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Die Arbeit findet nicht nur in KontorStack statt. Wer den Tag in einem anderen KI-Werkzeug verbringt, müsste sonst zwischen zwei Fenstern wechseln oder Unterlagen von Hand hinüberkopieren. Ein externer Zugriff dreht das um: Das fremde Werkzeug fragt bei KontorStack an, und KontorStack antwortet mit genau den Rechten, die du auch im Produkt hast. Die Firma behält die Kontrolle darüber an einer einzigen Stelle, statt sie an jedes Werkzeug einzeln zu verteilen.

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Wie du darüber denkst

Zwei Schlösser an einer Tür, und beide müssen offen sein. Das erste öffnet die Firma unter „MCP-Server“: ob es diese Tür bei euch überhaupt gibt, wer sie benutzen darf und wie weit sie reicht. Das zweite öffnest du selbst unter „Externe Zugriffe“, indem du dir ein Token ausstellst und es in dein Werkzeug einträgst. Das Token gibt dir nichts Neues. Es trägt deine vorhandenen Rechte nach draußen, nie mehr als das. Ein Ordner, den du in KontorStack nicht sehen darfst, bleibt auch für dein Werkzeug unsichtbar. Und was die Firma einstellt, kann diese Rechte nur verengen, nie erweitern.

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Wann du es nimmst

  • Wenn du ohnehin in einem anderen KI-Werkzeug arbeitest und dort das Firmenwissen brauchst, statt es hin und her zu kopieren.
  • Wenn du einen Prozess lieber im Gespräch mit deinem Werkzeug beschreibst und ihn danach in KontorStack prüfst und veröffentlichst.
  • Wenn ein eigenes Skript regelmäßig etwas aus der Plattform holen soll, ohne dass jemand dafür klickt.

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Wann du es nicht nimmst

  • Für die alltägliche Frage an das Firmenwissen. Der Chat in KontorStack beantwortet sie ohne jede Einrichtung und zeigt dir die Fundstelle gleich mit.
  • Um einer Kollegin Zugang zu verschaffen. Ein Token gehört zu genau einer Person und trägt deren Rechte. Für Kolleginnen legt eine Administratorin unter „Benutzer“ ein Konto an, für Menschen außerhalb der Firma gibt es die Kundenportale.
  • Für einen Ablauf, der immer gleich läuft. Dafür ist ein Prozess der stabilere Weg, weil er auch dann arbeitet, wenn niemand ein Werkzeug offen hat.

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Was du vorher brauchst

  • Eine Administratorin muss den Zugang unter „MCP-Server“ eingeschaltet haben. Im Auslieferungszustand ist er für die ganze Firma aus.
  • Einschalten allein reicht nicht. Es muss zusätzlich festgelegt sein, dass du verbinden darfst, entweder über „Alle Mitglieder“ oder als einzeln freigeschaltete Person.
  • Es muss festgelegt sein, welche Wissens-Ordner erreichbar sind. Frisch eingeschaltet ist diese Liste leer, und dann kommt aus dem Wissen nichts durch.
  • Für ein Token, das auch etwas anlegen darf, muss die „Reichweite“ der Firma auf „Lesen & Schreiben“ stehen.

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So gehst du vor

  1. Eine Administratorin öffnet die Einstellungen, dann „MCP-Server“, und klickt bei „MCP-Zugang“ auf „Aktivieren“.
  2. Unter „Wer darf verbinden“ öffnet sie den Zugang für alle Mitglieder oder wählt die Personen einzeln aus.
  3. Unter „Welche Ordner erreichbar“ gibt sie alle Ordner frei oder wählt einzelne aus.
  4. Du öffnest die Einstellungen, dann „Externe Zugriffe“, und klickst auf „Token anlegen“.
  5. Du gibst dem Token einen Namen und wählst unter „Berechtigung“ zwischen „Nur Lesen“ und „Lesen & Schreiben“.
  6. Du kopierst das angezeigte Token sofort und trägst es zusammen mit der Server-Adresse in deinem Werkzeug ein. Die Adresse steht auf derselben Seite im Konfigurations-Block.
  7. Wenn du unsicher bist, öffnest du auf der Seite „Prozesse“ oben „Werkzeug verbinden“. Dort stehen dieselben drei Schritte und die Adresse zum Kopieren.

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Beispiel

Deine Firma schaltet den Zugang ein und gibt alle Ordner frei. Du legst dir ein Token mit „Nur Lesen“ an und trägst es in Claude Code ein. Danach fragst du dort nach der Rückmeldefrist aus eurer Reklamationsanweisung und bekommst die Antwort aus eurem eigenen Dokument, ohne die Datei herauszusuchen und ohne sie hochzuladen.

