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Der Chat schreibt Antworten in deinem Stil, aber nur, wenn du ihn darum bittest. Für jede Mail heißt das: Chat öffnen, Mail hineinkopieren, Antwort holen, zurück nach Outlook. Mit dieser Funktion liegt die Antwort schon da, wenn du die Mail öffnest. Sie schlägt dafür nach, was dein Chat auch finden würde: im Wissen der Firma und in deinen verbundenen Systemen.

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Wie du darüber denkst

Denk an eine Assistenz, die jede neue Mail liest, entscheidet, ob sie eine Antwort von dir braucht, die nötigen Fakten nachschlägt und dir einen Entwurf hinlegt, den du nur noch prüfst. Sie schreibt mit deinem Schreibstil und deinen Rechten, nie mit mehr. Bevor ein Entwurf in Outlook landet, prüft ein zweiter Durchgang jede Zahl und jede Zusage gegen das, was sie wirklich gefunden hat; was sie nicht belegen kann, nimmt er heraus. Sie sendet nie, verschiebt keine deiner Mails und markiert nichts als gelesen.

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Wann du es nimmst

  • Wenn viele deiner Mails Fragen sind, deren Antwort im Wissen der Firma oder in einem verbundenen System steht.
  • Wenn du Terminanfragen schneller beantworten willst: Fragt jemand nach einem Termin, schlägt der Entwurf freie Zeiten aus deinem Kalender vor.
  • Wenn du morgens mit einem Postfach voller Antworten starten willst, die du nur noch prüfst und sendest.

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Wann du es nicht nimmst

  • Nicht für Newsletter, automatische Mails, Einladungen, Rundmails und Mails, in denen du nur in Kopie stehst und nicht angesprochen bist. Sie bekommen keinen Entwurf.
  • Nicht für Mails, die älter als 2 Tage sind, wenn sie ankommen, und nicht für Mails, die vor dem Einschalten kamen.
  • Nicht zum Senden. Ein Entwurf geht nie von selbst hinaus, auch nicht, wenn er fertig aussieht.
  • Nicht für ein gemeinsames Postfach. Die Funktion arbeitet im eigenen Outlook der Person.

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Was du vorher brauchst

  • Ein eingerichteter Schreibstil (Funktion Schreibstil).
  • Dein eigenes Outlook-Konto unter Integrationen, mit dem Recht, Entwürfe anzulegen. Fehlt es, steht in der Zeile „Outlook verbinden“ oder „Outlook neu verbinden“.
  • Deine Firma hat den Schreibstil nicht ausgeschaltet.

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So gehst du vor

  1. Wer den Schreibstil neu einrichtet, hat die Entwürfe nach „Fertig, einschalten“ sofort an.
  2. Wer ihn schon hat, findet in der Akte „Schreibstil“ unter „Wo?“ die Zeile „Antworten in Outlook vorschreiben“ mit „Neu: einmal einschalten, fertig.“ und schaltet sie mit einem Klick ein.
  3. Ab dann liegt bei jeder neuen Mail, die eine Antwort braucht, ein Entwurf in Outlook im Verlauf unter der Mail.
  4. Die Zeile zeigt, wie viele Entwürfe diese Woche entstanden sind, wie viele du davon gesendet hast und wann der letzte kam. Entsteht keiner, steht dort der Grund mit dem Knopf, der ihn behebt.
  5. Ausschalten geht am selben Schalter.

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Beispiel

Sabine (erfunden) bekommt von Frau Aydin die Frage, ob der Rabatt aus dem Rahmenvertrag noch gilt, und im Anhang eine Bestellung. In Outlook liegt unter der Mail schon: „Guten Tag Frau Aydin, der Rabatt von 8 % gilt laut Rahmenvertrag bis Ende März. Ihre Bestellung über 40 Pumpen habe ich gesehen …“, in Sabines Ton, mit der Anrede, die sie bei Frau Aydin immer nimmt. Den Rabatt hat der Entwurf im Rahmenvertrag gefunden, die Pumpen im Anhang. Hätte er keinen Beleg gefunden, stünde dort, dass Sabine es klärt, nie eine erfundene Zahl.

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Was es von deinen Daten sieht

Die Mail, ihr Verlauf, ihre Anhänge und frühere Mails mit dem Absender werden für den Entwurf gelesen und gehen an ein KI-Modell, so wie bei einer Frage im Chat; gespeichert wird davon nichts. Der Entwurf liegt nur in deinem Outlook. KontorStack merkt sich je Mail einen nicht umkehrbaren Schlüssel, was mit ihr geschah, die Kennungen von Entwurf und Verlauf und Prüfsummen über Wortfolgen des Entwurfs, mit denen es erkennt, ob du ihn gesendet hast. Text, Betreff und Adressen stehen nirgends. Diese Zeilen werden nach 30 Tagen gelöscht. Jeder Entwurf und jedes Wegräumen steht im Nachweis der Firma, ohne Inhalt. Die Funktion schreibt nie in Fremdsysteme: Verbundene Systeme liest sie nur.

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Grenzen

  • Höchstens 40 Entwürfe je Person in 24 Stunden.
  • Ein Entwurf je Mail. Löschst du ihn, kommt er nicht wieder.
  • Kommt im selben Verlauf eine neue Mail, ersetzt ein neuer Entwurf den alten, aber nur, wenn du den alten nicht angefasst hast. Hast du anders geantwortet, räumt KontorStack einen unberührten Entwurf weg. Weggeräumte Entwürfe liegen in „Gelöschte Elemente“ und lassen sich zurückholen. Einen Entwurf, den du geändert hast, fasst KontorStack nie an.
  • Gelesen werden die Mail, ihr Verlauf, der Text von höchstens 5 Anhängen und die letzten 5 Mails mit dem Absender aus anderen Verläufen.
  • Schlägt ein Entwurf wegen eines kurzen Fehlers fehl, versucht KontorStack es höchstens 3 Mal.
  • Termine schlägt der Entwurf nur aus freien Zeiten deines Kalenders vor.
  • Angaben, die sich nicht belegen lassen, nimmt der Prüfer heraus. Sind es zu viele, entsteht kein Entwurf.
  • Nur Outlook. Gmail ist noch nicht dabei.

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Was du als Nächstes lesen solltest

  • Schreibstil: Ein Stilprofil, in dem KontorStack festhält, wie du schreibst, damit der Chat Mails und Nachrichten, die du selbst versendest, so entwirft, wie du sie schreiben würdest.
  • Integrationen: Eine Verbindung zu einem externen System wie Outlook, HubSpot oder Slack, über die KontorStack im Moment der Frage nachschlägt oder in deinem Namen handelt.
Stand dieser Angaben: 2026-10-29.