Wie du darüber denkst
Denk an ein Aktenregal, nicht an eine Suchmaschine. Vier Ebenen: ein Bereich ist der Schrank und entscheidet, wer hineinsehen darf. Ein Ordner steht darin. Eine Quelle ist der Behälter im Ordner, der die Dokumente trägt. Das Dokument ist das Blatt. KontorStack liest nur, was jemand in dieses Regal gestellt hat. Es schaut nirgendwo sonst nach.Wann du es nimmst
- Wenn eine Antwort auf euren eigenen Unterlagen beruhen soll statt auf Allgemeinwissen.
- Wenn dieselbe Frage immer wieder kommt und die Antwort in einem Dokument steht, das nicht jeder findet.
- Wenn du eine Aussage mit einer Fundstelle belegen können willst.
Wann du es nicht nimmst
- Für eine einzelne Datei, die du nur in diesem einen Gespräch brauchst. Häng sie direkt an die Nachricht an, statt sie ins Regal zu stellen.
- Für Zahlen, die sich täglich ändern. Ein Dokument im Wissen ist der Stand vom Tag des Hochladens, nicht ein Live-Blick in ein anderes System.
- Für Postfach-Inhalte, die nur dich betreffen. Dein persönlicher Eingang ist bewusst getrennt und wird nie Teil des Firmenkorpus. Eine einzelne Mail, die du bewusst als Datei in einen Ordner legst, wird dagegen ein Dokument dieses Ordners.
Was du vorher brauchst
- Ein Bereich muss existieren. Einen neuen Bereich anlegen darf nur eine Administratorin.
- Du musst den Bereich sehen dürfen. Jeder Bereich hängt an mindestens einer Abteilung, und du brauchst eine Mitgliedschaft in einer davon. Private Ordner sieht nur ihr Besitzer.
- Was du darin tun darfst, legt die Rechtestufe deiner Abteilung fest. Die Stufen bauen aufeinander auf und gelten für den Bereich und alle Unterordner: Lesen heißt Inhalte in Suche und KI-Antworten nutzen und Dokumente in der Plattform ansehen. Herunterladen erlaubt zusätzlich, Originaldateien zu speichern. Hochladen erlaubt zusätzlich, Dokumente abzulegen und Unterordner anzulegen. Ändern erlaubt zusätzlich, Dokumente zu ersetzen, umzubenennen und zu löschen. Eine Administratorin darf alles.
- Im Ordner muss eine Quelle liegen, bevor du ein Dokument hinzufügen kannst.
- Für eine SharePoint- oder OneDrive-Quelle braucht es ein verbundenes Microsoft-365-Konto.
So gehst du vor
- In der linken Leiste auf „Wissen“ klicken.
- Der Reiter „Ordner“ ist offen. Ganz oben steht der Firmenname; was direkt dort liegt, gilt für alle. Darunter die Ordner der obersten Ebene.
- Einen Bereich anklicken, um seine Ordner zu sehen.
- Im Bereich „Ordner anlegen“ wählen und den Ordner benennen.
- Im Ordner eine Quelle anlegen und danach Dokumente hinzufügen, per Datei-Upload oder aus einem verbundenen Microsoft-365-Ordner.
- Warten, bis das Dokument gelesen ist. Solange es gelesen wird, läuft ein Ring um sein Symbol; wartet es noch, steht der Ring still. Verschwindet der Ring und wird das Symbol farbig, findet der Chat das Dokument.
- Eine Aufnahme (Audio oder Video) öffnet nach dem Ablegen ihre Vollansicht. Dort läuft der Fortschritt in vier Schritten: Hochladen, Ton, Transkript, Im Wissen. Danach steht dort das Transkript mit Sprechern und Zeitmarken. Das Original und das Transkript als Word, PDF oder Text lädst du in der Vollansicht oder im Menü der Zeile herunter („Original herunterladen“, „Transkript als Word“), wenn deine Rechtestufe Herunterladen erlaubt.
