Chat

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Wie du darüber denkst

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Wann du es nimmst

• Wenn du eine Frage zu euren Unterlagen hast und eine belegte Antwort statt einer Vermutung brauchst.
• Wenn du eine Datei nur für dieses eine Gespräch brauchst, zum Beispiel ein zugesandtes Angebot oder eine Tabelle aus einem Anhang.
• Wenn eine Routineaufgabe ansteht, die der Chat mit deiner Bestätigung übernehmen kann, etwa ein Mail-Entwurf oder eine Zusammenfassung.

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Wann du es nicht nimmst

• Für ein Dokument, das dauerhaft für Kollegen auffindbar sein soll. Das gehört ins Wissen, nicht als Anhang in den Chat.
• Für eine Datei, die ein eingerichteter Agent auswerten soll. Hängst du im Gespräch mit einem Agenten etwas an, beantwortet der allgemeine Chat diese eine Frage.
• Um Modell oder Denktiefe einzustellen. Dafür gibt es den eigenen Knopf im Eingabefeld.

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Was du vorher brauchst

• Ein angemeldetes Konto in eurem Workspace.
• Für verbundene Programme (Postfach, Teams, OneDrive, SharePoint, CRM) muss mindestens ein Konto verbunden sein. Ohne Konto steht die Verbindung in der Liste hinter „+“ und „@“ mit „verbinden“ und führt zu den Integrationen.
• Für „In einem Ordner arbeiten“ muss der Ordner existieren und du musst ihn sehen dürfen.

