Schritt 1: Wissen
Nach draußen geht nur, was vorher als Ordner im Wissen liegt, denn freigegeben werden Ordner und nicht einzelne Dokumente. Der Zuschnitt des Ordners ist damit schon die Freigabe: es wird nichts vererbt, ein Unterordner kommt nicht automatisch mit, und ein Ordner, in dem noch keine Quelle mit Dokumenten liegt, lässt das Portal gar nicht erst antworten. Wer alles in einen großen Ordner legt, kann später nicht mehr trennen, was der eine Kunde sehen darf und der andere nicht. Der Ort, an dem die Unterlagen deiner Firma liegen, damit KontorStack seine Antworten darauf stützen kann. Ganze ErklärungSchritt 2: Kundenportale
Das Kundenportal ist der vorgesehene Weg, auf dem jemand von außen selbst nachsehen kann. Der Gast bekommt kein Konto in deiner Firma, sondern einen eigenen Zugang, der genau die angeklickten Ordner kennt und sonst nichts. Zwei Grenzen entscheiden hier über das Ergebnis: freigeben kannst du nur, was du selbst sehen darfst, und die Administrator-Rolle allein verschafft dir keinen Blick in einen Bereich, zu dessen Abteilung du nicht gehörst; und der Gast kann ausschließlich fragen, also nichts hochladen, nichts erzeugen und nichts auslösen. Ein Chat für die Kunden deiner Firma. Sie öffnen einen Link, melden sich mit ihrer Mail-Adresse an und stellen Fragen zu genau den Ordnern, die du für sie freigegeben hast. Ganze ErklärungSchritt 3: Chats wiederfinden und teilen
Geht es nicht um Unterlagen, sondern um ein einzelnes durchgearbeitetes Gespräch, liegt der Knopf „Teilen“ im Chat nahe. Er trägt aber nicht nach draußen: der Link öffnet den Chat nur für angemeldete Mitglieder deiner eigenen Firma, von außen führt er zur Anmeldung, und aus einer anderen Firma heraus kommt eine neutrale Meldung, die nicht einmal verrät, ob es diesen Chat gibt. Für den Kunden bleiben deshalb zwei Wege: „Kopieren“ unter der Antwort und den Text per Mail, oder das Ergebnis als Dokument in einen Ordner legen, den sein Portal sehen darf. Die Liste deiner Chats in der linken Leiste, über die du ein früheres Gespräch wiederfindest, und der Knopf „Teilen“, mit dem du einen davon für deine Firma freigibst. Ganze ErklärungStand dieser Angaben: 2026-09-04.