Beispiel
Ihr legt einen Bereich „Qualität“ an, darin den Ordner „Prüfanweisungen“, darin eine Quelle mit den geltenden SOPs. Danach beantwortet der Chat „Wie ist der Ablauf bei einer Abweichung?“ mit der Fundstelle aus der richtigen SOP statt mit einer allgemeinen Beschreibung.Was es von deinen Daten sieht
KontorStack sieht ausschließlich, was in einer Quelle liegt, die du angelegt hast, und davon nur, was du selbst sehen darfst. Die Rechteprüfung ist dieselbe wie in der Oberfläche: ein Ordner in einem Bereich, dessen Abteilung du nicht angehörst, existiert für dich im Chat nicht. Der persönliche Eingang einer Kollegin ist auch für Administratorinnen unsichtbar. Eine hochgeladene Mail ist ein Dokument ihres Ordners und für alle sichtbar, die den Ordner sehen; das Postfach, aus dem sie stammt, wird dadurch nicht Teil des Firmenwissens. Was nirgends verbunden ist, kennt die Plattform nicht, und sagt das lieber, als zu raten.Grenzen
- Es nimmt nicht jedes Dateiformat. Durch kommen genau diese: PDF; Word (.docx, .doc, .docm, .dotx), OpenDocument-Text (.odt) und RTF; Excel (.xlsx, .xlsm, .xls), OpenDocument-Tabellen (.ods), CSV und TSV; PowerPoint (.pptx, .pptm, .ppt) und OpenDocument-Präsentationen (.odp); HTML-Seiten (.html, .htm); Textdateien (.txt, .md, .markdown, .text, .json, .yaml, .yml, .xml, .log); E-Mails (.eml, .msg); Fotos und Scans (.png, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .heic); Audioaufnahmen (.mp3, .m4a, .aac, .wav, .flac, .ogg, .oga, .opus, .wma, .amr, .mpga, .mpeg, .mp2) und Videoaufnahmen (.mp4, .m4v, .mov, .webm, .mkv, .avi, .wmv, .3gp, .flv), von denen nur die Tonspur gelesen wird. Alles andere wird abgelehnt, nicht notdürftig als Text gelesen, auch andere Bildformate wie GIF, WebP, SVG und BMP.
- Eine E-Mail wird mit Absender, Empfängern, Datum, Betreff und Text gelesen, ihre Anhänge im selben Dokument. Jede Fundstelle aus einem Anhang nennt die Mail, aus der er stammt; eine eigene Datei in der Liste wird ein Anhang nicht. Gelesen werden bis zu 20 Anhänge je Mail, jeder bis 25 MB, und eine angehängte Mail nur eine Ebene tief. Bilder im Mailtext, Archive, Audio und Video werden nicht gelesen; ein als Datei angehängtes Foto wird gelesen wie ein hochgeladenes. Was nicht gelesen wurde, steht mit Grund in der Mail selbst. Blindkopie-Empfänger (Bcc) werden nicht aufgenommen, verschlüsselte oder rechtegeschützte Mails stehen grau in der Liste, und ihr Symbol nennt den Grund, wenn du darauf zeigst.
- Fotos und Scans als Bilddatei liest KontorStack per Texterkennung, genau wie eingescannte Seiten einer PDF. Ein mehrseitiges TIFF wird ein Dokument mit mehreren Seiten, ein Handyfoto wird richtig herum gedreht. Ein Bild ohne erkennbaren Text steht grau in der Liste. Für TIFF und HEIC gibt es keine Vorschau des Originals, die Fundstelle im Chat zeigt das Bild trotzdem.
- Eingescannte Seiten einer PDF und Fotos liest KontorStack mit einer deutschen Texterkennung, damit aus „Maßnahmenplan“ nicht „MaBnahmenplan“ wird. Das gilt für bis zu 40 eingescannte Seiten je Datei. Hat eine Datei mehr Scan-Seiten, ist sie geschützt oder trägt eine Seite schon eine schlechte Textebene vom Scanner, liest eine einfachere Erkennung sie. Die verwechselt Umlaute und ß häufiger.