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Was es von deinen Daten sieht

Ein Zugang sieht genau das, was du selbst in KontorStack siehst, und davon nur den Teil, den die Firma für diesen Weg freigegeben hat. Beide Verengungen wirken zusammen, und keine von beiden kann etwas hinzufügen: Ein Ordner, den eine Administratorin freigegeben hat, den du aber nicht sehen darfst, bleibt unsichtbar. Umgekehrt bleibt ein Ordner, den du im Produkt siehst, über diesen Weg unerreichbar, wenn er nicht auf der Freigabeliste steht. Von jedem Aufruf wird festgehalten, wer wann welche Funktion mit welchem Ergebnis benutzt hat, ausdrücklich ohne den Text deiner Frage. Diese Spur wird 365 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

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Grenzen

  • Standardmäßig ist die Tür für die ganze Firma zu. Solange sie zu ist, kannst du nicht einmal ein Token anlegen: der Versuch wird mit dem Hinweis abgewiesen, dass der Zugang nicht aktiviert oder für dich nicht freigegeben ist.
  • Ein Token gilt 90 Tage. Die Liste zeigt dieses Ablaufdatum nirgends an, und ein abgelaufenes Token wird danach abgewiesen, als wäre es widerrufen.
  • Ein neues Token ist immer nur lesend. „Lesen & Schreiben“ musst du ausdrücklich wählen, und es lässt sich nur anlegen, wenn die Reichweite der Firma ebenfalls auf „Lesen & Schreiben“ steht.
  • Der Konfigurations-Block auf der Seite trägt eine fest eingetragene Adresse und darunter noch den alten Satz, der Zugriff aktiviere sich, sobald der Server bereitstehe. Der Server steht längst, und die Adresse gilt für die Produktiv-Umgebung. Wer sichergehen will, kopiert die Adresse aus dem Fenster „Werkzeug verbinden“ auf der Seite „Prozesse“: dort kommt sie vom Server selbst.
  • Das Token selbst siehst du genau einmal, unmittelbar nach dem Anlegen. Danach liegt in der Datenbank nur noch seine Prüfsumme. Verloren heißt neu anlegen.
  • Es gilt eine Obergrenze von 30 Anfragen pro Minute je Zugang und 120 Anfragen pro Minute für die ganze Firma. Darüber wird abgewiesen, nicht verlangsamt.
  • Sind statt aller Ordner nur einzelne erreichbar, sind über diesen Weg zusätzlich die verbundenen Fremdsysteme und die strukturierten Datenbanken gesperrt, und firmenweite Quellen fallen aus dem Wissen heraus. Weder ein Fremdsystem noch eine Datenbank gehört zu einem KontorStack-Ordner, deshalb lässt sich die Beschränkung darauf nicht abbilden.
  • Die Ordner-Liste regelt nur das Wissen. Prozesse, Agenten, Skills, das Zuständigkeitsnetz und die Firmenakte bleiben erreichbar, auch wenn kein einziger Ordner freigegeben ist. Wer die Tür ganz zumachen will, schaltet den MCP-Zugang aus oder nimmt die Person aus der Freigabe.
  • Etwas, das beim Anbieter wirklich geschieht, läuft in zwei Schritten. Der erste Aufruf legt nur einen Entwurf ab und tut nichts, erst der zweite führt aus, und der Entwurf verfällt nach 15 Minuten. Steht die Firma unter „Aktionen bestätigen“ auf „Sofort ausführen“, entfällt dieser Schutz und die Rückfrage beim Menschen liegt allein bei deinem Werkzeug.
  • Die Originaldatei eines Dokuments gibt der Zugang nur bis 25 MB heraus, darüber lehnt er ab.
  • Dein Token ist nicht privat. Jede Administratorin sieht unter „MCP-Server“ alle aktiven Zugänge der Firma samt Konto und kann jeden davon sofort widerrufen.
  • Ändert eine Administratorin an diesen Einstellungen irgendetwas, verlieren Werkzeuge, die sich selbst verbunden haben, augenblicklich ihre Berechtigung und müssen erneut bestätigen. Ein selbst angelegtes Token arbeitet weiter, solange du noch verbinden darfst.
  • In der Liste unter „MCP-Server“ steht bei einem selbst angelegten Token der Name, den du ihm gegeben hast. Hat sich ein Werkzeug dagegen selbst verbunden, ist der Name, den es über sich angibt, ungeprüft: dort steht deshalb „gibt sich aus als“ und kein Siegel.

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Was du als Nächstes lesen solltest

  • Integrationen: Eine Verbindung zu einem externen System wie Outlook, HubSpot oder Slack, über die KontorStack im Moment der Frage nachschlägt oder in deinem Namen handelt.
  • Prozesse: Ein festgelegter Ablauf aus Bausteinen, den die Plattform auf Knopfdruck oder nach Zeitplan abarbeitet und protokolliert.
Stand dieser Angaben: 2026-09-04.