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So gehst du vor

1. Frage ins Eingabefeld tippen und Enter drücken. Oder auf das Mikrofon klicken und sprechen: der Text erscheint beim Sprechen, zuerst blass, und jeder fertige Satz steht danach in voller Schrift mit Satzzeichen. Esc oder ein zweiter Klick auf das Mikrofon beendet das Diktat, Enter beendet es und sendet.
2. Über „+“ oder ein getipptes „@“ die Liste öffnen: eine Datei anhängen, einen Ordner oder ein Dokument aus dem Wissen wählen, Wissensdatenbank, Websuche und Frühere Chats ein- oder ausschalten, eine Verbindung oder einen Skill für diesen Chat wählen. Nach dem „@“ filtert jedes getippte Zeichen die Liste.
3. Optional unter dem Eingabefeld „In einem Ordner arbeiten“ wählen, um die Antwort auf einen Ordner zu beschränken.
4. Bei einer belegten Aussage mit der Maus über ihre Ziffer fahren: eine kleine Karte nennt Titel, Seite und Herkunft. Ein Klick auf die Ziffer öffnet die Quelle im Seitenpanel.
5. Unter der Antwort stehen die Quellenkarten. Trägt eine Karte den Knopf „Original“, führt er an den Speicherort außerhalb der Plattform; kennt die Plattform keinen, fehlt der Knopf.
6. Während eine Antwort entsteht, bei Bedarf in einen anderen Chat wechseln und dort weiterarbeiten. Die linke Leiste zeigt am verlassenen Chat einen drehenden Kreis, solange die Antwort geschrieben wird, und danach einen Punkt, bis du sie angesehen hast.
7. Oben rechts im laufenden Chat (oder in der linken Leiste über die drei Punkte neben dem Chat) auf „Teilen“ klicken, wenn ein Kollege den bisherigen Verlauf lesen soll: der Link ist damit erstellt und kopiert. Ein weiterer Klick hebt den Stand auf jetzt, der Link bleibt derselbe; „Links verwalten“ in der Meldung zeigt alle geteilten Links zum Löschen.
8. Für ein Bild hinter den eigenen Chats unter Account Einstellungen im Abschnitt „Darstellung“ bei „Hintergrund im Chat“ auf „Auswählen“ klicken, ein Bild aus der Sammlung oder ein eigenes Foto wählen. Der Chat liegt danach auf mattem Glas über dem Bild; „Ausschalten“ nimmt es wieder weg.
9. Für ein Vorhaben mit mehreren Chats in der linken Leiste neben „Projekte“ auf das Plus klicken und im Fenster „Projekt erstellen“ den Namen eingeben. Auf der Projektseite startet das Eingabefeld „Neuer Chat in …“ einen Chat im Projekt; im Reiter „Wissen“ verknüpfst du über „Ordner verknüpfen“ die Ordner, aus denen diese Chats antworten. Unter dem Eingabefeld legt „Anweisungen hinzufügen“ fest, wie die KI in jedem Chat des Projekts antwortet; „Stand des Projekts zusammenfassen“ fragt nach dem, was in den bisherigen Chats erarbeitet wurde. Im Fenster „Projekt erstellen“ wählt das Symbol links im Feld das Zeichen des Projekts. In der linken Leiste stehen die jüngsten Chats eingerückt unter dem Projekt, ein eigener Chat lässt sich mit der Maus auf ein Projekt ziehen; die drei Punkte an der Projektzeile führen zu „Projekt anpinnen“, „Projekteinstellungen“ und „Projekt löschen“. Öffnest du einen Chat aus einem Projekt, führt der Projektname oben links zurück zur Projektseite.
10. Für eine eigene Word- oder PowerPoint-Vorlage in den Einstellungen unter „Dateivorlagen“ auf „Vorlage hinzufügen“ klicken, die Datei anhängen oder hineinziehen, Name und „Anweisungen“ prüfen und „Speichern“. Ein Klick auf eine Vorlage zeigt alle Folien oder Seiten; „Vorlage verwenden“ öffnet einen neuen Chat im Modus „Dokument erstellen“ mit dem passenden Format und dieser Vorlage (am Computer, in der Handy-Ansicht noch nicht).
11. Im Chat „Dokument erstellen“ wählen, unter „Format wählen“ Word, PDF oder PowerPoint, darunter unter „Vorlage verwenden“ eine Vorlage dieses Formats (der Firmenstandard ist schon gewählt und steht als „Vorlage · ‹Name›“ in der Leiste; unter PDF stehen die Word-Vorlagen ohne Platzhalter). „Vorlage hochladen“ legt dort direkt eine neue an, „Alle Vorlagen“ führt in die Einstellungen. Im laufenden Chat wechselt ein Klick auf „Vorlage · ‹Name›“ die Vorlage.