- Text in Bildern auf PowerPoint-Folien wird nicht verlässlich gelesen. Steht etwas Wichtiges nur im Bild einer Folie, schreib es zusätzlich als Text auf die Folie.
- Eine Aufnahme wird bis 4 Stunden transkribiert, mit Sprechern und Zeitmarken, und dabei nicht aufgeteilt. Längere Aufnahmen musst du vorher schneiden.
- Pro Datei gilt ein Deckel: 100 MB für Dokumente, 5 GB für Aufnahmen.
- Wählst du Dateien einzeln aus, nimmt der Dialog jedes Format, das auch verarbeitet wird. Ziehst du einen ganzen Ordner hinein, bleiben JSON-, YAML-, XML-, HTML- und Log-Dateien sowie Fotos und Scans darin liegen, weil das in echten Ordnern fast immer Maschinendateien, Logos, Symbole oder Bildschirmfotos sind. Welche das waren, steht nach dem Hochladen da; einzeln ausgewählt kommen sie durch. Mail-Dateien nimmt der Ordner-Einzug mit, denn wer einen Ordner mit abgelegten Mails hineinzieht, will genau die im Wissen haben.
- HTML-Seiten werden als Dokument gelesen: Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen, ohne Skripte, Stilangaben und Kommentare. Bilder auf der Seite werden nicht gelesen. Eine Seite, die ihren Inhalt erst im Browser per JavaScript nachlädt, hat deshalb keinen lesbaren Text und steht grau in der Liste. Eine Vorschau gibt es für HTML nicht.
- Tabellen aus Excel (auch mit Makros), CSV und TSV werden als Tabelle gelesen, und jedes Stück trägt die Kopfzeile mit. Eine CSV aus Excel darf Semikolons und Umlaute enthalten, egal in welcher Kodierung Excel sie gespeichert hat. Makros werden nie ausgeführt, gelesen werden nur die Zellwerte.
- Legst du eine CSV-, TSV- oder Excel-Datei (.xlsx, .xlsm) in einen Ordner, fragt KontorStack vor dem Hochladen, ob sie als Dokument in die Wissensdatenbank oder als Tabelle ins Lakehouse soll, und schlägt einen Weg mit einem Satz Begründung vor. Als Dokument findet der Chat einzelne Einträge und zitiert sie; als Tabelle rechnet er Summen, Filter und Vergleiche exakt über jede Zeile. Bei Excel entscheidest du je Blatt: ein Bericht mit Titelzeilen und Zwischensummen wird Dokument, eine Liste wird Tabelle, und die Kopfzeile lässt sich verschieben, wenn darüber Titelzeilen stehen. Andere Dateien desselben Uploads laufen ohne Frage weiter. Ist eine Datei zu groß für die Wissensdatenbank, ist nur die Tabelle wählbar. Ohne Wahl, etwa bei .xls- und .ods-Dateien oder Dateien aus einer Verbindung, gilt: hat ein Tabellenblatt 5.000 Zeilen oder mehr, wird die ganze Datei als Datenbank abgelegt statt als Text, jedes Blatt eine Tabelle. Im Wissen steht dann nur eine Datenkarte mit Spalten, Zeilenzahl und drei Beispielzeilen, und in der Liste steht „· als Datenbank“ neben dem Datum. Nach Zahlen, Summen und der Zeilenzahl fragst du im Chat; dort wird in der Datenbank genau gerechnet statt aus ein paar Treffern geschätzt. Einzelne Zellinhalte findet die Wissenssuche dann nicht mehr, nur noch die Abfrage im Chat. Die Datenbank sieht, wer den Ordner der Datei sieht, und sie verschwindet mit der Datei. Aus dem SharePoint-Vollsync wird keine Datenbank, weil dort die Rechte je Datei gelten.
- Ein einzelnes Dokument darf höchstens 25.000 Abschnitte oder 50 Millionen Zeichen ergeben, und eine Tabelle, die Datenbank werden soll, höchstens 200 MB. Darüber steht die Datei grau in der Liste, und ihr Symbol nennt den Grund. Ein gewöhnliches Handbuch, auch mit tausenden Seiten, liegt weit darunter; betroffen sind praktisch nur riesige Tabellen aus dem SharePoint-Vollsync und sehr große Text- oder Logdateien.
