Dateiserver

​

Wie du darüber denkst

​

Wann du es nimmst

• Wenn Unterlagen auf einem Laufwerk im Haus liegen und dort bleiben sollen.
• Wenn ein Prozess eine Datei braucht, die es nur auf diesem Server gibt, etwa im Auftrags- oder Zeichnungsordner.
• Wenn nachvollziehbar sein muss, welche Datei wann angefragt wurde und ob sie herausgegeben wurde.

​

Wann du es nicht nimmst

• Für Unterlagen, auf die immer wieder dieselben Fragen kommen. Nimm sie ins Wissen auf: dort sind sie durchsuchbar, und eine Antwort bekommt eine Fundstelle.
• Für Dateien in SharePoint oder OneDrive. Dafür ist die Microsoft-365-Integration da, die diese Ordner direkt erreicht.
• Für eine einzelne Datei, die du gerade zur Hand hast. Häng sie an deine Nachricht an, statt einen Server anzubinden.

​

Was du vorher brauchst

• Adminrechte. Die Seite und die gesamte Verwaltung dahinter, also Anlegen, Freigeben, Zuweisen und Abschalten, sind Administratorinnen vorbehalten.
• Ein Windows-Server im Netz, der laufen darf und api.kontorstack.com auf Port 443 erreicht, direkt oder über einen gewöhnlichen Proxy. Er ruft bei KontorStack an; von außen wird nie in euer Netz hineingewählt. Eine Firewall, die HTTPS-Verbindungen aufbricht und neu verschlüsselt, funktioniert nicht: das Programm prüft unser Zertifikat gegen eine eingebaute Kopie, und genau davor schützt diese Prüfung. Den Proxy trägt eure IT bei der Installation ein oder setzt ihn später per Gruppenrichtlinie.
• Und zwar der Server, auf dem die Dateien selbst liegen. Das Programm läuft unter einem Dienstkonto mit sehr wenigen Rechten; ob dieses Konto eine Freigabe auf einem anderen Server erreicht, haben wir nicht gemessen. Belegt ist der Fall mit Ordnern derselben Maschine.
• Die vollständigen Pfade der Ordner, die freigegeben werden sollen, so wie sie auf dem Server heißen.
• Ein KontorStack-Konto in eurer Firma für jede Person, die etwas sehen soll.