12. Ist eine Präsentation, ein Word-Dokument oder ein PDF fertig, steht es als Vorschau in der Antwort. „Öffnen“ zeigt es rechts neben dem Chat mit allen Folien, dem Layout je Folie und den Sprechernotizen; von dort geht es ins Vollbild und mit „Präsentieren“ bildschirmfüllend (Pfeiltasten blättern, Esc beendet). „Herunterladen“ bietet bei Word und PowerPoint auch PDF an.
13. Soll an einer erzeugten Präsentation nur eine Folie anders werden, in der Vorschau auf die Folie zeigen und „Diese Folie ändern“ klicken; über der Eingabe steht dann „Folie 3 · ‹Titel›“ mit der Version. Die Bitte dazuschreiben, etwa „Kürz auf drei Punkte“; ohne Bitte lässt sich nicht senden. Die Antwort zeigt dieselbe Datei als Version 2, oben in ihrer Karte steht „Geändert: Folie 3. Alle anderen Folien unverändert.“; „Vorher“ und „Nachher“ an der geänderten Folie vergleichen sie, im Vollbild auch „Nebeneinander“. Die Karte der älteren Version klappt ein. Im Versionsmenü an der Karte stehen alle Versionen; ein Klick auf eine Version zeigt sie, „Wiederherstellen“ legt sie als neue Version an. Ein Word-Dokument bessert der Chat genauso nach, wenn du in der Bitte die Überschrift des Abschnitts nennst, etwa „Kürz den Abschnitt Kündigungsfristen“.
14. Um die Datei in SharePoint oder OneDrive abzulegen, an der Datei oder im Kopf der Seitenansicht „Speichern unter“ wählen, im Dialog Ort und Ordner öffnen, „Dateiname“ und „Format“ prüfen und „Speichern“. Danach stehen an der Datei der Pfad, „In PowerPoint öffnen“ bzw. „In Word öffnen“, „Im Browser öffnen“ und „Link kopieren“. Im Chat geht es auch als Bitte („Leg sie in Vertrieb › Berichte ab“); dann erscheint ein Entwurf, den du bestätigst.
15. Um eine eigene PowerPoint- oder Word-Datei überarbeiten zu lassen, sie anhängen (vom Computer oder per „@“ aus dem Wissen) und die Bitte dazuschreiben, etwa „Folie 7 raus, Folie 5 kürzen“ oder „Bring das Deck auf unseren Firmenstandard“. Über der Nachricht steht die Datei mit ihrer ersten Folie oder Seite, ein Klick öffnet sie. Die Antwort zeigt dieselbe Datei als Version 2 mit der Änderungsliste je Folie („Geändert: Folien 4 und 5. Unverändert: …“), „Original behalten“ holt die angehängte Fassung zurück. Bei Word kommt die erste Überarbeitung mit Änderungsverfolgung; an der neuesten Version wählst du „Mit Änderungsverfolgung“ oder „Sauber überschreiben“. Kam die Datei per „@“ aus einem SharePoint- oder OneDrive-Ordner, steht an der neuen Version „Zurück nach SharePoint“ bzw. „Zurück nach OneDrive“.
16. Um ein erzeugtes Bild zu ändern, auf das Bild oder auf „Bearbeiten“ klicken: es öffnet sich rechts neben dem Chat, die Eingabe heißt dann „Änderungen beschreiben“ und ändert dieses Bild. Unten liegen die Werkzeuge: „Markierungen“ (auf das Bild zeichnen, dann die Bitte schreiben), „Kommentieren“ (auf eine Stelle klicken, schreiben, was sich dort ändern soll; der Pfeil in der Blase oder Enter schickt alle Kommentare zusammen ab, ein Klick an die nächste Stelle setzt erst einen weiteren Punkt; Kommentare allein reichen als Auftrag), „HG entfernen“ (stellt das Motiv frei, PNG mit durchsichtigem Hintergrund), „Radieren“ (grob überstreichen, was verschwinden soll, dann „Radieren“; mit einem Satz dazu geht die Stelle als Markierung mit) und „Größe ändern“ („Quadrat“, „Hochformat“, „Story“, „Querformat“, „Breitbild“; das Bild wird erweitert, nicht beschnitten). Das Ergebnis steht als neue Version in Chat und Fläche, über „Bild“ oben links bleiben alle Versionen erreichbar. „Teilen“ kopiert das Bild in die Zwischenablage, am Handy öffnet es das Teilen-Menü des Geräts.