- Ältere und freie Office-Formate werden vorher umgewandelt und dann wie ihr Gegenstück gelesen: OpenDocument-Text (.odt), RTF, Word mit Makros (.docm) und Word-Vorlagen (.dotx) wie ein Word-Dokument, alte PowerPoint-Dateien (.ppt), OpenDocument-Präsentationen (.odp) und PowerPoint mit Makros (.pptm) wie eine PowerPoint, OpenDocument-Tabellen (.ods) wie eine Excel-Tabelle. Makros werden dabei nie ausgeführt.
- Eine Datei kann angenommen und trotzdem nicht indiziert werden, wenn sie beschädigt, passwortgeschützt oder ohne lesbaren Text ist. In der Liste steht sie dann grau, mit einem kleinen Zeichen am Symbol (ein Schloss bei Kennwortschutz), nicht als Fehler; den Grund und den nächsten Schritt zeigt das Symbol, wenn du darauf zeigst. Ging bei der Verarbeitung auf unserer Seite etwas schief, ist das Zeichen ein kleines rotes Ausrufezeichen. Fehler stehen nur an der Datei selbst, nicht am Ordner und nicht im Kopf der Seite.
- Bleibt eine Datei länger als 24 Stunden in der Verarbeitung, ohne fertig zu werden, steht sie als Fehler da, statt weiter mit drehendem Ring. Der Grund und der nächste Schritt stehen an der Datei: bei einem Upload löschen und neu hochladen, bei SharePoint oder OneDrive die Datei dort neu speichern.
- Der Ring an einem Ordner dreht, solange darin irgendeine Datei wartet oder gelesen wird; ob eine Datei nur wartet, zeigt erst ihre eigene Zeile. Neben dem Namen steht dabei, wie viele Dateien der Chat schon kennt, etwa „1 von 3“.
- Die Stufe Lesen schließt die Nutzung des Inhalts in KI-Antworten ein. Wer einen Inhalt lesen darf, kann ihn über Antworten sinngemäß erhalten, auch ohne die Datei herunterzuladen. Schutzbedürftige Inhalte werden deshalb über die Abteilungszuordnung begrenzt, nicht über die Stufe.
- Eine Abteilung lässt sich nur löschen, wenn danach kein Bereich ohne Abteilung dasteht. Vor dem Löschen zeigt die Plattform diese Bereiche; für jeden weist die Administratorin eine neue Abteilung zu oder stellt ihn privat.
- Ein Bereich bleibt auf der obersten Ebene. Er lässt sich nicht in einen Ordner schieben; eine Administratorin kann ihn aber mit einem anderen Bereich zusammenführen, dann zieht alles aus ihm dorthin.
- Dauerhaft abgeglichen wird nur Microsoft 365 (SharePoint und OneDrive). Andere verbundene Dienste werden pro Frage live abgefragt und landen nicht als Dokument im Regal. Mail-Dateien und Bilder in SharePoint oder OneDrive übernimmt der Abgleich bewusst nicht: sie kommen nur ins Wissen, wenn jemand sie selbst hochlädt.
- Beim SharePoint der Firma (Integrationen › SharePoint) liegt eine Bibliothek je nach Einstellung erst nur im Data Lake. Der Chat findet ihre Dateien erst, wenn sie in der Wissensdatenbank ist; als „Wissensdatenbank · fortlaufend“ kommen neue und geänderte Dateien danach von selbst dazu. Ordner und Dateitypen, die eine Administratorin auslässt, bleiben im Data Lake.
Was du als Nächstes lesen solltest
- Tempo und Gründlichkeit: Der Knopf im Eingabefeld, mit dem du wählst, welches Modell antwortet und ob es vor der Antwort nachdenkt.
- Prozesse: Ein festgelegter Ablauf aus Bausteinen, den die Plattform auf Knopfdruck oder nach Zeitplan abarbeitet und protokolliert.
Stand dieser Angaben: 2026-10-19.