Wie du darüber denkst
Eine Integration ist kein zweites Aktenregal. Im Regelfall legt sie nichts dauerhaft ab: Jede Frage geht im Moment des Fragens zum Fremdsystem und wieder zurück, wie ein Anruf, nicht wie eine Akte. Ins Wissen räumt nur Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive): dort trägt ein laufender Abgleich Dateien als Dokumente ein, wie bei jeder anderen Quelle. Beim SharePoint der Firma (Zugang der Firma, Seite „SharePoint“) kann das in zwei Schritten gehen: die Dateien einer Bibliothek liegen zuerst nur im Data Lake, und in die Wissensdatenbank kommt die Bibliothek erst, wenn eine Administratorin sie aufnimmt. Danach ist sie „Wissensdatenbank · fortlaufend“: neue und geänderte Dateien kommen von selbst dazu, gelöschte verschwinden, und die Rechte jeder Datei werden in Runden nachgelesen. Bei jedem anderen Anbieter ist die Antwort so aktuell wie das Fremdsystem selbst und verschwindet aus KontorStack wieder, sobald sie steht. Quer darüber liegt eine zweite Unterscheidung, die im Produkt auch so heißt: Finden und Handeln. Finden liest nur nach, etwa eine Mail suchen oder einen Datensatz nachschlagen. Handeln verändert etwas beim Anbieter, etwa eine Mail senden oder einen Task anlegen. Für beides musst du nichts eintippen und nichts auswählen: Sobald mindestens ein Konto verbunden ist, wählt das Modell im Gespräch selbst das passende Werkzeug, und jede Handlung liegt dir vorher als Entwurfskarte zur Bestätigung vor, bevor irgendetwas beim Anbieter passiert. Willst du dem Modell einen Anbieter nahelegen, tippst du im Chat „@“ und wählst ihn aus der Liste; das ist ein Hinweis, kein Schalter, das Modell darf weiter jedes verbundene Werkzeug nehmen. Auf der Seite eines Anbieters stehen seine Werkzeuge in genau diesen zwei Gruppen; kann er nur lesen, fehlt die Gruppe „Handeln“ ganz.Wann du es nimmst
- Wenn eine Antwort etwas braucht, das gerade im Postfach, im CRM oder im Projektsystem steht, nicht im hochgeladenen Wissen.
- Wenn der Chat etwas erledigen soll, nicht nur nachschlagen: eine Mail senden, einen Task anlegen, einen Termin verschieben.
- Wenn sich eine Zahl laufend ändert und eine Kopie im Wissen sofort veraltet wäre, etwa ein Lagerbestand oder eine Werbekennzahl.
- Wenn du vor dem Aufnehmen einer SharePoint-Bibliothek sehen willst, was dahinter steht: wie viele Dateien, welche Formate, wer sie danach sieht und welche Ordner oder Dateitypen besser draußen bleiben. Dafür fügst du auf der SharePoint-Seite einen Link ein.
Wann du es nicht nimmst
- Für Unterlagen, die dauerhaft im Firmenwissen durchsuchbar bleiben sollen. Dafür ist Wissen der richtige Ort; nur Microsoft 365 landet automatisch auch dort.
- Für eine Werbekonto-Änderung über Google Ads. Die Integration kann dort ausschließlich lesen.
- Für ein System, das nicht im Katalog steht. Es gibt keinen Verbinden-Knopf, der nichts verbindet; über „Integration anfragen“ auf der Übersicht meldest du den Bedarf.
Was du vorher brauchst
- Mindestens ein verbundenes Konto unter „Integrationen“. Ohne Verbindung sieht der Chat das System nicht.
- Für Finden und für Handeln reicht das verbundene Konto allein, ohne dass du sonst etwas freischaltest.
- Bei einem API-Schlüssel-Anbieter (Shopify, Metabase, Asana, Granola, PostHog, Stripe) den Schlüssel des Systems zur Hand; ihn danach für die ganze Firma freizugeben, darf nur eine Administratorin.
- Bei Google Ads zusätzlich eine Auswahl unter „Konten für den Abgleich“ auf der Anbieterseite. Nur ausgewählte Konten liefern überhaupt Zahlen.
So gehst du vor
- Unten links auf den eigenen Namen klicken, dann auf „Account Einstellungen“, dann im Block mit dem Firmennamen auf „Integrationen“. Der Weg ging bis zum 5. September 2026 über „··· Mehr“ in der linken Leiste.
- In der Liste den Anbieter wählen und verbinden, je nach Anbieter per Anmeldung beim Anbieter oder durch Einfügen eines API-Schlüssels.
- Auf der Anbieterseite im Reiter „Werkzeugliste“ die Gruppen „Finden“ und „Handeln“ aufklappen und nachlesen, was das System bei euch wirklich kann. Rechts oben zeigt „Verbunden“ auf Klick, welches Konto dahintersteht.