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Beispiel

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Was es von deinen Daten sieht

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Grenzen

• Eine Antwort läuft zu Ende, auch wenn du den Chat wechselst, die Seite verlässt oder den Browser schließt. Anhalten lässt sie sich nur mit dem Stopp-Knopf im Eingabefeld; eine angehaltene Antwort wird nicht gespeichert.
• Bricht eine Antwort ab, bevor sie fertig ist, bleiben die Zwischenergebnisse der Werkzeugschritte gespeichert. Unter dem bisherigen Text steht „Abgebrochen nach N Schritten” mit „Weitermachen”; die Antwort setzt dann dort an, statt die Abfragen zu wiederholen. Der angefangene Schlusstext selbst wird nicht gespeichert.
• Kreis und Punkt in der linken Leiste gelten nur für deine eigenen Fragen. Stellt eine Kollegin in einem gemeinsamen Projekt eine Frage, siehst du ihre Antwort erst, wenn sie fertig ist.
• Ein Chat im Projekt durchsucht alles, was du sehen darfst, nicht nur die verknüpften Ordner. Die verknüpften Ordner sind der Ort für Dateien und der schnelle Weg ins Wissen; einen Vorrang für sie bei den Antworten gibt es noch nicht. Willst du die Antwort auf einen Ordner beschränken, wähle im Chat „In einem Ordner arbeiten“.
• Ein Projekt vergibt keine Rechte. Ein Ordner lässt sich nur verknüpfen, wenn jedes Mitglied ihn sieht, und eine Person nur einladen, wenn sie jeden verknüpften Ordner sieht; sonst lehnt die Plattform mit Namen ab. Verliert jemand später den Zugriff auf einen Ordner, verschwindet er für diese Person aus dem Projekt und aus den Antworten; die Zeile zeigt nur noch „für dich nicht sichtbar“.
• Ein Chat im Projekt kennt die anderen Chats desselben Projekts nur als kurze Notiz je Chat (wenige Sätze, nach jeder Antwort neu geschrieben), nicht ihren Wortlaut, und höchstens die 30 jüngsten; ältere nennt er nur als Zahl. Fehlt einem Chat die Notiz noch, kennt er nur dessen erste Frage. Details aus einem früheren Chat holst du, indem du ihn öffnest.
• Anweisungen eines Projekts schreibt nur, wer es angelegt hat; Mitglieder lesen sie. Eine Anweisung in der eigenen Nachricht geht ihnen vor, und sie heben keine Regel der Plattform zu Quellen und Rechten auf.
• Dateien lassen sich im Projekt nur in einen bereits verknüpften Ordner hochladen, nicht in das Projekt selbst. Das Eingabefeld der Projektseite nimmt keine Anhänge; die hängst du im Chat an.
• Ein Sprachmodell liest bei jeder Antwort den ganzen Chat noch einmal, und wie viel es auf einmal fassen kann, ist begrenzt (Kontextfenster). Der kleine Ring im Eingabefeld zeigt, wie viel davon das Modell bei der letzten Antwort gelesen hat; die Zahl meldet der Anbieter, sie ist nicht geschätzt. Wird ein Chat zu lang, fasst die Plattform ältere Nachrichten für das Modell zusammen und kürzt vorher lange Werkzeug-Ergebnisse; im Chat selbst bleibt jede Nachricht im Original sichtbar. Reicht auch das nicht, sagt der Chat es statt einer Antwort, dann hilft ein neuer Chat.
• Wird die Plattform genau während einer Antwort neu gestartet und die Antwort dabei unterbrochen, steht im Chat der Hinweis, die Nachricht noch einmal zu senden.
• Pro Nachricht sind höchstens 10 Dateien erlaubt, jede höchstens 10 MB groß. Ab der elften hängt das Eingabefeld nichts mehr an und sagt das in einem kurzen Hinweis; eine zu große Datei lässt erst den Versand mit einer Fehlermeldung scheitern.
• Angehängte Dateien laufen immer über den allgemeinen Chat. Führst du gerade ein Gespräch mit einem eingerichteten Agenten, gelten dessen Auftrag und Wissensauswahl für diesen einen Turn nicht, und der Chat weist nicht darauf hin.
• Eine angehängte Datei wird zusätzlich automatisch in deine private Bibliothek gespiegelt, aber nur abgelegt, nicht durchsucht und für Kollegen nicht sichtbar, bis du sie selbst in einen Ordner überführst.
• Ein zu umfangreiches PDF nimmt der Chat gar nicht erst an: er nennt den Umfang und verweist auf das Wissen. Eine große Tabelle oder ein langer Word-Text werden stattdessen erschlossen statt abgewiesen, weil davon ein Auszug genügt; ein PDF liest der Chat im Original und kann es deshalb nicht kürzen.
• Die Schalter im Wähler „Quellen“ neben der Pille wirken nur auf der Oberfläche. Welche Programme tatsächlich durchsucht werden, ändern sie nicht; wirksam abschalten lässt sich nur das ganze „Unternehmenswissen“ über das Kreuz an der Pille.
• Diktieren ist auf Deutsch eingestellt, eine andere Sprache lässt sich nicht wählen. Namen aus eurer Firma, etwa von Kunden oder Kollegen, kennt die Erkennung nicht gezielt; bevorzugt werden nur der Firmenname und das Wort KontorStack.