​

So gehst du vor

1. Einstellungen öffnen, Reiter „Dateiserver“.
2. Oben rechts „Server verbinden“ wählen und einen Namen vergeben. Mehr wird hier nicht gefragt: welche Ordner freigegeben werden, entscheidet ihr später, wenn der Server steht und ihr seht, welche Pfade es dort überhaupt gibt.
3. „Anlegen und Link erzeugen“ klicken. Solange der Server auf „Wartet“ steht, kommt ihr über „Code und Links anzeigen“ in seiner Zeile jederzeit wieder heran. Das stellt allerdings neu aus: ein Link, den ihr schon verschickt habt, gilt danach nicht mehr. Der Grund ist, dass wir Code und Link nur als Prüfsumme speichern und den Klartext selbst nicht kennen.
4. Das Programm auf dem Server installieren. Der Link führt auf eine Seite, die alles Weitere erklärt: was das Programm tut, was Windows beim Herunterladen zeigen wird, und den Knopf für die Datei. Auf dem Server doppelklicken, fertig. Der Anmeldecode steckt im Dateinamen, es ist nichts abzutippen. Den Link könnt ihr weitergeben, an eure IT oder an euren Dienstleister; er gilt 30 Tage und übersteht damit eine Mail und ein Wochenende. Der Anmeldecode steckt nicht im Link, sondern entsteht jedes Mal neu beim Herunterladen. Wer die Installation lieber von Hand oder per Gruppenrichtlinie verteilt, findet daneben das Installationspaket mit Prüfsumme und die Befehlszeile mit dem Code. Steht kein Paket bereit, sagt die Seite das, und ihr bekommt es von KontorStack.
5. Warten, bis die Zeile unter „Verbundene Server“ von „Wartet“ auf „Verbunden“ springt. Die Seite lädt sich dafür von selbst nach, ihr müsst nichts tun. Danach steht dort, wann der Server zuletzt gesehen wurde, und daneben die Selbstprüfung: unter welchem Konto der Dienst läuft und welche der freigegebenen Ordner er wirklich lesen kann. Das ist die Antwort auf „hat es geklappt“, und sie kommt vom Dienst selbst, nicht von einer Vermutung.
6. Wer direkt auf dem Server nachsehen will: dort genügt das Wort kontorstack in der Eingabeaufforderung. Es zeigt dasselbe, sagt das Ergebnis in der ersten Zeile und färbt es. Ohne Eingabeaufforderung geht es auch über den Startmenü-Eintrag „KontorStack prüfen“.
7. Jetzt erst die Ordner freigeben: unter „Freigegebene Ordner“ die Pfade eintragen, absolut und so, wie sie auf dem Server heißen. Danach jedem Ordner die Personen zuweisen, die ihn sehen dürfen. Ein Ordner ohne Zuweisung wird ausdrücklich als für niemanden sichtbar gekennzeichnet, und ohne Zuweisung sieht ihn niemand, auch keine Administratorin. In derselben Zeile steht unter „Gültige Fassung“, wie in diesem Ordner entschieden wird, welche Fassung eines Dokuments gilt: „Alle gleichrangig“ wie bisher, „Jüngste gilt“, wenn dort mehrere Fassungen desselben Dokuments nebeneinander liegen, oder „Archiv“ für einen Ordner, in dem nur Überholtes steht.
8. Den Zugriff benutzen: in einem Prozess unter „Werkzeug“ die Gruppe „Dateiserver“ öffnen und „Lokale Ordner und Dateien lesen“ auswählen.
9. Später aktualisieren: auf dem Server genügt kontorstack update in einer Eingabeaufforderung als Administrator. Der Befehl vergleicht die Fassungen, lädt das Paket über die Anmeldung, die der Dienst ohnehin hat, prüft Prüfsumme und Signatur und spielt es ein; stimmt eine der beiden Prüfungen nicht, wird nichts installiert. Ein Konto oder einen Browser braucht er nicht. Aus der Oberfläche geht es auch: ein verbundener Server zeigt in seiner Zeile unter „Programm“, welche Fassung bereitsteht, und daneben den Knopf zum Aktualisieren oder „Paket laden“. Beide Wege brauchen keinen Anmeldecode: das Paket ersetzt die alte Fassung selbst und behält Dienst, Freigaben und Anmeldung. Ihr müsst den Server also nicht neu anlegen, um an die Datei zu kommen.