- Im Chat die Frage oder die Aufgabe ganz normal beschreiben; das Modell wählt den passenden Schritt selbst.
- Bei einer schreibenden Aktion die Entwurfskarte prüfen und erst dann „Bestätigen“ wählen.
- Wer zusätzlich einmal quer über Postfach, Dateien und Notizen suchen will, nimmt im „+“-Menü des Chats den Eintrag „Unternehmenswissen“ dazu.
- Für das SharePoint der Firma (nur Administratorinnen): auf der SharePoint-Seite im Reiter „Bibliotheken“ einen Link in das Feld „SharePoint-Link einfügen“ setzen und „Prüfen“ wählen. Die Antwort zeigt Site, Bibliothek, Ordner, Dateien, Formate, „Wer sieht es danach“, Hinweise mit vorgewählten Regeln, die Zeile „Regeln“ mit allem, was danach für die Bibliothek gilt, und die Kosten. „In die Wissensdatenbank“ unter dieser Antwort nimmt erst eine Probedosis auf und danach den Rest; die Bibliothek bleibt danach fortlaufend. Derselbe Knopf oben im Reiter und derselbe Eintrag im Menü oder im Detailbereich einer Bibliothek öffnen dagegen einen Dialog, in dem du selbst festlegst, wie viele Dateien ein Lauf aufnimmt, ohne Probedosis.
Beispiel
„Schreib Herrn Meier eine Antwort und leg dazu einen Task in Asana an“: KontorStack sucht die Mail über die verbundene Integration, schlägt eine Antwort vor und legt zwei Entwurfskarten an, eine für die Mail, eine für den Task. Erst nach der Bestätigung geht etwas raus.Was es von deinen Daten sieht
KontorStack sieht über eine Integration genau das, was das verbundene Konto beim Anbieter selbst sehen darf, nicht mehr. Das ist eine Aussage über das Konto, nicht über die fragende Person: Gibt eine Administratorin einen API-Schlüssel für die Firma frei, sprechen alle mit diesem einen Schlüssel und sehen, was er sehen darf, auch ohne eigenes Konto. Ein eigener Zugang geht dem geteilten immer vor. Bei den meisten Anbietern bleibt eine Antwort flüchtig: Sie fließt in das laufende Gespräch und wird nirgends gespeichert oder indiziert. Zwei Ausnahmen: Bei Microsoft 365 landet eine Kopie dauerhaft im Wissen, mit derselben Rechteprüfung wie dort; beim SharePoint der Firma liegt sie im Data Lake und wird erst durchsuchbar, wenn ihre Bibliothek in der Wissensdatenbank ist. Und für HubSpot, Asana und Shopify kann eine Administratorin unter Einstellungen den Schalter „Firmen-Quellen abgleichen“ einschalten; dann merkt sich KontorStack aus diesen Systemen Stammdaten wie Namen, Kennungen und Zuständigkeiten. Ab Werk ist dieser Schalter aus, und Preise, Bestände, Bestellungen, Kommentare und Notizen holt er nie.Grenzen
- Nur Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive) landet dauerhaft im Wissen. Jeder andere Anbieter wird bei jeder Frage neu abgefragt.
- Google Ads kann ausschließlich lesen. Keine Kampagne, kein Budget, keine Anzeige lässt sich darüber ändern.
- Google Ads antwortet außerdem nicht live, sondern aus regelmäßig abgeglichenen Zahlen, und die Keyword-Historie beginnt erst, wenn du das Konto einschaltest, nicht rückwirkend.
- Granola, Miro und Gmail sind ebenfalls nur lesend angebunden.
- Teams kann seit dem 13. September 2026 auch senden, Chats und Kanäle anlegen und Planner-Aufgaben anlegen, ändern und löschen. Chats, Kanäle und Nachrichten löscht KontorStack nicht; von Besprechungen liest es das Transkript, nie die Aufzeichnung.
- Über Asana, Pipedrive und Stripe wird nichts gelöscht: Es gibt Werkzeuge zum Anlegen und Ändern, aber keines zum Entfernen. Bei Asana beschränkt sich das Schreiben auf Aufgaben; Projekte kann KontorStack nur lesen.
- Eine neue Outlook-Mail, eine Weiterleitung oder einen Entwurf an Adressen außerhalb eurer Firma, auch als Blindkopie, sendet KontorStack über Claude oder ChatGPT erst, nachdem du den externen Versand ausdrücklich bestätigt hast. Antworten gehen ohne diese Rückfrage an die Beteiligten der Unterhaltung, eine Abmeldung an die Adresse des Newsletters.