• Ein Diktat endet nach 60 Sekunden ohne erkannte Sprache von selbst und nach 15 Minuten in jedem Fall. Der bis dahin erkannte Text bleibt im Eingabefeld stehen.
• Während des Diktats lässt sich nicht gleichzeitig tippen. Wer den Text korrigieren will, beendet zuerst das Diktat.
• In Browsern, die kein Audio verarbeiten können, etwa sehr alten Safari-Versionen, fehlt das Mikrofon-Symbol.
• Ein geteilter Chat lässt sich nur von angemeldeten Mitgliedern desselben Workspace öffnen, nie von außerhalb; wer ein zitiertes Dokument sonst nicht sehen darf, sieht es auch über den Link nicht.
• Hat ein Admin unter Einstellungen › Dateivorlagen einen Firmenstandard für PowerPoint oder Word festgelegt, entsteht jede Präsentation bzw. jedes Word-Dokument aus dem Chat, aus Agenten und aus Prozessen darin: bei PowerPoint Folienmaster, Layouts, Schriften und Farben, bei Word Seite, Kopf- und Fußzeile, Formatvorlagen, Schriften und Farben. Ein PDF entsteht dann aus dem Word-Dokument in der Vorlage, sobald die PDF-Umwandlung für eure Plattform eingerichtet ist; bis dahin und ohne Word-Vorlage bleibt PDF im KontorStack-Layout. Welches gilt, sagt die Antwort im Chat. Bringt die Vorlage ihre Schrift nicht in der Datei mit, steht im PDF eine ähnliche freie Schrift; die Antwort sagt das dann, die Word-Datei trägt die Schrift der Vorlage. Wählst du im Chat ausdrücklich eine Vorlage zum Ausfüllen mit Platzhaltern, gilt für diese Antwort sie. Eine Vorlage zum Ausfüllen, die du im Chat hochlädst, siehst nur du; eine ältere, die schon für die ganze Firma da war, bleibt es. Eine ältere Vorlage zum Ausfüllen, die an einen Ordner gebunden war, sieht jetzt nur noch die Person, die sie hochgeladen hat; sie kann sie unter Einstellungen › Dateivorlagen wieder teilen.
• Mit einer PowerPoint-Vorlage wählt der Chat für jede Folie selbst ein Layout oder eine Beispielfolie aus der ganzen Vorlage, etwa Vergleich, Kennzahlen, Diagramm oder Tabelle, nicht nur Titel, Inhalt und Kapitel. Bevor die Datei kommt, prüft er, ob ein Text über sein Feld läuft oder stark verkleinert werden musste, und bessert einmal nach; was danach noch auffällt, nennt die Antwort. Die Anweisungen der Vorlage gelten bei jeder Präsentation darin.
• Ohne Vorlage nutzen Präsentationen und Word-Dokumente das Logo, die Akzentfarbe und die Schriftart, die ein Admin unter Einstellungen › Dateivorlagen im Abschnitt „Ohne Vorlage“ eingetragen hat, jedes Format für sich: ein Firmenstandard für PowerPoint allein ändert an Word nichts. In Word steht die Schrift im ganzen Dokument, auch in Tabellen, Aufzählungen und der Fußzeile; Überschriften und Tabellenkopf tragen die Akzentfarbe, das Logo steht rechts oben auf jeder Seite. Die Schrift wird nicht in die Datei eingebettet; fehlt sie auf dem Rechner, der die Datei öffnet, setzt Word eine ähnliche ein.
• Bei einer Word-Vorlage übernimmt der Chat Seite, Kopf- und Fußzeile und Formatvorlagen. Hat die Vorlage eine Briefseite nach DIN 5008 mit Anschriftfeld, Infoblock und Betreff, schreibt der Chat einen Brief direkt hinein: Anschrift, Zeichen, Datum und Betreff in die Felder, den Brieftext an die Stelle nach dem Betreff; Rücksendeangabe, Falzmarken und fester Text der Vorlage bleiben. Das gilt auch für ein Briefpapier, das Anschrift und Datum in einer Tabelle trägt und darunter Anrede, leere Zeilen für den Text, Grußformel und Unterschrift vorsieht: Anrede, Text, Name und Position kommen an ihre Stelle, das Datum steht in der Form der Vorlage, Beispieltext wie „Hier bitte Adresse einfügen“ verschwindet. Agenda- und Protokollvorlagen aus Tabellen erkennt er als Formular: Nummer, Datum, Projekt und Teilnehmer in die Felder des Kopfs, jede Position in eine eigene Zeile der Tabelle, bis 20 Positionen je Tabelle. Ein Deckblatt füllt er genauso mit Titel, Untertitel und den weiteren Angaben. Ohne Briefseite, Deckblatt oder Formular fällt weg, was im Textkörper der Vorlage stand. Auch als PDF entsteht ein Brief auf dem Briefpapier, sobald die PDF-Umwandlung eingerichtet ist. Ein Anschriftfeld in der Kopfzeile statt im Textkörper erkennt er nicht. In Prozessen (Schritt „KI-Antwort“) entsteht ein Brief noch nicht auf der Briefseite; die Datei beginnt dort auf einer leeren Seite der Vorlage. Ein Dokument trägt höchstens 10 Bilder.
• Bei einer PowerPoint-Vorlage setzt der Chat Fußzeile, Datum und Foliennummer nicht auf die Folien, auch wenn die Vorlage sie einschaltet; die Antwort sagt das dann.
• Diagramme stehen in Word immer und in PowerPoint als Treemap oder Trichter als Bild in den KontorStack-Farben in der Datei, nicht in den Farben eurer Vorlage. Andere PowerPoint-Diagramme übernehmen die Farben der Vorlage.
