Die Abteilung entscheidet das Sehen, nie die Rolle. Jeder Bereich, also jeder Ordner auf oberster Ebene, trägt mindestens eine Abteilung. Wer in einer dieser Abteilungen ist, sieht den Bereich und alles darunter; wer in keiner ist, sieht ihn nicht, auch nicht in der Suche und nicht im Chat. Ein Bereich ohne Abteilung lässt sich nicht anlegen. Beim Anlegen wählst du die Abteilungen, und über die drei Punkte am rechten Rand der Bereichszeile änderst du sie unter „Zugriff“ später wieder. Firmenweit offen ist ein Bereich, dem du die Abteilung „Alle“ gibst, in der jede Person deiner Firma ist.
Darunter fragt jeder Ordner noch einmal nach. Ein Unterordner kann eigene Abteilungen tragen; dann gilt für ihn und alles darunter dieses engere Tor. Trägt er keine, gilt das nächste Tor darüber. Und ein Ordner ist entweder „Geteilt“, also für alle hinter dem Tor sichtbar, oder „Privat“, also nur für die Person, die ihn angelegt hat. Die Prüfungen wirken nacheinander und nie gegeneinander: Ein Unterordner ist nie für mehr Menschen sichtbar als der Ordner, in dem er liegt.
Sehen ist die erste Stufe, nicht die ganze Wahrheit. Je Abteilung legt ein Admin am Bereich fest, wie weit sie darüber hinaus darf: Lesen heißt, Inhalte in der Suche und in Antworten nutzen und Dokumente in der Plattform ansehen. Herunterladen heißt zusätzlich, die Originaldatei speichern. Hochladen heißt zusätzlich, Dokumente ablegen und Unterordner anlegen. Ändern heißt zusätzlich, Dokumente löschen und Ordner umbenennen, verschieben oder löschen. Die Stufen bauen aufeinander auf, und sie gelten für den Bereich mit allen Unterordnern. Wichtig dabei: Wer lesen darf, bekommt den Inhalt sinngemäß in Antworten, auch ohne die Datei herunterzuladen. Etwas wirklich Vertrauliches schützt du deshalb über die Abteilung, nicht über die Stufe.
Eine Ausnahme kennt die Systematik: den persönlichen Eingang. Er heißt „Eingang“ und bleibt bei seiner Besitzerin, ohne Abteilung und ohne Tor. Er ist für den schnellen Upload gedacht, als Zwischenstation, nicht als Ablage. Was bleiben soll, sortierst du in einen Bereich.
Eine zweite Ausnahme sind Dateivorlagen, also die Word- und PowerPoint-Vorlagen, in denen Chat und Agenten Dateien erstellen. Sie liegen in keinem Ordner. Eine neue Vorlage sieht nur, wer sie hochgeladen hat; teilen lässt sie sich mit Abteilungen und auch mit einzelnen Personen, als Betrachter oder als Bearbeiter. Für die ganze Firma freigeben und als Firmenstandard festlegen kann nur ein Admin, und auch ein Admin sieht eine Vorlage nur, wenn sie für ihn freigegeben ist.
Im Chat werden dieselben Fragen gestellt, und zwar bei jeder Frage neu. Bevor eine Antwort entsteht, wird bestimmt, welche Ordner für dich offenstehen; nur darin wird gesucht. Dasselbe gilt für Agenten und Prozesse: Sie lesen mit den Rechten der Person, in deren Namen sie laufen, nie mit mehr. Nimmt dich jemand in eine Abteilung auf, wächst dein Chat sofort mit; nimmt er dich heraus, schrumpft er sofort.
Bleibt die Frage nach dem Admin. Verwalten und Sehen sind zwei verschiedene Dinge. Ein Admin legt Bereiche und Abteilungen an, nimmt Menschen in eine Abteilung auf oder heraus, bestimmt Abteilungen und Stufen eines Bereichs. Zusätzlichen Einblick bekommt er dadurch nicht: Ein Bereich, dessen Abteilungen er nicht angehört, fehlt auch in seiner Liste. Er kann sich selbst in die Abteilung aufnehmen, steht dann aber als Mitglied darin, und genau das steht im Protokoll. Jede Änderung an Rollen, Abteilungen und Rechten wird mit Person, Zeitpunkt, altem und neuem Wert festgehalten; Admins finden das unter „Berechtigungen“ in „Meine Firma“, zusammen mit der Rechtematrix, die je Bereich und Abteilung die Stufe zeigt.
Die Funktionen dahinter
- Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
- Benutzer und Abteilungen: Der Ort, an dem du festlegst, wer zu deiner Firma gehört, was diese Person verwalten darf und zu welcher Abteilung sie zählt.
Sobald ein Dokument sichtbar ist, stellt sich die nächste Frage: Wie belegt ist eine Antwort, die daraus entsteht? Dazu „Wann kann ich einer Antwort trauen?“.
Stand dieser Angaben: 2026-10-01.