- In Outlook löscht KontorStack höchstens einen einzelnen Kontakt, und nur nachdem du den Namen bestätigt hast. Mails wandern in den Papierkorb, nie endgültig weg; Ordner und Kategorien werden nur angelegt, nicht gelöscht. Das Firmenverzeichnis kann eine Administratorin getrennt vom Adressbuch abschalten.
- Dateien in OneDrive und SharePoint löscht KontorStack nie; es legt ab, verschiebt, kopiert und holt frühere Versionen zurück, immer mit deinen Rechten. Freigabelinks gelten standardmäßig nur für die Firma; einen Link für jedermann gibt es nur auf ausdrücklichen Wunsch und wenn eure SharePoint-Richtlinie ihn erlaubt. Eine Administratorin kann das Freigeben getrennt abschalten.
- In OneNote löscht KontorStack höchstens eine einzelne Seite nach Bestätigung des Titels; Notizbücher und Abschnitte bleiben. Seiten mit Bildern oder Dateien werden ergänzt, nie ersetzt.
- Ein OAuth-Konto (etwa Microsoft, Google, HubSpot, Slack) bleibt an die Person gebunden, die es verbunden hat, und lässt sich nicht als Zugang der Firma teilen. Nur ein per API-Schlüssel verbundenes Konto kann eine Administratorin für alle freigeben.
- Bei Microsoft 365 und bei Google Drive reicht die erste Anmeldung nicht für jede spätere Fähigkeit. Fehlt ein Recht, steht in der Liste „Aktualisieren“ und auf der Anbieterseite „Dein Konto braucht ein neues Recht“; du meldest dich dann über „Neu verbinden“ mit demselben Konto erneut an.
- Die gebündelte Suche „Unternehmenswissen“ im „+“-Menü des Chats fragt nur Microsoft 365, Google, Notion und Granola ab, nicht jede verbundene App.
- Bricht eine schreibende Aktion nach dem Absenden ab, sagt KontorStack, dass der Ausgang unbekannt ist, statt sie zu wiederholen. Dann im Zielsystem nachsehen.
- Beim SharePoint der Firma kommt eine Bibliothek, die nur im Data Lake liegt, nicht in die Antworten. Erst „In die Wissensdatenbank“ oder „Fortlaufend halten“ an der Bibliothek ändert das; „Fortlaufend halten“ nimmt nur Neues und Geändertes ab dann, den Bestand nimmst du über „In die Wissensdatenbank“ dazu.
- Eine Probedosis gibt es nur über „SharePoint-Link einfügen“: dort startet eine Bibliothek mit einer Probedosis. Sind darin zu viele Dateien nicht lesbar, lehnt der Inhaltsfilter des KI-Anbieters etwas ab oder wird es je Datei zu teuer, hält die Aufnahme an, bis eine Administratorin „Rest trotzdem aufnehmen“ wählt.
- „In die Wissensdatenbank“ oben im Reiter „Bibliotheken“ oder im Menü und im Detailbereich einer Bibliothek nimmt genau so viele Dateien auf, wie du im Dialog festlegst, ohne Probedosis und ohne Prüfung von Kosten, Lesbarkeit oder Inhaltsfilter; danach hält der Lauf an. Den übrigen Bestand nimmst du mit einem weiteren Lauf dazu; von selbst kommen in einer fortlaufenden Bibliothek nur neue und geänderte Dateien. Auch „Fortlaufend halten“ prüft nichts vorab.
- Kommen in einer fortlaufenden Bibliothek auf einmal sehr viele neue oder geänderte Dateien an, wartet die Aufnahme auf „Freigeben“; bis dahin bleiben die bisherigen Fassungen mit aktuellen Rechten suchbar. Löschen und das Entfernen aus der Wissensdatenbank warten nie.
- Kann KontorStack die Rechte einer Datei nicht lesen, sieht sie niemand, bis die nächste Runde sie gelesen hat. Die Bibliothek zeigt diese Dateien als rote Zeile.
- „Aus der Wissensdatenbank nehmen“ entfernt die Fundstellen einer Bibliothek aus den Antworten. Die Dateien bleiben im Data Lake, in SharePoint ändert sich nichts.
- Ausgelassene Ordner und Dateitypen (etwa .msg und .eml) verlassen nur die Wissensdatenbank und bleiben im Data Lake. Eine in SharePoint gelöschte Datei verlässt beides.
- Die Prüfung eines Links nennt Kosten nur, wenn für eure Firma schon ein Preis je Datei gemessen ist. Sonst zeigt die Probedosis die Kosten.
Was du als Nächstes lesen solltest
- Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
- Prozesse: Ein festgelegter Ablauf aus Bausteinen, den die Plattform auf Knopfdruck oder nach Zeitplan abarbeitet und protokolliert.
Stand dieser Angaben: 2026-10-12.