• Die Antwort sagt dir, worin eine Datei entstanden ist: in der Firmenvorlage mit ihrem Namen, in der gewählten Vorlage zum Ausfüllen, oder im Standardlayout, weil für das Format keine Vorlage hinterlegt ist. Lässt sich der Firmenstandard nicht laden, entsteht keine Datei im Standardlayout; der Chat sagt dann, dass ein Admin unter Einstellungen › Dateivorlagen die Datei ersetzen oder einen anderen Firmenstandard wählen kann.
• Wählst du eine Vorlage zum Ausfüllen, die inzwischen gelöscht oder nicht mehr für dich freigegeben ist, schickt der Chat die Nachricht nicht ab und sagt dir das, statt ohne Vorlage zu antworten.
• Eine Vorlage zum Ausfüllen mit Makros, ActiveX-Steuerelementen oder verknüpften Objekten füllt der Chat nicht, auch eine ältere nicht; er sagt dir, was an der Vorlage zu ändern ist.
• Eine eigene Dateivorlage (Einstellungen › Dateivorlagen) ist eine PPTX-, POTX-, DOCX- oder DOTX-Datei, kein PDF. Sie ist nach dem Speichern zuerst nur für dich da; teilen kannst du sie mit Personen und Abteilungen deiner Firma, als Betrachter (verwenden, herunterladen) oder Bearbeiter (auch ändern und weiter teilen). Für alle in der Firma freigeben und als Firmenstandard festlegen kann nur ein Admin, und ein Firmenstandard lässt sich nicht löschen, solange er gilt. „Aus OneDrive oder SharePoint“ steht beim Hochladen nur, wenn dein Microsoft-365-Konto verbunden ist; KontorStack legt dann eine Kopie an, die Datei in SharePoint bleibt, wie sie ist.
• Eine Vorlage zum Ausfüllen darf höchstens 50 MB groß sein, ebenso jede andere Dateivorlage. Eine Vorlage, die beim Öffnen Inhalte von einem anderen Ort lädt (etwa ein verknüpftes Bild) oder auf einen Dateiserver verlinkt, nimmt der Chat beim Hochladen nicht an; er sagt dir, was zu ändern ist. Wird gerade eine andere Vorlage geprüft, versuchst du es eine Minute später noch einmal.
• Eine Firmenvorlage darf höchstens 50 MB groß sein und keine Makros enthalten; eine PowerPoint-Vorlage höchstens 300 Layouts und Beispielfolien zusammen. Wird gerade eine andere Vorlage verarbeitet, versuchst du es in einer Minute noch einmal. Eine Beispielfolie der Vorlage nimmt der Chat nur, wenn er sie für eine Folie wählt; dann ersetzt er ihren Text, Formen und Bilder bleiben, Adresse und Webadresse bleiben stehen, wenn er sie nicht ändert, und die Foliennummer stimmt. Haben die Layouts im Folienmaster kein eigenes Design und liegt es auf gestalteten Beispielfolien, nutzt der Chat diese Layouts nicht und baut jede Folie aus den Beispielfolien. Jede Beispielfolie beschreibt der Chat nach ihrem Aussehen, etwa Titelfolie mit großem Foto, Inhaltsfolie mit grüner Fläche rechts oder mit weißem Hintergrund, Abschlussfolie mit Kontaktdaten; deshalb trifft eine Bitte wie „nimm die weiße Folie“ oder „die grüne für Folie 2“ die richtige. Heißen zwei Beispielfolien gleich oder nichtssagend, etwa „Überschrift 1“, tragen sie im Katalog einen Namen nach ihrem Aussehen; gespeicherte Anweisungen gelten weiter. Das Aussehen liest der Chat aus Formen, Farben und Bildern der Datei, ohne die Folie zu sehen: ein Siegel erkennt er nur, wenn es in der Datei so heißt. Den Satz zum Aussehen siehst du in den Anweisungen der Vorlage; stimmt er nicht, änderst du ihn dort, und dein Text gilt. Ist die Firmenvorlage noch nicht ganz eingelesen oder schalten ihre Anweisungen alle Folien ab, entsteht die Präsentation wie bisher aus Titel-, Inhalts- und Kapitel-Layout; hat sie keine eigene Titel- oder Abschnittsfolie, nutzen diese Folien dann das Inhaltslayout. Eine Vorlage, die du selbst für eine Nachricht wählst, gilt nur ganz: wird sie noch eingelesen oder schalten ihre Anweisungen alle Folien ab, schickt der Chat die Nachricht nicht ab und sagt dir, warum.
• Einzelne Dokumente kannst du im Quellen-Seitenpanel in den Spotlight stellen. Das gewichtet sie für die nächste Frage, verengt die Suche aber nicht: alles andere, was du sehen darfst, bleibt weiter durchsuchbar. Einen echten Filter auf ausgewählte Dokumente gibt es nicht.
• Hängst du ein Foto an und bittest um ein Bild danach, etwa euer Produkt an einer anderen Wand, bekommt das Bildmodell das Foto selbst als Vorlage. Es zeichnet trotzdem neu: Form, Farbe und Proportionen bleiben, Schrift und kleine Details können abweichen. Ein Produktfoto unverändert in eine Szene einsetzen kann der Chat nicht.
• Die Vorschau einer erzeugten oder angehängten Datei braucht die PDF-Umwandlung der Plattform; ist sie nicht eingerichtet, steht die Datei ohne Bilder da (eine angehängte als Zeile mit Namen und Größe, überarbeiten geht trotzdem), und „Herunterladen“ bietet kein PDF an. Unter PDF stehen dann auch keine Vorlagen zur Wahl, ein PDF entsteht im Standardlayout.