​

Beispiel

​

Was es von deinen Daten sieht

​

Grenzen

• Nur lesen. Auflisten, suchen, Größe und Änderungsdatum ansehen, Inhalt lesen. Es wird nie geschrieben, verschoben oder gelöscht.
• Im Chat lässt sich der Dateiserver nicht von Hand einschalten. Der Weg führt heute über einen Prozess, in dem das Werkzeug ausgewählt ist.
• Ein Skill bringt den Dateiserver nicht mit. Die Skill-Brücke verlangt ein verbundenes Konto, und der Dateiserver hat keines: seine Anmeldung hängt am Gerät. Nimm auch dafür einen Prozess.
• Es zählt ein Server. Legst du mehrere Verbindungen an, benutzt die Plattform die zuletzt angemeldete aktive.
• Freigeben und Zuweisen sind zwei Schritte. Wer keinem Ordner zugewiesen ist, bekommt eine Absage, auch als Administratorin.
• Ein Prozess liest mit der Identität der Person, unter der er läuft: wer ihn startet, sonst der Verantwortliche des Prozesses. Ist diese Person keinem Ordner zugewiesen, bekommt der Lauf dieselbe Absage.
• Gesucht wird nach Dateinamen, Endung, Änderungsdatum und Größe, nicht im Inhalt der Dateien. Jede Suche braucht einen der freigegebenen Ordner als Ausgangspunkt.
• Ein ganzes Laufwerk lässt sich nicht freigeben. Freigegeben wird immer ein benannter Ordner, und Unterordner sind darin eingeschlossen. Wer „C:\“ einträgt, bekommt eine Absage mit dem Hinweis auf den Ordner darunter.
• Pfade werden getippt, absolut und so, wie sie auf dem Server heißen. Kein „~“, keine relativen Angaben, keinen Ordnerbaum zum Anklicken. Eine Freigabe schließt dafür alles darunter ein, beliebig tief.
• Antwortet der Server nicht innerhalb von 15 Sekunden, kommt eine klare Absage. Es wird nicht still auf das Wissen ausgewichen.
• Dateien wandern nicht ins Wissen. Sie werden für eine Antwort gelesen und sind danach nicht durchsuchbar.
• Die Gültigkeits-Regel eines Ordners ordnet ein, sie sperrt nichts. Ein überholtes Dokument verschwindet nicht aus dem Ergebnis, sondern wird als überholt ausgewiesen. Wer ausdrücklich nach einer alten Fassung fragt, bekommt sie. Wer etwas sehen darf, entscheiden weiterhin allein Freigabe und Zuweisung.
• „Jüngste gilt“ urteilt nach Dateiname und Änderungsdatum, nicht nach dem Inhalt. Es gibt keinen Freigabestatus und keine Versionsnummer im Dokument, die wir lesen könnten. Ein Wort wie „alt“, „veraltet“ oder „überholt“ im Dateinamen wiegt dabei schwerer als das Datum. Eine Datei, die jemand umbenannt hat, wäre sonst allein dadurch die neueste.
• Eine Datei wird für die Antwort ganz angesehen, auch wenn sie dafür in mehreren Stücken vom Server geholt werden muss. Ab 20 MB geht das nicht mehr; dann sagt die Antwort ausdrücklich, dass der Inhalt nicht gelesen wurde, statt ihn aus dem Dateinamen zu erraten. Bei einem PDF mit mehr als 100 Seiten kommt statt des Originals ein Textauszug mit Seitenzahlen: der Inhalt ist da, Layout, Tabellen und Abbildungen fehlen. Ein eingescanntes PDF ohne Texterkennung gibt auch das nicht her.
• Word, Excel und PowerPoint kommen als Text an, und eine Tabelle bleibt dabei eine Tabelle: Zeile für Zeile, Spalte für Spalte, verbundene Zellen aufgefüllt, eine leere Zelle bleibt sichtbar leer. Kopf- und Fußzeilen sind als solche gekennzeichnet, Überschriften behalten ihre Ebene. Schriftschnitte, Seitenumbrüche und eingebettete Bilder gehen dabei verloren; ein PDF wird dagegen als Ganzes angesehen, mit Layout.
• Das Installationspaket kommt nicht in jedem Fall aus der Seite. Ist keines hinterlegt, sagt sie das und verweist auf KontorStack; ist eines da, aber nicht signiert, steht auch das dort, und Windows warnt bei der Installation.
• Ordner auf einem anderen Server als dem, auf dem das Programm läuft, sind offen. Das Dienstkonto tritt im Netz ohne eigene Identität auf; ob es damit an eine Freigabe kommt, ist nicht gemessen. Bis dahin gilt: auf der Maschine mit den Dateien installieren, nicht daneben. Ob es im Einzelfall doch klappt, seht ihr an der Selbstprüfung in der Serverkarte, ohne raten zu müssen.
• Es gibt keine automatische Aktualisierung. Ein Dienst, der sich unbeaufsichtigt selbst ersetzt, würde entscheiden, wann euer Fileserver seinen Dienst neu startet. Das bleibt eure Entscheidung. Wer kontorstack update tippt, braucht Administratorrechte, weil dabei der Dienst ausgetauscht wird. Auf einem Server, der nie angemeldet wurde, sagt der Befehl das und verweist auf den Link aus den Einstellungen.
• Ein nicht signiertes Paket wird an den Dienst gar nicht ausgeliefert. Über die Oberfläche kann ein Mensch es bewusst laden und installieren; kontorstack update lehnt es ab, weil dort niemand mitentscheidet.
• Läuft auf dem Server schon ein Connector, wird die alte Fassung nicht deinstalliert. Das Paket ersetzt sie selbst, und Dienst, Freigaben und Anmeldung bleiben dabei erhalten. Wer vorher deinstalliert, nimmt dem Kunden seinen Dateiserver weg und steht ohne Rückweg da, falls beim Neuinstallieren etwas klemmt.
• Der Link zur Zero-Touch-Installation gilt 30 Tage, der Anmeldecode darin nur eine Stunde. Jedes Öffnen des Links erzeugt einen frischen Code und macht die vorher heruntergeladene Datei unbrauchbar: benutzt also die zuletzt geladene. Wer den Link weitergibt, gibt den Zugang weiter; sobald der Server angemeldet ist, führt er ins Leere.

​

Was du als Nächstes lesen solltest

• Wissen: Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann.
• Integrationen: Eine Verbindung zu einem externen System wie Outlook, HubSpot oder Slack, über die KontorStack im Moment der Frage nachschlägt oder in deinem Namen handelt.
• Prozesse: Ein festgelegter Ablauf aus Bausteinen, den die Plattform auf Knopfdruck oder nach Zeitplan abarbeitet und protokolliert.