

Vor drei Wochen hast du eine Reklamation durchgearbeitet und erinnerst dich nur an das Wort „Charge“. Du drückst Command und K, tippst „Charge“ und findest den Chat unter „Chats“ und die passende Nachricht unter „Nachrichten“. Du öffnest ihn, klickst auf „Teilen“, erstellst den Link und schickst ihn der Kollegin aus der Qualitätssicherung. Sie sieht den vollständigen Verlauf mit dem Vermerk „Nur Ansicht“ und kann nichts daran ändern.

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Was es von deinen Daten sieht

Ein Chat gehört dem Konto, das ihn geführt hat. Er steht in keiner fremden Liste und in keinen fremden Suchtreffern, und auch eine Administratorin deiner Firma kann ihn nicht öffnen. Die drei Ausnahmen legst du selbst an: ein Chat in einem geteilten Projekt ist für dessen Mitglieder lesbar, ein Freigabe-Link öffnet den Chat für jedes angemeldete Mitglied deiner Firma, das ihn bekommt, und wer über „Erkenntnis teilen“ eine markierte Stelle aus dem Chat erhält, darf ihn danach ganz lesen. Personen aus anderen Firmen bekommen mit demselben Link eine neutrale Meldung, die nicht einmal verrät, ob es diesen Chat gibt. Für die Überschrift gehen deine erste Frage und die erste Antwort einmal an das Modell, das daraus eine kurze Themen-Zeile formuliert; der Rest des Gesprächs wird dafür nicht gelesen.

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Grenzen

  • Die Liste in der linken Leiste hält nur die neuesten Chats vor, nicht den gesamten Bestand. Ältere Gespräche erreichst du über die Suche.
  • Die Suche zeigt je Abschnitt höchstens fünf Treffer.
  • Die Suche findet ausschließlich deine eigenen Chats. Ein Chat einer Kollegin, der über ein geteiltes Projekt in deiner Leiste steht, taucht in den Suchtreffern nicht auf.
  • Es gibt keinen eigenen Menüpunkt für den Verlauf. Die Liste lebt in der linken Leiste, sonst nirgends.
  • „Löschen“ entfernt den Chat mit allen Nachrichten dauerhaft. Einen Papierkorb gibt es nicht.
  • Was der Chat ins Gedächtnis geschrieben hat, überlebt das Löschen. Die gemerkten Fakten stehen weiter in den Einstellungen unter „Gedächtnis“ und gehen dort einzeln weg.
  • Der Freigabe-Link wird genau einmal angezeigt. Ist er verloren, erstellst du einen neuen, und der alte wird dabei ungültig. Mehr als eine gültige Freigabe kann ein Chat nicht haben.
  • Ein Widerruf gilt endgültig. Ein widerrufener Link wird nie wieder gültig, auch nicht durch erneutes Teilen.
  • Die Freigabe ist kein Schnappschuss. Auch was du nach dem Teilen noch in den Chat schreibst, wird für alle sichtbar, die den Link haben.
  • Dateien, die in den Chat hochgeladen wurden, sind über den Link ebenfalls abrufbar.
  • Im geteilten Chat gibt es kein Eingabefeld und keine Aktionen. Fundstellen zeigen dort Quellenname und Auszug, lassen sich aber nicht anklicken, das Dokument dahinter öffnet sich nicht. Verworfene Fassungen einer nachträglich bearbeiteten Frage fehlen ebenfalls, sichtbar ist nur der zuletzt gültige Strang. Oben steht die Mail-Adresse der Person, die geteilt hat.

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Was du als Nächstes lesen solltest

  • Chat: Das Eingabefeld, in dem du Fragen stellst, Dateien anhängst und Antworten bekommst, die auf euren Unterlagen beruhen und ihre Fundstelle zeigen.
  • Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
Stand dieser Angaben: 2026-09-04.