• Die Vorschau gibt es nur im eigenen Chat am Computer. In einem geteilten Chat, im Kundenportal und in der Handy-Ansicht steht die Datei als Zeile mit „Herunterladen“, ohne Bilder.
• Sprechernotizen, den Namen des Layouts je Folie und die Zeile „x von y Layouts“ zeigt die Vorschau nur bei einer Präsentation, die in einer Vorlage entstanden ist. Ein Hinweis an einer Folie (Text läuft über, Schrift verkleinert, Titel leer, nur ein Bild) kommt aus der Prüfung beim Erstellen; die Datei selbst ändert er nicht.
• Nachbessern geht nur in dem Chat, in dem die Datei entstand, und immer an ihrer neuesten Version; eine ältere Version holst du über „Wiederherstellen“ zurück und besserst dann diese nach. Der Chat kennt die 20 neuesten Dateien eines Chats; eine ältere lässt du neu erstellen. Die Datei bleibt in der Vorlage und in deren Fassung, in der sie entstand, auch wenn ein Admin die Vorlage inzwischen ersetzt hat; ist die Vorlage gelöscht oder nicht mehr für dich freigegeben, sagt der Chat das, statt nachzubessern.
• „Diese Folie ändern“, „Vorher“ und „Nachher“ gibt es nur bei Präsentationen, nicht an der Quellenfolie am Ende und nicht an einer Präsentation aus einer Vorlage zum Ausfüllen. Bei Word nennst du in der Bitte die Überschrift des Abschnitts; oben in der neuen Version steht, wie viele Abschnitte sich geändert haben.
• Hat ein Admin seit der ersten Version das Design geändert (Firmenstandard gesetzt oder entfernt, Logo, Akzentfarbe oder Schrift unter „Ohne Vorlage“), bessert der Chat eine Datei ohne eigene Vorlage nicht nach, weil sonst jede Folie anders aussähe; er bietet an, sie im heutigen Design neu zu erstellen. Eine Datei, die in einer Vorlage entstand, bleibt davon unberührt.
• Während in einem Chat eine Antwort entsteht, lässt sich dort keine Version wiederherstellen; das geht, sobald sie fertig ist.
• Liegt die Datei schon in SharePoint und wurde sie dort inzwischen von Hand geändert, holt der Chat beim Nachbessern die aktuelle Fassung von dort (mit deinem Microsoft-365-Konto), liest sie zuerst in ihrer eigenen Form und ändert erst dann diese, damit die Handänderung bleibt; nach SharePoint schreibt er dabei nichts, die neue Version liegt erst nach „Speichern unter“ dort. Lässt sich die Fassung nicht holen (kein Konto, keine Rechte mehr, Datei verschoben), ändert er nichts und sagt das.
• Eine eigene, angehängte PowerPoint- oder Word-Datei ändert der Chat an der Datei selbst: Text ersetzt er Wort für Wort, die Formatierung jedes Textlaufs bleibt, Bilder, Formen und nicht genannte Folien bleiben unverändert. Fest bleiben Text in SmartArt-Grafiken, eingebettete Excel-Tabellen und verknüpfte Diagramme, ebenso Gruppen, Textfelder in Word, Felder wie ein Inhaltsverzeichnis und Absätze mit Änderungen anderer, die noch niemand angenommen hat; die Antwort nennt das. Seine eigenen Änderungen aus diesem Chat rechnet er bei jeder weiteren Bitte neu, Word zeigt dann alle Änderungen gegenüber dem Original. Dateien mit Makros und Dateien, die zu groß oder zu verschachtelt sind, überarbeitet er nicht; die Datei trägt dann ein Siegel mit dem Grund. Alte Formate (.ppt, .doc) und Vorlagen-Dateien (.potx, .dotx) überarbeitet er nicht; Vorlagen gehören unter Einstellungen › Dateivorlagen.
• Umstellen auf eine Vorlage geht nur bei Präsentationen und nur, wenn im Chat eine PowerPoint-Vorlage gilt: der Firmenstandard oder eine im Chat-Start gewählte Vorlage; sonst sagt der Chat das. Die Folien entstehen dabei neu in dieser Vorlage; was nur das Design wechselte, steht in der Liste unter „Umgestellt“, was auch im Text anders ist, unter „Geändert“. Eine geprüfte Zusage, dass keine neue Zahl dazukam, gibt es nicht.
• Die Änderungsverfolgung in Word trägt den Namen aus deinem Profil und die Uhrzeit der Änderung; Word zeigt sie als Überarbeitungen zum Annehmen oder Ablehnen. Absätze in Tabellen ändern ihren Text, lassen sich aber nicht löschen oder verschieben, und mitten in eine Tabelle kommt kein neuer Absatz; Kopf- und Fußzeilen ändert der Chat nicht. Liest der Chat eine Word-Datei, sieht er ihre Gliederung (jede Überschrift mit der Nummer ihres Absatzes).
• „Zurück nach SharePoint“ gibt es nur für eine Datei, die per „@“ aus einem Wissensordner kam, der eine SharePoint- oder OneDrive-Bibliothek spiegelt, und nur in deinem eigenen Chat. Geschrieben wird mit deinem eigenen Microsoft-Konto an dieselbe Datei; wurde sie dort inzwischen geändert, überschreibt KontorStack sie nicht. Eine vom Computer angehängte Datei legst du über „Speichern unter“ ab.
• Die Versionen gehören zum Chat: ein geteilter Chat zeigt den Stand beim Teilen, keine spätere Version.
