Die Funktionen dahinter
- Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
Stand dieser Angaben: 2026-09-04.
KontorStack verstehen
Wer sieht was?
Wie Bereich, Abteilung und Ordner gemeinsam festlegen, was du in der Oberfläche und in deinen Antworten überhaupt zu sehen bekommst.
Ein Bereich ohne zugeordnete Abteilung gilt für die ganze Firma. Das ist die wichtigste und die am häufigsten übersehene Regel, denn genau in diesem Zustand ist ein frisch angelegter Bereich: Beim Anlegen wird keine Abteilung mitgegeben. Eng wird er erst, wenn eine Administratorin über die drei Punkte am rechten Rand der Bereichszeile den Eintrag „Zugriff“ öffnet und dort eine Abteilung wählt. Das Menü zeigt jede Abteilung mit ihrer Mitgliederzahl, und du wählst genau eine. Danach sieht nur noch, wer Mitglied dieser Abteilung ist. Das gilt pro Bereich: Der eine kann firmenweit offen bleiben, während der Bereich daneben eng auf eine Abteilung begrenzt ist. Ganz oben in der Liste steht der Unternehmens-Korpus mit dem Zusatz „Gilt für alle“. Er ist der einzige, der sich nicht einschränken lässt, weil seine Quellen ohnehin in jeden Bereich vererbt werden.
Zwei Dinge an dieser Zuordnung sind leicht zu übersehen. Zurück auf firmenweit kommst du über das Menü nicht: Es bietet nur Abteilungen an, und eine davon muss gewählt bleiben. Und wird die Abteilung selbst gelöscht, fällt der Bereich auf firmenweit zurück, ohne dass jemand am Bereich etwas geändert hätte.
Innerhalb eines Bereichs fragt der Ordner ein zweites Mal nach. Beim Anlegen unter „Neuen Ordner erstellen“ steht die Wahl „Sichtbarkeit“ mit zwei Möglichkeiten: „Geteilt“ heißt „Für dein Team sichtbar“, „Privat“ heißt „Nur für dich sichtbar“. Die beiden Prüfungen wirken nacheinander und nie gegeneinander. Wer den Bereich nicht sieht, sieht auch den geteilten Ordner darin nicht.
Eine Ausnahme kennt die Systematik: den persönlichen Eingang. Er heißt „Eingang“ und trägt die Zeile „Nur für dich, noch keinem Bereich zugeordnet“. Er liegt auf derselben Firmenebene wie ein firmenweiter Bereich und bleibt trotzdem beim Besitzer. Der Grund ist der schnelle Upload: Eine hingeworfene Datei soll sofort brauchbar sein, ohne dass vorher jemand über Ordner und Namen entscheidet. Ohne diese Ausnahme würde jeder ungeprüfte Upload sofort den gemeinsamen Korpus verwässern. In der Bereichsliste und in der Suche taucht der Eingang einer Kollegin bei dir nicht auf. Er ist als Zwischenstation gedacht, nicht als Ablage: Was bleiben soll, sortierst du in einen Bereich.
Im Chat werden dieselben beiden Fragen gestellt, und zwar bei jeder Frage neu. Bevor eine Antwort entsteht, wird zuerst bestimmt, welche Bereiche und Ordner für dich offenstehen; nur darin wird gesucht. Hängt am Bereich eine Abteilung, und bist du darin? Ist der Ordner geteilt oder privat? Ein Bereich, den du in der Liste nicht siehst, liefert dem Chat keinen Satz, und ein privater Ordner innerhalb eines Bereichs bleibt auch im Chat bei seinem Besitzer. Umgekehrt wächst dein Chat sofort mit, wenn dich jemand in eine Abteilung aufnimmt, ohne dass du irgendwo etwas einstellst.
Bleibt die Frage nach der Administratorin. Verwalten und Sehen sind zwei verschiedene Dinge, und die Plattform hält sie auseinander. Eine Administratorin legt Bereiche und Abteilungen an, nimmt Menschen in eine Abteilung auf, bestimmt welche Abteilung einen Bereich sieht, und darf Quellen umbenennen, verschieben und löschen. Zusätzlichen Einblick bekommt sie dadurch nicht: Die Sichtbarkeitsprüfung kennt keine Ausnahme für Rollen. Ein Bereich, dessen Abteilung sie nicht angehört, fehlt auch in ihrer Liste. Sie kann sich selbst in diese Abteilung aufnehmen, steht dann aber als Mitglied darin. Zugriff entsteht über Mitgliedschaft, nie über die Rolle.