• „Speichern unter“ schreibt mit deinem eigenen Microsoft-365-Konto; wohin du speichern darfst, entscheidet SharePoint bzw. OneDrive. Ohne verbundenes Konto sagt das Menü, dass es fehlt, und führt zu den Integrationen. Im geteilten Chat, im Chat einer Kollegin, den du über ein gemeinsames Projekt liest, im Kundenportal und in der Handy-Ansicht gibt es „Speichern unter“ nicht. Als PDF speichern geht nur, wenn die PDF-Umwandlung für eure Plattform eingerichtet ist, wie beim Herunterladen.
• Gleicher Name am Ziel: „Als neue Version“ schreibt eine neue Version derselben Datei, „Umbenennen“ legt eine zweite an. Hat jemand die gespeicherte Datei inzwischen in SharePoint bearbeitet, überschreibt KontorStack sie nie; dann bleibt nur „Als neue Datei speichern“. Eine nachgebesserte Version liegt erst nach erneutem „Speichern unter“ in SharePoint; am selben Ort ist dann „Als neue Version“ gewählt, und dieselbe Prüfung gilt. „Link kopieren“ kopiert die normale Adresse der Datei, es entsteht kein neuer Freigabelink.
• Eine Datei aus dem Chat lässt sich nur im KontorStack-Chat und von Agenten ablegen, nicht über eine MCP-Verbindung aus Claude oder ChatGPT: dort gibt es keine Unterhaltung, zu der die Datei gehört.
• Der vorausgewählte Firmenstandard im Chat-Start gilt ohnehin, auch ohne Wahl; wählst du eine andere Vorlage, gilt sie für die Nachrichten dieses Chats im Modus „Dokument erstellen“.
• Unter PDF stehen im Chat-Start nur Word-Vorlagen ohne Platzhalter. Ein PDF aus einer PowerPoint-Vorlage oder aus einer Vorlage zum Ausfüllen entsteht im Chat noch nicht; dafür PowerPoint bzw. Word wählen und die fertige Datei als PDF herunterladen.
• Eine im Chat ausdrücklich gewählte Vorlage geht noch nicht zusammen mit einem Anhang. Der Chat schickt die Nachricht dann nicht ab und sagt es, statt still ohne die Vorlage zu antworten; der Firmenstandard gilt auch mit Anhang.
• Die Vorschau-Karte zeigt höchstens acht Folien oder Seiten klein, den Rest als Zahl; alle stehen in der Seitenansicht. Die Bilder einer Datei entstehen erst, wenn ihre Karte im Blick ist; eine Datei weit oben in einem langen Chat zeigt deshalb beim Hinscrollen kurz das Gerüst.
• Der Hintergrund im Chat gilt nur für dich und nur am Computer, nicht in der Handy-Ansicht. Ein eigenes Foto darf höchstens 20 MB groß sein und braucht an der langen Seite mindestens 1000 Pixel; gespeichert wird es verkleinert und ohne Ortsangaben und Kameradaten.
• Bearbeiten lassen sich nur Bilder im eigenen Chat. Im Chat einer Kollegin in einem gemeinsamen Projekt und in einem geteilten Chat kannst du ein Bild öffnen, zoomen, herunterladen und teilen, aber nicht bearbeiten.
• Je Bild gehen höchstens 10 Kommentare mit. Markierungen allein lassen sich nicht abschicken: das Bildmodell braucht dazu einen Satz, was an der markierten Stelle geschehen soll. Außerhalb der markierten, kommentierten oder überstrichenen Stelle bleibt das Bild unverändert, bei „Größe ändern“ die ursprüngliche Fläche.
• Während eine Bearbeitung läuft, startet keine zweite und keine neue Nachricht in diesem Chat (in einem anderen Chat geht es); solange eine Antwort im Chat läuft, startet keine Bearbeitung. Bricht die Verbindung während einer Bearbeitung ab, lädt der Chat seinen gespeicherten Stand neu, statt sie ein zweites Mal zu schicken. Hängst du bei offener Bild-Fläche eine Datei an, geht die Nachricht als gewöhnliche Chat-Nachricht, nicht als Bearbeitung des Bildes.
• „Teilen“ erzeugt keinen öffentlichen Link, sondern gibt die Bilddatei weiter; am Computer braucht das einen Browser, der Bilder in die Zwischenablage schreiben kann.
• „Größe ändern“ erweitert ein erzeugtes Bild einmal; ein zweites Erweitern desselben Bildes würde zu groß und ist im Menü ausgegraut, ebenso das Verhältnis, das das Bild schon hat. Arbeiten gerade viele Personen gleichzeitig an Bildern, kommt der Satz „Gerade werden viele Bilder bearbeitet. Versuch es gleich noch einmal.“; Markierungen und Kommentare bleiben stehen.
• „HG entfernen“ kann nur GPT Image 1.5. Ist im Bild-Chip ein anderes Bildmodell gewählt, sagt der Chat, welche freigegebenen Modelle es können. Eine Bearbeitung zählt wie eine Chat-Nachricht aufs Kontingent; ist es aufgebraucht, steht derselbe Satz wie im Chat.
• Als Vorlage taugen die Bilder des eigenen Chats, hochgeladene wie erzeugte. Die ältesten Bilder eines sehr langen Chats nimmt er nicht mehr; die lädst du dann noch einmal hoch. FLUX 1.1 pro nimmt gar kein Foto als Vorlage; der Chat sagt das und nennt die freigegebenen Bildmodelle, die es können.

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Was du als Nächstes lesen solltest

• Tempo und Gründlichkeit: Der Knopf im Eingabefeld, mit dem du wählst, welches Modell antwortet und ob es vor der Antwort nachdenkt.
• Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.